SAP SuccessFactors com a valantic

O ponto central de todas as implementações do SAP SuccessFactors: enquanto plataforma central de dados mestre, o SAP SuccessFactors Employee Central consolida todos os dados relacionados com os RH num único local, mantendo-os atualizados e acessíveis em qualquer momento. Os colaboradores, as relações laborais e os cargos são geridos de forma coerente e constituem a base para todos os restantes processos de RH.

Vantagens:

• Máxima transparência em todas as estruturas organizacionais
• Esforço mínimo na manutenção de dados
• Uma base unificada para os processos de folha de pagamentos, gestão de tempos e gestão de talentos

O SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) e o SAP SuccessFactors Time Tracking são soluções totalmente integradas para a gestão de salários e de tempos. Os processos automatizados, as verificações de conformidade integradas e a troca direta de dados com o Employee Central minimizam as fontes de erro e reduzem os custos administrativos.

Vantagens:

• processos de gestão de salários automatizados e em conformidade com a legislação
• menor esforço e menor risco de erros
• capacidade de mapear modelos de tempo complexos
• conformidade mesmo em caso de alterações legislativas

O SmartRecruiters para SAP SuccessFactors digitaliza e automatiza todo o processo de recrutamento — desde a publicação de ofertas de emprego até à gestão de candidatos e à contratação. Graças à integração perfeita com o Employee Central, os novos colaboradores são transferidos diretamente para o ambiente do sistema de RH.

Vantagens:

• contratações mais rápidas
• melhor experiência do candidato
• transparência total do processo

Os módulos de Onboarding & Offboarding apoiam um processo estruturado de integração e saída e criam um percurso contínuo para os colaboradores. Os fluxos de trabalho digitais, as listas de tarefas e as ferramentas de autoatendimento facilitam a colaboração entre colaboradores, gestores e RH — desde o primeiro até ao último dia de trabalho.

Vantagens:

• processos estruturados de integração e saída
• integração mais rápida e produtiva
• processos de RH mais eficientes
• experiência positiva para os colaboradores

Talent Management

Os módulos Performance & Goals, Succession & Development, Compensation, e Variable Pay apoiam uma gestão transparente do desempenho, bem como o desenvolvimento e a retenção direcionados dos colaboradores. Os processos padronizados estabelecem as bases para decisões de RH bem fundamentadas e para um planeamento de sucessão sustentável.

Vantagens:

• gestão transparente de objetivos e desempenho
• desenvolvimento direcionado dos colaboradores
• remuneração baseada no desempenho
• planeamento de sucessão estruturado

Learning

Com o SAP SuccessFactors Learning, as empresas podem gerir de forma centralizada os programas de formação, e-learning e desenvolvimento de competências. Os percursos de aprendizagem personalizados e os processos de aprendizagem automatizados promovem o desenvolvimento profissional contínuo e ajudam a garantir a conformidade com os requisitos regulamentares.

Vantagens:

• plataforma de aprendizagem centralizada
• percursos de aprendizagem personalizados
• desenvolvimento profissional contínuo
• apoio ao cumprimento dos requisitos regulamentares

O SAP SuccessFactors People Analytics disponibiliza painéis e relatórios de RH reveladores com apenas um clique — desde a rotatividade e o número de colaboradores até análises de remuneração e planeamento da força de trabalho. Através de ferramentas intuitivas de autoatendimento, os colaboradores e gestores podem tratar diretamente dos seus próprios assuntos, desde pedidos de férias e atualização de dados até consultas sobre certificações.

Vantagens:

• decisões e gestão de RH baseadas em dados
• maior qualidade dos dados e transparência dos processos
• maior eficiência
• redução da carga de trabalho do departamento de RH

Com o arquivo digital de pessoal da valantic — que se integra perfeitamente com o SAP —, as empresas podem automatizar a gestão dos seus documentos de RH em conformidade com os requisitos de auditoria e proteção de dados, quer seja numa cloud pública ou privada. Além disso, a nossa suite de HCM oferece soluções inteligentes para diversas tarefas de RH.

Vantagens:

• adaptado a tarefas específicas de RH
• maior eficiência para além do padrão SAP
• aplicável em todos os setores

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O SAP SuccessFactors é uma suíte de RH baseada na nuvem que ajuda as empresas a gerir todos os processos de RH de forma digital e eficiente — ao longo de todo o ciclo de vida dos colaboradores.

Desde o recrutamento até ao onboarding, passando pela administração de pessoal, desenvolvimento de talentos e formação contínua, até à remuneração, controlo de horários, processamento salarial e análise de RH, todos os processos se integram de forma harmoniosa. Isto garante que os colaboradores, gestores e equipa de RH trabalhem sempre a partir de uma base de dados partilhada.

Por ser uma solução na nuvem, o SAP SuccessFactors é continuamente desenvolvido e atualizado automaticamente. Assim, as empresas beneficiam de processos modernos de RH, funcionalidades inovadoras e um elevado nível de segurança de investimento — sem o incómodo de terem de gerir as atualizações do seu próprio sistema.

As áreas típicas de aplicação incluem:

• Recrutamento e gestão de candidatos
• Integração e saída de colaboradores
• Gestão centralizada de colaboradores (Employee Central)
• Controlo de horários e assiduidade e processamento salarial
• Gestão de desempenho, talento e sucessão
• Formação e desenvolvimento
• Remuneração e remuneração variável
• Experiência do colaborador e autoatendimento
• Análise e relatórios de RH

O SAP SuccessFactors é composto pelos seguintes módulos:

• Employee Central – Sistema central para dados mestre, organogramas e gestão global de RH
• Time Tracking – Registo e gestão de horas de trabalho, horas extraordinárias e remunerações adicionais
• Payroll – Processamento da folha de pagamentos em conformidade com a legislação, cálculo de remunerações, impostos e contribuições para a segurança social
• SmartRecruiters – Anúncios de emprego, acompanhamento de candidatos e páginas de carreiras
• Onboarding – Processo estruturado de integração de novos colaboradores
• Performance & Goals – Definição de objetivos, avaliações de desempenho e feedback de 360°
• Learning– Sistema de Gestão da Formação (LMS) com formação obrigatória e planos de desenvolvimento
• Compensation– Planeamento salarial, gestão de bónus e participação acionista
• Succession & Development – Reservatórios de talento e percursos de carreira
• Workforce Analytics – Decisões de RH baseadas em dados e análise de pessoas

As empresas podem implementar módulos individuais ou utilizar o pacote completo. A maioria dos clientes começa com o Employee Central como base de dados e implementa gradualmente módulos adicionais.

Os custos de licenciamento do SAP SuccessFactors baseiam-se no número de colaboradores, nos módulos selecionados e na duração do contrato. A SAP não divulga preços de tabela; as condições são negociadas caso a caso.

Como orientação geral: as empresas de grande dimensão — desde organizações nacionais a grupos empresariais com atividade internacional — podem contar com custos anuais de licenciamento na ordem dos cinco a seis dígitos em euros, dependendo do âmbito dos módulos. Os acordos empresariais são a norma para as grandes empresas.

Além disso, existem custos de implementação, que normalmente ascendem a 1 a 2 vezes a taxa de licença anual — dependendo da complexidade, das integrações e da migração de dados. Um parceiro de implementação experiente pode reduzir significativamente os custos e os riscos através de metodologias padronizadas.

Os custos totais devem ser sempre considerados em relação ao retorno do investimento (ROI): os processos automatizados de RH, as taxas de erro reduzidas e os tempos de contratação mais rápidos normalmente amortizam o investimento no prazo de dois a três anos.

Ambos os sistemas estão entre as principais soluções de gestão de capital humano (HCM) na cloud. As diferenças residem nos detalhes:

• Integração com a SAP: O SuccessFactors está profundamente integrado no ecossistema SAP (S/4HANA, SAP Payroll) — uma vantagem fundamental para os atuais clientes da SAP.
• Posicionamento no mercado: O SuccessFactors está particularmente difundido na Europa e entre as empresas multinacionais; o Workday tem tradicionalmente detido uma quota de mercado mais forte na América do Norte.
• Processamento salarial: A SAP oferece uma solução de processamento salarial profundamente integrada com o SAP Payroll. O Workday Payroll está menos desenvolvido a nível internacional.
• Tempo de implementação: Ambos os sistemas requerem normalmente entre 6 e 18 meses, dependendo do âmbito do projeto. As implementações do SuccessFactors beneficiam de um vasto ecossistema de parceiros na Europa.
• Custo total de propriedade: Comparável, dependendo da configuração; os clientes SAP existentes podem tirar partido de sinergias no modelo de licenciamento.

Para as empresas que já utilizam sistemas SAP, o SuccessFactors é geralmente a primeira escolha.

As empresas de média dimensão beneficiam particularmente de três pontos fortes:

• Escalabilidade: a solução cresce com a empresa. Uma empresa que hoje conta com 300 colaboradores pode continuar a utilizar a mesma plataforma mesmo quando atingir os 3 000 — sem ter de mudar de sistema.
• Padronização sem recursos de TI: uma vez que o SuccessFactors é operado como uma solução SaaS, não há necessidade de gerir infraestruturas de servidores, patches ou atualizações. Isto reduz significativamente a carga de trabalho das pequenas equipas de TI.
• Conformidade e RGPD: As PME com atividade internacional beneficiam, em particular, do apoio integrado aos requisitos da legislação laboral local em mais de 100 países.

Os projetos iniciais para empresas de média dimensão começam frequentemente com o Employee Central e o Recruiting — dois módulos que proporcionam ganhos de eficiência imediatos e mensuráveis. Dependendo do âmbito, uma implementação pode entrar em funcionamento em 3 a 6 meses.

Para as empresas multinacionais, o SAP SuccessFactors é uma das poucas soluções de RH que permite tanto a padronização global como a conformidade local.

• Sistema central global, flexibilidade local: o Employee Central suporta campos, moedas e estruturas de relatórios específicas de cada país em mais de 100 países.
• Base de dados unificada: análise de pessoal a nível do grupo com base num único sistema — sem necessidade de consolidar dados provenientes de silos específicos de cada país.
• Gestão de talentos a nível do grupo: preenchimento de vagas a partir do pool de talentos interno, planeamento de sucessão a nível do grupo e uma cultura de desempenho unificada.
• Integração com a SAP: a integração perfeita com o SAP S/4HANA Finance e Payroll reduz significativamente o esforço necessário para as interfaces.

As implementações de maior dimensão seguem normalmente uma estratégia de modelo global: um modelo central unificado que é implementado passo a passo em cada país (a chamada abordagem «Core & Edge»).

O tempo de implementação depende em grande medida do âmbito, do número de módulos e da complexidade do ambiente de sistemas. Seguem-se algumas orientações gerais:

• Empresa de média dimensão, 1–2 módulos (por exemplo, Employee Central + Recruiting): 3–6 meses
• Empresa de média/grande dimensão, 3–5 módulos: 6–12 meses
• Grande empresa, implementação global de vários módulos: 12–24 meses

Os principais fatores que influenciam a duração do projeto incluem: a qualidade dos dados legados, o número de interfaces com sistemas de terceiros (por exemplo, Payroll, Active Directory), a disponibilidade de recursos internos e a experiência do parceiro de implementação. As abordagens comprovadas para acelerar o processo incluem: uma implementação iterativa e faseada, a utilização de metodologias de projeto pré-configuradas e o envolvimento precoce das unidades de negócio.

O SAP SuccessFactors cumpre os requisitos do RGPD ao nível da plataforma — no entanto, cabe à empresa responsável pela implementação garantir que a configuração está em conformidade com os regulamentos de proteção de dados.

Funcionalidades relevantes para a conformidade com o RGPD:

• Eliminação e anonimização de dados: rotinas automatizadas de eliminação de dados pessoais após o termo dos períodos de retenção
• Gestão do consentimento: gestão do consentimento de candidatos e colaboradores
• Controlo de acesso baseado em funções (RBAC): modelos de autorização granulares garantem a proteção de dados sensíveis
• Registo de auditoria: registo rastreável do acesso aos dados e das alterações
• Armazenamento de dados na UE: a SAP opera centros de dados na Alemanha e na Europa; o armazenamento de dados na UE é configurável

Um modelo de autorização cuidadosamente concebido e uma Avaliação de Impacto sobre a Proteção de Dados (DPIA) no início do projeto constituem as melhores práticas.

O SAP SuccessFactors pode ser integrado através de interfaces padronizadas. Dependendo do sistema de destino, existem várias abordagens:

• SAP S/4HANA / SAP ERP: Integração através do SAP Integration Suite da SAP Business Technology Platform — por exemplo, dados mestre de colaboradores, estruturas de centros de custo e transferência de dados de processamento salarial
• SAP Payroll On-Premises: Integração pré-definida para dados relacionados com o processamento salarial
• Active Directory/Azure AD: ligação padrão para SSO (Single Sign-On) e provisionamento de utilizadores
• Fornecedores terceiros (por exemplo, plataformas de formação, ATS, controlo de horários): através de APIs REST abertas ou de conectores existentes na SAP Integration Suite

Os projetos de integração devem ser iniciados numa fase inicial do projeto de implementação — a experiência tem demonstrado que a definição de interfaces e o mapeamento de dados são processos demorados e têm um impacto significativo na data de entrada em funcionamento.

A escolha do parceiro de implementação certo é um dos fatores mais importantes para o sucesso — independentemente da qualidade do software.

Critérios-chave:

• Competências certificadas: consultores certificados pela SAP com certificações verificáveis da SuccessFactors para cada módulo
• Metodologia de implementação: métodos de projeto padronizados e comprovados reduzem riscos e custos; certifique-se de perguntar especificamente sobre modelos e aceleradores
• Experiência em gestão da mudança: a implementação técnica por si só não é suficiente — os projetos bem-sucedidos envolvem sistematicamente os departamentos de RH, TI e a direção
• Suporte pós go-live: acordos claros relativamente à fase de «hypercare», à gestão contínua da aplicação e ao apoio às atualizações
• Presença local: é essencial um conhecimento aprofundado da legislação laboral e dos requisitos da empresa

Após a entrada em go-live, inicia-se a fase crítica: o sistema tem de funcionar de forma estável, os utilizadores precisam de apoio e a SAP fornece atualizações regulares.
Os modelos de apoio típicos incluem:

• Fase de Hypercare (4 a 8 semanas após a entrada em funcionamento): Apoio intensivo da equipa do projeto; tempos de resposta rápidos a incidentes
• Serviços de Gestão de Aplicações (AMS): Operações contínuas geridas pelo parceiro de implementação — ajustes de configuração, gestão de utilizadores, apoio de segundo nível
• Gestão de Versões: O SAP SuccessFactors é atualizado com novas funcionalidades a cada seis meses (1.º semestre/2.º semestre) — um processo de lançamento garante que as atualizações são testadas e comunicadas
• Superutilizadores Internos: Desenvolvimento de competências internas através de formação direcionada; reduz a dependência do prestador de serviços
• Recomendação: Defina o futuro modelo operacional durante o projeto de implementação — as funções, os SLAs e os percursos de escalamento devem estar claramente definidos até ao arranque.