Caso de sucesso da SCHÜTZ
O Grupo SCHÜTZ harmonizou os seus sistemas financeiros e de controlo no período que antecedeu a migração SAP S/4HANA. No processo, a empresa introduziu o novo livro razão geral e a contabilidade patrimonial, entre outras coisas. Após a conclusão bem sucedida deste projeto internacional, a SCHÜTZ está também numa posição ideal para um maior crescimento.
O Grupo SCHÜTZ é um dos principais fabricantes mundiais de embalagens de transporte de alta qualidade, tais como contentores intermédios a granel (IBCs) e recipientes de plástico e aço. A empresa familiar, com sede em Selters, Alemanha, está dividida em quatro segmentos de negócio – Energy Systems, Packaging Systems, Industrial Services & Composites – cada um com uma posição de liderança relevante no seu mercado. Oferece aos seus clientes soluções de sistemas individualmente adaptadas à respetiva Supply Chain e atribui grande importância à sustentabilidade. A SCHÜTZ emprega atualmente mais de 7.000 pessoas em mais de 54 locais em todo o mundo. As receitas consolidadas do grupo para o ano fiscal de 2021 foram de 2,5 mil milhões de euros.
Os Desafios
Implementação rápida e projecto ambicioso
Como grupo em forte crescimento internacional, a SCHÜTZ tem, ao longo dos anos, confiado num sistema SAP global e uniforme. O principal especialista em embalagens de transporte industrial e soluções técnicas inovadoras no campo do processamento de metais e plásticos está atualmente a utilizar o SAP ERP ECC 6.08 e tem a migração SAP S/4HANA na sua agenda. Está também a planear integrar no ecossistema central de SAP novas localizações que se tornaram parte do grupo no decurso da sua expansão. Neste contexto, a SCHÜTZ optou por um projecto preliminar para harmonizar os seus sistemas financeiros e de controlo (FI/CO) e assim reduzir a complexidade da próxima migração para SAP S/4HANA. Com a introdução do novo livro razão geral e da nova contabilidade patrimonial, a fusão de 28 áreas de controlo numa única área de controlo universal, a introdução da moeda do grupo em FI/CO, bem como outras medidas, a SCHÜTZ agregou um projeto de trabalho ambicioso. O mesmo teve de ser implementados dentro de um prazo limitado, devido aos próximos projectos roll-out de implementação SAP.
Detalhe das soluções e dos resultados
Harmonização e preparação a nível internacional para a migração SAP S/4HANA nas áreas de finanças e controlo:
SCHÜTZ abre o caminho para a migração SAP S/4HANA e para o crescimento futuro
Processos globalmente uniformizados são uma das bases do crescimento bem-sucedido do Grupo SCHÜTZ. A migração do seu sistema ERP global para SAP S/4HANA é, portanto, um dado adquirido para este especialista tecnológico e fornecedor líder de embalagens de alta qualidade para o sector de transporte. Mesmo antes do início do projeto, a empresa adotou uma abordagem estratégica ao apresentar seletivamente uma série de extensas tarefas de contabilidade financeira e controlo: A transição para o novo livro razão geral e a nova contabilidade patrimonial, juntamente com a fusão das 28 áreas de controlo separadas das empresas numa única área universal, foram os principais pacotes de trabalho. A isto juntou-se a introdução da moeda do grupo no FI/CO, a otimização dos relatórios com SEM-BCS e a adaptação de interfaces a vários sistemas a jusante.
Com este projeto preparatório, que reduz significativamente a complexidade da transformação ERP subsequente, a empresa preparou o caminho para a sua migração SAP S/4HANA. Permitiu também o rápido início das implementações SAP pendentes em vários locais internacionais da SCHÜTZ. O pipeline da empresa está bem preenchido com projetos de integração deste tipo, devido ao seu forte crescimento. Como parte da expansão do Grupo, vários novos locais, principalmente na América Latina e Ásia-Pacífico, precisam ser integrados na landscape SAP, incluindo uma fábrica no México. Uma vez que a nova razão geral já está a ser utilizada nessa localização, a SCHÜTZ espera também beneficiar da experiência adquirida com o projeto FI/CO, particularmente em relação à integração SAP deste local.
Sintetizar a experiência e o conhecimento de TI como fator de sucesso
A SCHÜTZ trouxe os peritos da Valantic como seu parceiro de consultoria e implementação, tendo sido influenciada pelos conhecimentos técnicos e informáticos da valantic, bem como pela sua familiaridade existente com os requisitos dos especialistas, após muitos anos de trabalho no ambiente SAP. Os responsáveis da SCHÜTZ apreciaram também o facto da valantic, na sua qualidade de contratante geral, ter assumido a responsabilidade de coordenar os assuntos com o parceiro de cooperação SNP. A SNP foi responsável por uma parte essencial do projeto: transformar os dados e migrá-los para as novas aplicações. Maik Grass, gestor do projeto na SCHÜTZ, enfatiza: “Tínhamos uma espécie de cirurgia de coração aberto à nossa frente. Ao selecionar a valantic e SNP como parceiros para este complexo projeto de S/4HANA, demos grande importância a uma compreensão abrangente da tecnologia e do nosso negócio para assegurar uma transferência de conhecimento eficaz entre as TI e os departamentos especializados.”.
A equipa abordou os extensos pacotes de trabalho utilizando a abordagem clássica do método waterfall: Começando com um estudo preliminar e vários workshops de definição do âmbito, através do desenvolvimento de conceitos, implementação, formação de utilizadores-chave e uma fase de teste, até à migração e suporte. A gestão da mudança, incluindo a comunicação com as várias filiais, fez também parte do âmbito do projecto. A SNP realizou a migração de dados utilizando a sua abordagem BLUEFIELD que permitiu que o projecto fosse implementado dentro do ano fiscal em curso.
Um aspeto especial do projecto foi a sua coordenação central a partir da Alemanha, controlada pelas divisões de TI, Finanças e Controlo na sede da SCHÜTZ em Selters. Ao mesmo tempo, estiveram envolvidas 28 empresas Alemãs com um grande número de requisitos diferentes e, em alguns casos, muito específicos. Tanto a coordenação como a implementação foram realizadas de forma quase totalmente remota devido à pandemia COVID-19. Para o gestor do projecto Maik Grass, o facto do sucesso do projeto é a cooperação orientada para a solução de todos os envolvidos.
Harmonização dos processos FI/CO
Após pouco menos de um ano, os peritos da SCHÜTZ, Valantic e SNP concluíram com sucesso a harmonização do sistema FI/CO. A equipa alcançou todos os objetivos do projecto, que já estão a ter um efeito positivo nos departamentos envolvidos. Entre outras coisas, o departamento de Finanças pode agora preparar demonstrações financeiras de forma fácil e rápida, e de acordo com várias normas contabilísticas. Os cálculos auxiliares e de reconciliação em Excel, que são morosos e propensos a erros, são coisa do passado. A SCHÜTZ também poupa tempo com as suas atividades de consolidação e o novo livro razão geral elimina entradas de reconciliação complexas no Controlling. Além disso, a área de controlo universal e transnacional cria as condições necessárias para a otimização futura do processo – tais como uma repartição mais simples entre as fábricas individuais e um controlo centralizado do processo de demonstração financeira no final do mês.
A harmonização do sistema tem sido também uma enorme vantagem para o departamento de TI, uma vez que a introdução prévia do novo livro razão geral simplifica a migração SAP S/4HANA. Além disso, a fusão das 28 áreas de controlo, por exemplo, ajuda a reduzir a carga de trabalho envolvida na personalização e manutenção. Tal como planeado, a experiência adquirida no projeto é também de considerável benefício para a equipa de TI durante os rollouts internacionais de SAP. Como salienta Simon Wolter, Manager da Valantic: “Durante a harmonização do sistema, aprendemos muito sobre os requisitos da SCHÜTZ, o que nos beneficiará em projetos de follow-up”. Esta transferência de conhecimentos é também garantida a nível de pessoal: Alguns dos experts da valantic estão agora a apoiar a migração no México após o bem-sucedido projeto FI/CO.
Nuno Figueiredo
Managing Director
valantic
