Mit Workflows zu konsistenten Stammdaten
Wer pflegt was zu welcher Zeit? Wann ist der Pflegeprozess abgeschlossen? Wer kontrolliert die Eingaben auf Richtigkeit? Diese Fragen bleiben in Unternehmen oft unklar und führen zu nicht durchgängigen Prozessen im Master Data Management. Ergebnis sind nicht nur eine hohe Fehleranfälligkeit, sondern oftmals auch unnötige Folgekosten. Mit automatisierten Workflows und vereinfachten Prozessen konnte die Uelzena eG, einer der führenden Anbieter im Bereich der Lohn- und Milchveredelung, solche Risiken deutlich verringern.
Mit der Einführung der Stammdatenmanagement-Lösung Master Data Cockpit (MDC) von valantic optimierte Uelzena die unternehmensweiten Prozesse in der Artikelanlage durch automatisierte Workflows und klar definierte Verantwortlichkeiten für die Pflege der verschiedenen Feldfunktionen.
Das Projekt im Überblick
Die Anforderungen an eine neue Lösung für das SAP-Stammdatenmanagement waren klar: Der Artikelanlageprozess in SAP sollte vereinfacht und vor allem auch beschleunigt werden. Ein weiteres Ziel war die eindeutige Definition der Verantwortlichkeiten für die unterschiedlichen Felddefinitionen und ein nachweisliches Vier-Augen-Prinzip über den Artikelstamm und die Umfeld-Daten wie Stücklisten oder Arbeitspläne. Auf diese Weise sollte eine hohe Datenqualität kontinuierlich sichergestellt werden. Darüber hinaus sollte die Lösung auch anwendbar auf andere Bereiche des Stammdatenmanagements sein, wie die Verwaltung und Pflege von Debitoren oder Kreditoren.
Mit der neu eingeführten SAP-Zusatzlösung konnte die Stammdatenqualität nachhaltig verbessert werden. Gleichzeitig ist die Akzeptanz der automatisierten Workflows im Rahmen der Artikelanlage groß. Die Pflegeverantwortlichen sind ihren Bereichen klar zugewiesen und werden automatisiert über das Master Data Cockpit per E-Mail über Pflegestatus und Aktionsbedarf informiert.
Ein direkt auf die Prozesse bei Uelzena zugeschnittener Workflow führt die Verantwortlichen in die einzelnen Sichten und vereinfacht den kompletten Prozessablauf sowie die Eingabe der erforderlichen Daten. Der Pflegeaufwand von Stammsätzen nimmt insgesamt deutlich weniger Zeit in Anspruch.
Integriert wurde darüber hinaus ein Vier-Augen-Prinzip für die einzelnen Stammdaten-Felder sowie die für Uelzena wichtigen angrenzenden Stammdaten wie Arbeitspläne, Stücklisten oder Infosätze. Das Fehlerrisiko ließ sich hier wesentlich reduzieren. Von Seiten der internen Revision liegen keine Hinweise mehr zu Schwachstellen im Prozess der Artikelanlage vor.
Bildquelle: Uelzena eG
Die Uelzena eG wurde 1952 als Zentralmolkerei zur Verwertung der Milchüberschüsse der Mitgliedsmolkereien gegründet. Durch strategische Neuausrichtungen als Dienstleister für die lebensmittelverarbeitende Industrie hat Uelzena neue Chancen für die Weiterentwicklung genutzt. Heute ist Uelzena einer der führenden Anbieter und innovativer Problemlöser im Bereich der Lohn- und Milchveredelung. Das Kerngeschäft liegt in der Herstellung sprühgetrockneter Zutaten und Vorprodukte sowie Milchfettzubereitungen verschiedenster Art für die Lebensmittelindustrie. Mit Hilfe modernster Produktionstechnologien und jahrzehntelangen Know-how ist Uelzena in der Lage, Lösungen genau auf die jeweiligen Bedürfnisse zuzuschneiden.
Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung
valantic ERP Services AG