PIM-Evaluierungsprozess bei der EVVA Sicherheitstechnologie GmbH

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Marco Kahler
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EXPERT_TALK mit Herrn András Kalfás, EVVA

Heute dürfen wir Herrn András Kalfás im EXPERT_TALK begrüßen. Herr Kalfás ist Projektmanager Applikationsmanagement bei der EVVA Sicherheitstechnologie GmbH in Wien und steht uns zum Interview zur Verfügung.

Porträt von András Kalfás, Projektmanager Applikationsmanagement bei der EVVA Sicherheitstechnologie GmbH
Herr Kalfás ist seit fast 19 Jahren bei EVVA und hat beim Aufbau der IT-Services von Anfang an mitgewirkt. Dort wurden von der Basisinfrastruktur über die Clientlandschaft alles erneuert. Ebenso war Herr Kalfás bei der Einführung der neuen Prozesse nach ITIL, sowie der Etablierung der IT-Hotline maßgeblich involviert. In den letzten Jahren hat er sich stärker auf das Projektgeschäft fokussiert. Im Zuge dessen, hat er auch das Auswahlprojekt für ein PIM/MAM-System geleitet und darf nun die größte Herausforderung seiner Karriere angehen: Future ERP. (© Foto: Sunla Mahn, https://grafikagentur-wien.at/)

Kahler: Herr Kalfás, Sie sind Senior Projektleiter bei EVVA und sind maßgeblich an der Evaluierung des „Product-Information-Management“ System (PIM) beteiligt. Was waren die größten Herausforderungen bei der Evaluierung?

Kalfás: Herausforderungen gab es anfangs einige, da Projekte in dieser Größe und die Reichweite bei EVVA in den letzten Jahren nicht üblich waren und daher auch die Erfahrung, wie ich an das Projekt richtig heran gehen sollte, fehlte.

Wir haben uns hier für einen 2-tägigen Workshop mit Beratern entschieden, die uns durch gezielte Fragen ein grobes Bild erstellt haben, wie aktuell bei uns PIM- und MAM-Daten entstehen und wie es in Zukunft laufen könnte (Soll-Prozess). Mit diesem guten Start haben wir uns dann in das große Meer an PIM-Anbietern gewagt und eine Long-List erstellt. Doch um diese in eine sinnvolle Short-List zu verwandeln, hat uns einfach die Expertise gefehlt. Das hat uns dann trotz viel Bemühen auch viel Zeit gekostet. Hier haben wir dann versucht, mit unterschiedlichen Methoden und Beratern herauszufinden, wie wir zu einer für EVVA guten Entscheidung kommen. Hier haben wir uns, nach vielen internen und externen Beratungen, dafür entschieden, dass ein Experte EVVA ein sinnvolles Potpourri an Anbietern serviert. Ausgewogen aus „Best-of-Breed“ und „All-in“ Lösungen. Danach ging es wieder gut und strukturiert zur Sache. Einzig die Letztentscheidung war knapp.

Kahler: Wie lange hat der Auswahlprozess von der Entscheidung ein PIM Projekt zu realisieren, bis zur finalen Anbieter Entscheidung gedauert? Und hätte man den Prozess beschleunigen können bzw. beschleunigen wollen?

Kalfás: Wir haben für den Auswahlprozess ziemlich exakt 2 Jahre benötigt. Dies war aber in erster Linie dadurch bedingt, dass das Projekt für fast 1 Jahr nur auf Sparflamme gelaufen ist. D.h. in dieser Zeit wurde kaum, bis gar keine Zeit für Abstimmungen, Entwicklungen und Entscheidungen aufgewendet. Das ist zwar grundsätzlich schade, aber die Prioritäten waren anderweitig vergeben. Es hat aber dem Auswahlprozess inhaltlich nicht geschadet. Vielleicht sogar die Möglichkeit gegeben über das eine oder andere Thema auch länger und ausführlicher nachzudenken.

Beschleunigung wäre leicht möglich gewesen, indem das Projekt eine höhere Priorität und mehr Ressourcen bekommen hätte. Dann wäre es heute vermutlich auch schon umgesetzt.

Kahler: Sie haben in dieser Zeit bestimmt einige Systeme kennen gelernt. Was waren für Sie die größten Unterschiede bzw. Unterscheidungen der einzelnen Anbieter?

Kalfás: Die größten Unterschiede sind die Positionierung der Anbieter. Also ob sie sich auf einen speziellen Bereich fokussieren oder alles anbieten – „Best of Breed“ vs. „All-in“.

Hier haben wir auch lange gebraucht herauszufinden, welcher Ansatz zu EVVA am besten passt. In diesen Fraktionen hat es dann ziemlich dieselben Abstufungen gegeben. Jene die ihr System von Grund auf neu designt haben und jene die noch sehr „old School“ unterwegs sind. Natürlich gab es auch jene, die genau dazwischen lagen und versuchen, ihre etwas in die Jahre gekommenen Systeme, nochmals zu modernisieren, bevor sie das Redesign angehen.

Kahler: Welche Rolle und welche Priorität spielte die Usability bzw. Benutzerfreundlichkeit der Systeme bei der Entscheidung?

Kalfás: Usability ist ein großes Thema und bedeutet für jeden etwas anderes. Wo wir Schwerpunkte zum Thema Usability gesetzt haben, waren die Ansichten um Daten zu überblicken (Sicht der Produktmanager) und die Möglichkeiten, leicht Daten in Massenbearbeitungsschritten kontrolliert zu verändern (z.B. bei Sprachen). Natürlich waren auch folgende Fragen wichtig:

  1. Wie ist das System aufgebaut?
  2. Wie schnell finde ich die Menüpunkte, die ich für mein tägliches Arbeiten benötige?
  3. Wie gut ist PIM und MAM verbunden?
  4. Wie schnell kann ich zwischen den Ansichten / Produktteilen wechseln?

Da wir aber noch nicht so genau gewusst haben, wie wir arbeiten werden, sind diese nur subjektiv in die Bewertung eingeflossen und wurden nicht explizit abgefragt.

Kahler: Sind Sie persönlich mit dem Ergebnis zufrieden? Würden Sie rückblickend etwas verändern?

Kalfás: Ich bin persönlich mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Auch das viele positive Feedback bestätigt das gute Ergebnis. Wenn ich mir das Projektumfeld anschaue, würde ich nichts verändern wollen. Es wäre nur in wenigen Momenten möglich gewesen, etwas schneller zu werden oder mehr Inhalt umzusetzen. Doch auf diese Parameter, hätte ich aus der Rolle Projektleiter nur wenig Einfluss gehabt und dafür hätten sich andere Parameter für parallele Themen wieder verändert.

Vielleicht die Erkenntnis, dass in einem so umfangreichen Thema, die Unterstützung bei der Toolauswahl durch Experten sehr essentiell ist und wir diese Unterstützung hätten früher holen können. Das habe ich für mich als „Lessons Learned“ auf jeden Fall mitgenommen.

Kahler: Vielen Dank für das Interview.

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