Datenmigration meistern: 5 Stammdaten-Maßnahmen für eine erfolgreiche S/4HANA Transformation

SAP Anwenderunternehmen müssen ihre Systeme spätestens bis 2030 zu SAP S/4HANA migriert haben. Dann endet der Herstellersupport für Altsysteme, wie SAP R3, SAP ERP und SAP Business Suite. Laut der aktuellen S/4HANA Studie 2023 von valantic haben drei Viertel der Unternehmen die Transformation noch vor sich. Ein wichtiger Meilenstein ist dabei die Datenmigration der Stammdaten aus den bestehenden SAP ERP-Systemen oder Non-SAP-Systemen in das neue S/4HANA System. Hierbei ist die Datenqualität ein kritischer Faktor. Stimmt sie nicht, kann ein Unternehmen das Potenzial von S/4HANA für digitale Geschäftsprozesse nicht ausschöpfen. Um eine reibungslose Migration und nahtlose Integration der Stammdaten in die neuen Geschäftsprozesse sicherzustellen, sollten Anwender diesen Prozess daher bestmöglich vorbereiten.

Korrekte Stammdaten sichern den Unternehmenserfolg

Stammdaten (engl.: Master Data) sind Grundinformationen über betrieblich relevante Objekte eines Unternehmens, die über einen gewissen Zeitraum hinweg konstant bleiben. Dazu zählen Kunden, Lieferanten, Produkte, Mitarbeitende und Geschäftspartner. Sie sind die Basis für alle internen betriebswirtschaftlichen und technischen Geschäftsabläufe. Ihre Qualität hat daher direkten Einfluss auf zahlreiche Prozesse, wie die Planung, die Beschaffung, die Produktion, den Vertrieb und die Abrechnung. Unvollständige oder fehlerhafte Stammdaten können zu Verzögerungen und Fehlern in diesen Prozessen führen. 

Richtige und konsistente Stammdaten sorgen für effiziente Geschäftsprozesse und sparen Kosten. Darüber hinaus reduzieren sie das Risiko von Fehlentscheidungen und erhöhen die Kundenzufriedenheit, etwa, indem bei Geschäftspartnern die richtigen Ansprechpartner adressiert werden oder im System aktuelle Produktinformationen hinterlegt sind. Insgesamt ist die korrekte und vollständige Verwaltung von Stammdaten daher ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg. Es lohnt sich daher, im Rahmen eines SAP S/4HANA Projekts den Stammdaten erhöhte Aufmerksamkeit zu widmen.

Customer-Vendor-Integration bei Umstellung auf den Business Partner in S/4HANA

Ein wichtiger Schritt, der bei jeder S/4HANA-Conversion durchgeführt werden muss, ist die Customer-Vendor-Integration (CVI). Die CVI ist notwendig, um die vorhandenen Kunden- und Lieferantendaten in den Geschäftspartner zu integrieren. Dies kann, je nach Projektansatz, vor der Migration im Quellsystem oder während der Migration im Zielsystem erfolgen. Die CVI stellt sicher, dass bei der Anlage und Änderung von Geschäftspartnern die zugehörigen Kunden- und Lieferantentabellen automatisch aktualisiert werden (siehe Abbildung).

Mit den folgenden fünf Maßnahmen können Unternehmen die Datenmigration optimal vorbereiten und auf den Weg bringen.

1. Stammdatenanalyse durchführen

Zunächst sollten Unternehmen ihre Stammdaten genau prüfen, um zu entscheiden, welche Stammdaten in das neue System migriert werden müssen. Daten, die nicht mehr benötigt werden, kosten unnötig Zeit und Geld und können archiviert werden. Eine Datenbereinigung ist zu keinem anderen Zeitpunkt einfacher und kostengünstiger. Die Migration ist somit die Chance, sich von unnötigem Datenballast zu befreien.

2. Daten auf Qualität prüfen und bereinigen

Im nächsten Schritt gilt es, die Stammdaten einem Qualitätscheck zu unterziehen. Dieser beinhaltet etwa die Korrektur von Fehlern und das Löschen von Dubletten. Weiter sollte etwa geprüft werden, ob die Stammdaten vollständig und aktuell sind sowie korrekt eingegeben wurden. Es kann sinnvoll sein, bestimmte Stammdatenfelder zu standardisieren, um die Datenkonsistenz in allen verwendeten Systemen und Prozessen zu verbessern. Bei diesen Aufgaben können Tools auf Basis von Standardabfragen unterstützen.

3. Datenmigration planen

Nach der Bereinigung müssen die Stammdaten ins neue System migriert werden. Dafür hat es sich bewährt, einen detaillierten Plan für die Datenmigration zu erstellen. Entscheidend ist, dass alle notwendigen Daten migriert sowie korrekt und vollständig in die richtigen Systemfelder importiert werden. Dementsprechend ist frühzeitig genug Zeit für die Erstellung von Mappings, Ableitungen und Übernahmeregeln einzuplanen. Für diesen Prozess sollten zudem ausreichend personelle Ressourcen, nicht nur im Stammdatenteam, zur Verfügung stehen, da viele Arbeitsschritte integrativ zu planen und umzusetzen sind.

4. Governance-Prozesse für das Stammdatenmanagement definieren

Unternehmen sollten Governance-Prozesse zur Pflege, Überwachung und Sicherung ihrer Stammdaten definieren. Hierzu gehören klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für das Stammdatenmanagement und Transparenz über diese Prozesse für alle Mitarbeitenden. Durch unternehmensweit einheitliche Steuerungsprozesse bleibt die Datenqualität auch nach der Migration konstant hoch. Damit ist der Grundstein für eine kontinuierliche und effiziente Stammdatenverwaltung gelegt.

5. Schulungen durchführen

Abschließend sollten Unternehmen alle Mitarbeitenden, die mit Stammdaten und ihrer Bearbeitung zu tun haben, ausreichend schulen und für die Bedeutung der Stammdatenprozesse sensibilisieren. Damit ist sichergestellt, dass alle User wissen, wie sie mit den Stammdaten im neuen System arbeiten müssen und welche Auswirkungen ihre Entscheidungen auf die Stammdaten sowie die Geschäftsprozesse haben können.

Mit diesen Schritten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Stammdaten gut vorbereitet sind, und reibungslos in das neue System integriert werden können. Das sorgt zugleich für ein erfolgreicheres S/4HANA Projekt und Unternehmen können schneller von den zahlreichen Vorteilen des neuen Systems profitieren.

Datenmigration mit Expertenunterstützung vorbereiten

valantic steht Ihnen bei allen Themen rund um Stammdaten und ihre Migration gerne beratend zur Seite – von der Definition der Anforderungen und der Konzeption Ihrer Datenmigration bis zur Umsetzung Ihrer zukünftigen Stammdatenorganisation. Wir implementieren die notwendigen Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität und richten für Sie die hierfür notwendigen Systeme und Prozesse ein. 

Wir realisieren Ihre Datenmigration innerhalb des geplanten Zeitrahmens und mit möglichst geringen Ausfallzeiten.