Referenz SCHÜTZ
Die SCHÜTZ Gruppe hat im Vorfeld der SAP S/4HANA Migration seine Systeme im Finanzbereich und Controlling harmonisiert. Dabei führte das Unternehmen unter anderem das neue Hauptbuch und die neue Anlagenbuchhaltung ein. Nach dem erfolgreichen Abschluss dieses internationalen Vorprojekts ist SCHÜTZ auch für weiteres Wachstum bestens aufgestellt.
Die SCHÜTZ Gruppe gehört zu den weltweit führenden Herstellern hochwertiger Transportverpackungen wie Intermediate Bulk Container (IBC), Kunststoff- und Stahlfässer. Das Familienunternehmen mit Sitz in Selters, Deutschland, besetzt mit seinen vier Geschäftsfeldern Energy Systems, Packaging Systems, Industrial Services und Composites Spitzenpositionen in den jeweiligen Märkten. Es bietet seinen Kunden individuell auf die jeweilige Lieferkette abgestimmte Systemlösungen und legt großen Wert auf das Thema Nachhaltigkeit. SCHÜTZ beschäftigt derzeit mehr als 7.000 Mitarbeitende an über 54 Standorten rund um den Globus. Im Geschäftsjahr 2021 erzielte die Gruppe einen Umsatz von 2,5 Milliarden Euro.
Die Herausforderungen
Ambitionierte Arbeitspakete zügig umsetzen
Als international stark wachsende Unternehmensgruppe setzt SCHÜTZ seit vielen Jahren konsequent auf ein global einheitliches SAP System. Der führende Spezialist für industrielle Transportverpackungen und innovative technische Lösungen im Bereich der Metall- und Kunststoffverarbeitung nutzt derzeit SAP ERP ECC 6.08 und hat die SAP S/4HANA Migration auf der Agenda. Außerdem steht die Integration neuer Standorte, die im Zuge der Expansion zur Gruppe hinzukamen, in die zentrale SAP Landschaft an. Um vor diesem Hintergrund die Komplexität des bevorstehenden Umstiegs auf SAP S/4HANA zu reduzieren, entschied sich SCHÜTZ für ein Vorprojekt zur Systemharmonisierung in den Bereichen Finanzen und Controlling. Mit der Einführung des neuen Hauptbuchs und der neuen Anlagenbuchhaltung, der Verschmelzung von 28 Kostenrechnungskreisen zu einem universellen Kostenrechnungskreis, der Einführung der Konzernwährung in FI/CO und anderem mehr hatte SCHÜTZ ambitionierte Aufgabenpakete geschnürt. Diese mussten aufgrund anstehender internationaler SAP Roll-out-Projekte in einem begrenzten Zeitrahmen umgesetzt werden.
Lösungen & Ergebnisse im Detail
Internationale Systemharmonisierung in den Bereichen Finanzen und Controlling zur Vorbereitung auf die SAP S/4HANA Migration:
SCHÜTZ ebnet den Weg zur SAP S/4HANA Migration und zu weiterem Wachstum
Schlanke, weltweit standardisierte Prozesse gehören für die expandierende SCHÜTZ Unternehmensgruppe zu den Grundlagen ihres erfolgreichen Wachstums. Für den Technologiespezialisten und führenden Anbieter von hochwertigen Transportverpackungen ist die Migration seines globalen ERP Systems auf SAP S/4HANA daher gesetzt. Das Unternehmen ging sein zukunftsorientiertes Vorhaben bereits im Vorfeld strategisch an und zog umfangreiche Aufgaben in der Finanzbuchhaltung und im Controlling gezielt vor: Die Umstellung auf das neue Hauptbuch und die neue Anlagenbuchhaltung sowie die Verschmelzung von 28 Kostenrechnungskreisen der Landesgesellschaften zu einem universellen Kostenrechnungskreis waren die wesentlichen Arbeitspakete. Dazu kam die Einführung der Konzernwährung in FI/CO, die Optimierung des Reportings mit SEM-BCS und die Anpassung von Schnittstellen zu verschiedenen nachgelagerten Systemen.
Mit diesem Vorprojekt, das die Komplexität der späteren ERP-Transformation deutlich verringert, ebnete das Unternehmen den Weg zur SAP S/4HANA Migration. Darüber hinaus ermöglichte es einen zügigen Start der ebenfalls anstehenden SAP Roll-outs an mehreren internationalen SCHÜTZ Standorten. Die Pipeline des Unternehmens ist aufgrund des starken Wachstums gut gefüllt mit derartigen Integrationsprojekten. Im Zuge der Expansion der Gruppe müssen mehrere neue Standorte vor allem im lateinamerikanischen und asiatisch-pazifischen Raum in die zentrale SAP Landschaft eingebunden werden, darunter ein Werk in Mexiko. Da dort bereits mit dem neuen Hauptbuch gearbeitet wird, versprach sich SCHÜTZ von dem FI/CO-Projekt außerdem, gerade bei der SAP Anbindung dieses Standorts von den Erfahrungen zu profitieren.
Synthese aus Fachwissen und IT-Know-how als Erfolgsfaktor
Als Beratungs- und Implementierungspartner holte SCHÜTZ die Expert*innen von valantic mit ins Boot. Diese überzeugten sowohl mit IT- als auch mit Fachkompetenz und kannten die Anforderungen des Technologiespezialisten bereits von einer langjährigen Zusammenarbeit im SAP Umfeld. Die Verantwortlichen bei SCHÜTZ schätzten es außerdem, dass valantic als Generalunternehmer die Koordination mit dem Kooperationspartner SNP übernahm. SNP war für ein Herzstück des Projekts verantwortlich: die Transformation der Daten und deren Migration in die neuen Anwendungen. Maik Grass, Projektleiter bei SCHÜTZ, betont: „Wir hatten eine Art Operation am offenen Herzen vor uns. Bei der Auswahl der Partner valantic und SNP für dieses komplexe S/4HANA Vorbereitungsprojekt kam es uns auf ein umfassendes technisches und fachliches Verständnis an, um den Know-how-Transfer zwischen IT und Fachabteilungen sicherzustellen. Das hat sich im Projektverlauf ausgezahlt.“
Die umfangreichen Arbeitspakete ging das gemeinsame Team klassisch nach der Wasserfall-Methode an: Angefangen mit einer Vorstudie und mehreren Scoping-Workshops, über die Konzepterstellung, Implementierung, Key-User-Schulung und Testphase, hin zur Migration, zum Go-Live und Hypercare-Support. Auch ein Change-Management einschließlich der Kommunikation mit den verschiedenen Landesgesellschaften gehörte zum Projektumfang. Die Datenmigration erfolgte durch SNP nach dem Bluefield-Ansatz, der eine Umsetzung innerhalb des laufenden Geschäftsjahres ermöglichte.
Eine Besonderheit des Projekts war die zentrale Projektkoordination von Deutschland aus, gesteuert durch die IT sowie die Fachbereiche Finanzen und Controlling am Unternehmenssitz von SCHÜTZ in Selters. Gleichzeitig waren 28 Landesgesellschaften mit zahlreichen unterschiedlichen und teilweise sehr spezifischen Anforderungen eingebunden. Sowohl die Abstimmung als auch die Umsetzung erfolgten aufgrund der Corona-Pandemie nahezu vollständig remote. Dass das reibungslos funktionierte, belegt für Projektleiter Maik Grass einmal mehr die lösungsorientierte Zusammenarbeit aller Beteiligten. „Unsere Devise war: Nicht lange reden, machen! Diese pragmatische Herangehensweise war entscheidend für den Projekterfolg“, sagt er.
FI/CO-Harmonisierung verschlankt Prozesse
Nach knapp einem Jahr Laufzeit konnten die Expert*innen von SCHÜTZ, valantic und SNP die FI/CO-Systemharmonisierung erfolgreich abschließen. Das Team erreichte sämtliche Projektziele, die bereits positive Effekte in den beteiligten Abteilungen zeigen. Der Finanzbereich ist nun unter anderem in der Lage, Abschlüsse einfacher und schneller nach unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften zu erstellen. Zeitraubende und fehleranfällige Neben- und Überleitungsrechnungen in Excel gehören der Vergangenheit an. Zudem spart SCHÜTZ Zeit bei der Konsolidierung. Auch im Controlling entfallen durch das neue Hauptbuch aufwändige Abstimmungsbuchungen. Gleichzeitig schafft der universelle, länderübergreifende Kostenrechnungskreis die Voraussetzungen für künftige Prozessoptimierungen. Möglich ist etwa eine einfachere Verrechnung zwischen den Werken und eine zentrale Steuerung des Monatsabschlussprozesses.
Für die IT-Abteilung hat sich die Systemharmonisierung ebenfalls gelohnt. Die vorgezogene Einführung des neuen Hauptbuchs macht die SAP S/4HANA Migration deutlich einfacher. Darüber hinaus bedeutet etwa die Zusammenlegung der 28 Kostenrechnungskreise eine große Entlastung bei Customizing und Pflege. Wie geplant profitiert das IT-Team auch bei den internationalen SAP Roll-outs von den Projekterfahrungen. Das gilt auch für den Partner valantic, wie Simon Wolter, Manager bei valantic, betont: „Wir haben bei der Systemharmonisierung Wissen über die Anforderungen bei SCHÜTZ erworben, das uns bei Folgeprojekten zugutekommt.“ Dieser Know-how-Transfer ist auch personell gewährleistet: Einige valantic Expert*innen unterstützen nach dem erfolgreichen FI/CO-Projekt nun die Migration in Mexiko.
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