Großaufnahme eines Tanks, valantic Case Study Ulzena

Uelzena automatisiert SAP-Stammdatenpflege

Mit Workflows zu konsistenten Stammdaten

Wer pflegt was zu welcher Zeit? Wann ist der Pflegeprozess abgeschlossen? Wer kontrolliert die Eingaben auf Richtigkeit? Diese Fragen bleiben in Unternehmen oft unklar und führen zu nicht durchgängigen Prozessen im Master Data Management. Ergebnis sind nicht nur eine hohe Fehleranfälligkeit, sondern oftmals auch unnötige Folgekosten. Mit automatisierten Workflows und vereinfachten Prozessen konnte die Uelzena eG, einer der führenden Anbieter im Bereich der Lohn- und Milchveredelung, solche Risiken deutlich verringern.

Mit der Einführung der Stammdatenmanagement-Lösung Master Data Cockpit (MDC) von valantic optimierte Uelzena die unternehmensweiten Prozesse in der Artikelanlage durch automatisierte Workflows und klar definierte Verantwortlichkeiten für die Pflege der verschiedenen Feldfunktionen. SAP-Stammdatenpflege“at its best“.

Projektziel

Das Projekt im Überblick

Die Anforderungen an eine neue Lösung für das SAP-Stammdatenmanagement waren klar: Der Artikelanlageprozess in SAP sollte vereinfacht und vor allem auch beschleunigt werden. Ein weiteres Ziel war die eindeutige Definition der Verantwortlichkeiten für die unterschiedlichen Felddefinitionen und ein nachweisliches Vier-Augen-Prinzip über den Artikelstamm und die Umfeld-Daten wie Stücklisten oder Arbeitspläne. Auf diese Weise sollte eine hohe Datenqualität kontinuierlich sichergestellt werden. Darüber hinaus sollte die Lösung auch anwendbar auf andere Bereiche des Stammdatenmanagements sein, wie die Verwaltung und Pflege von Debitoren oder Kreditoren.

Umfang des Projekts

Die Projektanforderungen umfassten:

  • Analyse des Ist-Zustands und Formulierung eines individuellen Pflichtenheftes
  • schnelle Vorbereitung und Umsetzung des Produktivstarts
  • automatisierte Workflows im Rahmen der Artikelanlage
  • klare Zuordnung der Pflegeverantwortlichen und automatische Benachrichtigung per E-Mail über Pflegestatus und Aktionsbedarf im MDC
  • deutlich vereinfachte und sichere Prozessgestaltung
  • Integration eines Vier-Augen-Prinzips für die einzelnen Stammdaten-Felder sowie die für Uelzena wichtigen angrenzenden Stammdaten wie Arbeitspläne, Stücklisten oder Infosätze
Bild des Uelzena Firmengebäudes, valantic Case Study Uelzena

Ergebnis

Mit der neu eingeführten SAP-Zusatzlösung konnte die Stammdatenqualität nachhaltig verbessert werden. Gleichzeitig ist die Akzeptanz der automatisierten Workflows im Rahmen der Artikelanlage groß. Die Pflegeverantwortlichen sind ihren Bereichen klar zugewiesen und werden automatisiert über das Master Data Cockpit per E-Mail über Pflegestatus und Aktionsbedarf informiert.

Ein direkt auf die Prozesse bei Uelzena zugeschnittener Workflow führt die Verantwortlichen in die einzelnen Sichten und vereinfacht den kompletten Prozessablauf sowie die Eingabe der erforderlichen Daten. Der Pflegeaufwand von Stammsätzen nimmt insgesamt deutlich weniger Zeit in Anspruch.

Integriert wurde darüber hinaus ein Vier-Augen-Prinzip für die einzelnen Stammdaten-Felder sowie die für Uelzena wichtigen angrenzenden Stammdaten wie Arbeitspläne, Stücklisten oder Infosätze. Das Fehlerrisiko ließ sich hier wesentlich reduzieren. Von Seiten der internen Revision liegen keine Hinweise mehr zu Schwachstellen im Prozess der Artikelanlage vor.

Bildquelle: Uelzena eG

Sara Jendrischeck

Key-User für das MDC und Projektleiterin bei der Uelzena eG

„Mit dem vollintegrierten MDC sorgen wir mit wesentlich mehr Sicherheit, Komfort und Transparenz für konsistente Daten, arbeiten aber trotzdem direkt in unserem bestehenden SAP-System.“

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Sara Jendrischeck

Key-User für das MDC und Projektleiterin bei der Uelzena eG

„Dass vom ersten Treffen bis hin zum Go-live im Produktivsystem gerade einmal vier Monate vergingen, verdanken wir nicht nur der schnellen Umsetzbarkeit der valantic-Lösung. Ausschlaggebend war auch die gute Kommunikation über die Vorteile des Master Data Cockpits im Vorfeld. Mit diesem Verständnis haben alle Prozessbeteiligten aus den Fachabteilungen deutlich dazu beigetragen, dass das Projekt in so kurzer Zeit durchgeführt werden konnte.“

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Sara Jendrischeck

Key-User für das MDC und Projektleiterin bei der Uelzena eG

„Wir haben uns bewusst für die auch für den Mittelstand bestens geeignete Stammdaten-Lösung MDC Master Data Cockpit der valantic ERP Services AG (ehemals realtime AG) mit ihren überschaubaren Funktionen entschieden, um unser SAP-Stammdatenmanagement möglichst schnell und unkompliziert zu optimieren.“

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Vorteile für Uelzena

Verkürzung der Durchlaufzeiten und Gesamt-Workflowdauer

Komfortables und individuelles Customizing

Keine Datenmigration: alle Prozesse direkt im SAP-Standard steuern

Userfreundliches Handling

Reduzierung manueller Fehler

Kurze Einführungszeit bei genau definierten Kosten

Über Uelzena

Die Uelzena eG wurde 1952 als Zentralmolkerei zur Verwertung der Milchüberschüsse der Mitgliedsmolkereien gegründet. Durch strategische Neuausrichtungen als Dienstleister für die lebensmittelverarbeitende Industrie hat Uelzena neue Chancen für die Weiterentwicklung genutzt. Heute ist Uelzena einer der führenden Anbieter und innovativer Problemlöser im Bereich der Lohn- und Milchveredelung. Das Kerngeschäft liegt in der Herstellung sprühgetrockneter Zutaten und Vorprodukte sowie Milchfettzubereitungen verschiedenster Art für die Lebensmittelindustrie. Mit Hilfe modernster Produktionstechnologien und jahrzehntelangen Know-how ist Uelzena in der Lage, Lösungen genau auf die jeweiligen Bedürfnisse zuzuschneiden.

Ihr Ansprechpartner

Bild von Wiebke Brigel, Mitglied der Geschäftsleitung, Strategieberaterin und Leiterin Produktentwicklung MDC Master Data Cockpit bei valantic

Wiebke Brigel

Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung
valantic ERP Consulting