Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren

Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren

Im Rahmen der Durchführung von Bewerbungsverfahren oder im Falle Ihrer Initiativbewerbung bei valantic werden auch Ihre damit zusammenhängenden personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“) verarbeitet. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über den Umfang der Verarbeitung Ihrer Daten (nachfolgend „Daten“).

1.    Verantwortlich für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Datenverarbeitung nach den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

valantic GmbH („valantic“)
Ainmillerstraße 22
D-80801 München
Tel.: +49 89 2000 85 91 0
Fax: +49 89 2000 85 93 1
E-Mail: recruiting@muc.valantic.com

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Matthias Rosa
RMPrivacy GmbH
Große Langgasse 1A,
D-55116 Mainz
www.rmprivacy.de
E-Mail: datenschutz@muc.valantic.com

2.    Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung und Datenweiterleitung
Das Bewerbungsverfahren wird durch valantic eingeleitet. Je nach Stellenausschreibung und Stadium im jeweiligen Bewerbungsverfahren, werden Ihre Daten an das jeweilige Competence Center, d.h. valantic-Gruppengesellschaft weitergeleitet, die dann in eigener Verantwortung das Bewerbungsverfahren fortführt.

Die einzelnen mit unserer Unternehmensgruppe verbundenen Unternehmen können Sie hier einsehen:

Im Übrigen erfolgt eine Weiterleitung Ihrer Daten an Dritte nur statt, wenn dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist. Die Weitergabe bezieht sich nur auf Unternehmen, die für uns Dienstleistungen erbringen, z.B. unseren Steuerberater oder Rechtsanwalt. Diese Dienstleister werden Ihre Daten nur in unserem Auftrag und nie zu eigenen Zwecken verwenden.

3.    Datenverarbeitungen im Bewerbungsverfahren
Die im Einzelnen betroffenen Daten, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und ggf. die Übermittlungen in Drittstaaten, die für das Bewerbungsverfahren maßgeblich sind, sind in der nachfolgenden Aufstellung aufgeführt, im Übrigen ist die Datenschutzerklärung unter https://www.valantic.com/de/datenschutzerklaerung/ maßgeblich:

a)    Kontaktaufnahme bei Bewerbungen
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um uns Ihre Bewerbung als Mitarbeiter:in z.B. per E-Mail oder über ein Kontaktformular zu übersenden, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Anrede, Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Einsatzort, Gehaltswunsch, weitere freiwillige Daten: wie z.B. Lebenslauf, Fotos o.a.), Ihre Nachricht sowie die übermittelten Bewerbungsunterlagen ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Bewerbungsanfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (in Deutschland vorrangig § 26 BDSG). Demnach ist die Verarbeitung von Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung notwendig sein, kann eine Datenverarbeitung zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO erfolgen, nämlich zur Geltendmachung und/oder Abwehr von Ansprüchen.

b)    Durchführung von Bewerbungsgesprächen online
Im Falle der Durchführung eines Bewerbungsgesprächs per Webmeeting verarbeiten wir weitere Daten, die zur Durchführung des Online-Meetings notwendig sind:

  • Kommunikationsdaten (z.B. Ihre E-Mail-Adresse, sofern Sie diese angeben)
  • Persönliche Stammdaten (sofern Sie diese angeben)
  • Logfiles, Protokolldaten
  • Metadaten (z.B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme etc.).

Darüber hinaus können weitere Daten erforderlich sein, dies ist jedoch abhängig von dem für die Durchführung des Bewerbungsgesprächs verwendeten Webmeeting-Tools (z.B. MS- Teams, Zoom, etc.). In diesem Fall informieren wir zusätzlich im Rahmen der Anmeldung. Dabei informieren wir auch über mögliche Empfänger und ggf. Übermittlungen an Dritte.

Die Daten werden ausschließlich für die Durchführung des Bewerbungsgesprächs verwendet.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (in Deutschland vorrangig § 26 BDSG) sowie ggf. aus Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt in der reibungslosen Durchführung des Online-Meetings.

c)    Gemeinsame Verarbeitung im Bewerbungsverfahren
In den nachfolgwenden Fällen werden Ihre Daten gemeinsam von der valantic-Gruppe verarbeitet.

Die mit unserer Unternehmensgruppe verbundenen Unternehmen können Sie hier einsehen:

Rechtsgrundlage der gemeinsamen Datenverarbeitung ist gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO unser überwiegendes berechtigtes Interesse an einer effektiven Verwaltung und IT-Infrastruktur.

Für die Prozesse, die der gemeinsamen Datenverarbeitung unterliegen, sind wir mit unseren verbundenen Unternehmen gemeinsam verantwortlich nach Art. 26 DSGVO. Entsprechend haben wir in einem Vertrag die internen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten verbindlich festgelegt.

Die Informationspflichten der DSGVO wird das jeweilige Unternehmen erfüllen, mit dem Sie zuerst in Kontakt stehen.

Die Erfüllung der Betroffenenrechte haben wir intern der valantic GmbH zugewiesen. Sie können sich mit Anfragen oder zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte auch jederzeit an uns unter den in Ziffer 1 stehenden Kontaktdaten wenden. Wir leiten Ihre Anfrage dann zur Bearbeitung intern weiter.

aa) Talent- Pool der valantic – Gruppe
Sollte eine Stellenbesetzung zurzeit nicht möglich sein, können wir Ihre Bewerbungsdaten in unseren Talent-Pool einstellen und Sie im Falle einer passenden Stelle kontaktieren.

Hierfür benötigen wir jedoch Ihre vorherige ausdrückliche Einwilligung. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO, die Sie jederzeit per E-Mail an recruiting@muc.valantic.com widerrufen können.

bb) Analyse zum Bewerbungsverfahren
Um unser Bewerbungsmanagement zu verbessern und die Personalsuche zu optimieren, verwenden verarbeiten wir verschiedene Daten, mit denen wir jedoch keinen Personenbezug zu Ihrer Bewerbung herstellen. Es handelt sich um die Folgenden Daten: ID des Bewerbers, den von Ihnen gewählten Recruiting-Kanal, Wunschgehalt, Dauer des Bewerbungsprozesses, Ihre Region/Gemeinde und Ihr Interesse an ausgewählten Jobs. Im Rahmen der Analyse werden die Daten von uns zudem pseudonymisiert.

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Wahrnehmung unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO zur Verbesserung unserer Bewerbungsprozesse durch Datenanalyse.

4.    Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten spätestens nach 6 Monaten gelöscht. Daten im Talent-Pool werden im Falle Ihres Widerrufs oder spätestens nach Ablauf von 12 Monaten von uns gelöscht, sofern keine weitere Bestätigung erfolgt ist.

5.    Ihre Betroffenenrechte
a)    Auskunft
Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.

b)    Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Widerspruch
Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden oder sollten diese unrichtig geworden sein, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltenden Recht möglich ist). Gleiches gilt, sofern wir Daten künftig nur noch einschränkend verarbeiten sollen. Ein Widerspruchsrecht steht Ihnen insbesondere in den Fällen zu, in denen Ihre Daten aufgrund der Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegt oder die Datenverarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses erfolgt, sowie darauf gestützten Profilings.

Ebenso steht Ihnen im Falle der Datenverarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung ein solches Widerspruchsrecht zu.

c)    Widerrufsrecht bei Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
Erteilte Einwilligungen können Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

d)    Datenübertragbarkeit
Erfolgt eine Datenverarbeitung auf Grund eines Vertrages, vorvertraglicher Verhandlungen, einer Einwilligung oder mithilfe automatisierter Verfahren, so steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Auf Antrag stellen wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit, so dass Sie die Daten auf Wunsch einem anderen Verantwortlichen übermitteln können.

e)    Einschränkung der Verarbeitung
Daten, bei denen wir nicht in der Lage sind, die betroffene Person zu identifizieren, bspw. wenn diese zu Analysezwecken anonymisiert wurden, sind nicht von den vorstehenden Rechten umfasst. Auskunft, Löschung, Sperrung, Korrektur oder Übertragung an ein anderes Unternehmen sind in Bezug auf diese Daten ggf. möglich, wenn Sie uns zusätzliche Informationen, die uns eine Identifizierung erlauben, bereitstellen.

f)    Ausübung Ihrer Betroffenenrechte und Beschwerderecht
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung, Widerspruch oder Löschung von Daten oder dem Wunsch der Übertragung der Daten an ein anderes Unternehmen, wenden Sie sich bitte an datenschutz@muc.valantic.com.
Sie haben zudem die Möglichkeit, sich wegen Ihrer Betroffenenrechte bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.