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Os nossos parceirosOs ficheiros digitais de pessoal tornaram-se uma parte indispensável da gestão moderna de recursos humanos. Maior segurança, acesso mais rápido e independente da localização, e armários de arquivo vazios são apenas algumas das razões pelas quais cada vez mais empresas estão a adotar os ficheiros eletrónicos de pessoal. Mas o que se deve ter em conta ao efetuar essa transição? E o que é, exatamente, um ficheiro de pessoal?
1.1 O que é um processo pessoal?
Um processo pessoal é mantido pela entidade patronal em formato papel ou eletrónico (processo pessoal digitalizado) e contém todas as informações e documentos relativos ao trabalhador que sejam relevantes para a relação de trabalho.
1.2 O que deve constar num processo pessoal?
O conteúdo e a estrutura do processo pessoal não estão claramente regulamentados por lei. Existem apenas regulamentos relativos às informações que não podem ser mantidas ou arquivadas no processo pessoal. Isto inclui, por exemplo, listas de motivos de baixa por doença e documentos de um médico da empresa (tais como atestados médicos). Devido ao sigilo médico, estes não podem ser mantidos no processo pessoal.
É o empregador que determina, de forma independente, quais os documentos e registos a incluir no processo pessoal. Aqui ficam alguns exemplos:
1. Documentos relativos ao pessoal e documentos contratuais
2. Documentos da Segurança Social e fiscais
3. Cópias de documentos oficiais
4. Outros documentos
1.3 Quais são as vantagens dos arquivos digitais de pessoal?
Os arquivos depessoalem papel apresentam uma série de desafios. Os arquivos em papel ocupam muito espaço, só podem ser consultados por uma pessoa de cada vez e a pesquisa em arquivos extensos é demorada e complicada; os arquivos em papel também apresentam grandes vulnerabilidades de segurança: é difícil garantir a proteção contra a destruição por incêndio ou água, bem como proteger dados confidenciais contra o acesso não autorizado.
Umaboa alternativa ao papel é a arquivação digital. Sistemas especializados de gestão de documentos permitem que os arquivos pessoais sejam digitalizados e armazenados como ficheiros eletrónicos num computador ou na rede da empresa. Isto garante o mais alto nível de segurança dos dados através da atribuição detalhada de direitos de acesso e do armazenamento em arquivos à prova de auditoria, tornando possível eliminar totalmente as versões em papel dos arquivos. Um arquivo digital de pessoal não é, portanto, apenas um complemento ao arquivo em papel, mas pode substituí-lo completamente. Isto não só poupa espaço e, consequentemente, custos de arquivamento, como também torna possível uma vasta gama de funções adicionais que seriam difíceis de implementar com arquivos em papel.
Os documentos do processo pessoal são digitalizados através de scanners e armazenados no sistema de gestão de documentos.O software do processo pessoal digital deveser capaz de reconhecer texto (tanto digitado como manuscrito) e de o utilizar para atribuir palavras-chave, o que permite que os documentos sejam rapidamente pesquisados e localizados posteriormente.
A digitalização permite também o acesso simultâneo ao arquivo de pessoal pelos colaboradores relevantes. A equipa de RH pode, assim, trabalhar de forma integrada entre diferentes locais ou mesmo a partir de casa, uma vez que o acesso simultâneo e independente da localização é agora facilmente viável. Já não têm de esperar por pastas nem de as transportar de um departamento para outro. Só isto já pode conduzir a ganhos significativos de eficiência.
Outras funcionalidades que um arquivo digital de pessoal deve oferecer incluem a automatização de processos administrativos, tais como a criação de documentos, folhas de cálculo e contratos, a planificação e gestão de prazos para acompanhar tarefas e períodos de retenção, e o controlo de versões para garantir que os documentos não sejam editados e guardados em versões diferentes.
Outra funcionalidade essencial que o sistema deve possuir é a integração com outros sistemas existentes na empresa. Isto permite que os documentos sejam associados ou integrados com dados desses sistemas (por exemplo, SAP) e estabelece ligações profundas com a gestão de recursos humanos,a gestão de contratos e assim por diante. Isto permite a visualização e o processamento de toda a informação disponível relacionada com um determinado processo no seu contexto.
Programas comuns utilizados pelos utilizadores, como o MS Office, também devem ser suportados, para que os documentos digitalizados e criados possam ser processados de forma rápida e fácil no ambiente familiar do utilizador. Uma vantagem adicional, embora não seja obrigatória, é uma aplicação móvel para o software que permita visualizar e editar ficheiros digitais em smartphones e tablets enquanto se está em movimento.
A acessibilidade proporcionada por um arquivo digital de pessoal constitui também uma grande vantagem. Isto permite que os utilizadores com deficiências visuais possam ouvir os textos em voz alta ou ampliar a visualização, conforme necessário.
O suporte multilingue está a tornar-se cada vez mais importante em muitas empresas, tanto nas comunicações externas como no seio da organização. Um arquivo digital de pessoal também deve ser concebido tendo isto em conta, por exemplo, na conceção das interfaces de utilizador, nas funções de pesquisa ou no reconhecimento automático de voz para textos.
1.4 Quão dispendiosa em termos de recursos é a implementação de um arquivo digital de pessoal?
Apesar das vantagens de um arquivo digital de pessoal mencionadas acima, muitas empresas ainda não deram o passo. Seja por receio de um acesso descontrolado aos documentos digitais ou por preocupação com o esforço envolvido na digitalização inicial dos arquivos em papel existentes, as razões são, em última análise, diversas e variam de empresa para empresa. No entanto, as vantagens superam as desvantagens — desde que o sistema seja cuidadosamente selecionado e implementado.
Para contrariar um eventual cepticismo, recomenda-se uma implementação passo a passo e estruturada do software. As incertezas e as questões dos utilizadores devem ser abordadas, mas também ponderadas em relação aos benefícios que o software oferece. Esta é a única forma de construir e manter a aceitação a longo prazo do software e da prática de trabalhar com processos pessoais digitais.
Ao introduzir um sistema de processos pessoais digitais, o primeiro passo é, naturalmente, digitalizar os documentos em papel existentes, tais como contratos de trabalho, políticas de despesas de viagem, políticas de procuração e avaliações de colaboradores. Para minimizar o esforço necessário para a digitalização e garantir uma arquivação eletrónica adequada desde o início, os ficheiros devem ser classificados antecipadamente de acordo com os requisitos legais, e todos os documentos que já não sejam necessários ou cuja conservação não seja permitida devem ser destruídos.
Nesta fase, recomenda-se recorrer à ajuda de um prestador de serviços de digitalização especializado, que possa ajudar a empresa a gerir a enorme quantidade de ficheiros.
O ciclo de vida dos documentos do processo pessoal digital começa com a digitalização de documentos em papel através de um scanner ou com a criação de documentos eletrónicos. Assim que estes documentos são armazenados nos ficheiros eletrónicos do software , inicia-se a «fase ativa» do processo de pessoal: aqui, os documentos e as informações podem ser geridos, editados, pesquisados, enviados de forma encriptada (folhas de vencimento), assinados digitalmente, analisados e muito mais. O fim do ciclo de vida é marcado pelo arquivo, em conformidade com as normas de auditoria, dos processos de pessoal em arquivos interligados, onde permanecem por períodos de tempo variáveis — dependendo do tipo de documento e dos requisitos legais — até serem finalmente e seguramente destruídos (ou seja, completamente eliminados). A figura abaixo ilustra o fluxo de trabalho e o leque de funções potenciais de um processo digital de pessoal.
2.1 Captura de documentos e informações
Independentemente da forma como a informação relevante é recebida ou existe (cartas, notas, e-mails, formulários de candidatura), esta deve ser armazenada de forma centralizada e estruturada no ficheiro digital de pessoal, para servir de base a uma utilização otimizada.
Digitalização
Os documentos em papel e os faxes devem ser digitalizados logo após a receção, antes de serem arquivados. Isto pode ser feito de forma centralizada (por exemplo, através de uma estação de digitalização) ou de forma descentralizada, utilizando qualquer scanner simples nas estações de trabalho individuais.
Durante a digitalização, os documentos devem, idealmente, ser indexados imediatamente, e as informações de contacto, por exemplo, devem ser reconhecidas, classificadas e extraídasatravés de OCR.A extração automática de dadostambém deve ser possível a partir de formulários web, e-mails, etc. Estes dados, juntamente com o documento na íntegra, são então arquivados com uma referência baseada no conteúdo aos dados mestre do colaborador correspondente.
Uma função de código de barras éútil neste contexto. Os códigos de barras permitem que os documentos sejam atribuídos a diferentes ficheiros e registos durante o processo de digitalização. Se os documentos recebidos contiverem um código de barras, são também automaticamente atribuídos a um processo no sistema de gestão de documentos e armazenados de forma a garantir a conformidade com auditorias no ficheiro eletrónico correspondente.
Para além de colocar os documentos em papel no scanner, o processo de digitalização e a transferência dos dados relevantes são, assim, realizados de forma totalmente automática.
Importação e criação de documentos do MS Office e e-mails
A maioria dos documentos relevantes para um processo é criada nas empresas utilizando aplicações do MS Office ou já se encontra armazenada nestes formatos na rede corporativa. Para tornar estes documentos rapidamente acessíveis a todos no âmbito de um processo, um arquivo digital de pessoal deve também suportar aplicações comuns, tais como o MS Word, Excel, Outlook e muitas outras. Isto permiteo arquivamento rápido deum oumais ficheiros do Office simultaneamentea partir de qualquer pasta no Explorador de Ficheiros ou diretamente a partir da própria aplicação do Office.
Deve ter-se o cuidado de utilizar uma convenção de nomenclatura consistente, tanto para documentos recém-criados como para documentos digitalizados.
Uma característica importante de um arquivo digital de pessoal é a capacidadede armazenar, gerir e arquivar corretamente e-mails. No entanto, este arquivamento de e-mails à prova de auditoria só é eficaz se o e-mail for arquivado sem alterações — ou seja, se toda a formatação, anexos, etc., forem preservados. Idealmente, o software de RH deve importar e-mails diretamente do programa de e-mail (por exemplo, o MS Outlook) para o arquivo digital de pessoal e arquivá-los aí — incluindo toda a formatação de texto e anexos.
Caso esses elementos precisem de ser pesquisáveis automaticamente mais tarde, o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) integrado para imagens, gráficos, etc., é útil.
2.2 O Arquivo Eletrónico de Pessoal — Funções
O arquivo eletrónico está no centro do software para a gestão digital de arquivos de pessoal.
Por predefinição, é mantido um ficheiro eletrónico para cada colaborador e cada processo. Este ficheiro organiza de forma clara todos os documentos e contratos relacionados com o pessoal, documentos da segurança social e fiscais, cópias de certificados oficiais e outros registos.
A estrutura do ficheiro eletrónico deve poder ser definida centralmente para cada tipo de ficheiro ou processo. Isto permite que a estrutura varie entre os colaboradores abrangidos por convenções coletivas e aqueles que não o são, tais como reformados ou ex-colaboradores.
Para garantir que todos os documentos necessários para um processo específico estejam disponíveis, também é possível definir um número mínimo de documentos que devem ser armazenados numa pasta específica. Dependendo do tipo de processo, não só a estrutura do ficheiro pode ser definida de forma diferente, como também a organização e o número de subpastas, bem como as dependências e as respetivas verificações de validade.
Para além da estrutura de ficheiros definida, deve ser possível criar qualquer número de subpastas adicionais, conforme necessário.
Acesso temporário
Todos os colaboradores têm o direito de aceder ao seu processo pessoal. Um processo pessoal digital também deve permitir isso, permitindo que partes do processo sejam «emprestadas» numa base de autoatendimento — por exemplo, pelo conselho de empresa ou pelo conselho de pessoal. Para tal, são concedidos ao colaborador em questão direitos de acesso temporários aconteúdos específicos. Isto elimina a necessidade de pré-selecionar conteúdos de arquivos em papel cuja visualização possa não ser permitida.
Pesquisa otimizada de documentos
Os documentos armazenados digitalmente que são difíceis de «localizar» não oferecem nenhuma vantagem significativa em relação ao arquivo em papel ou ao armazenamento no sistema de ficheiros da rede da empresa.
Um arquivo digital de pessoal deve, portanto,permitir uma recuperação rápida através devárias funções de pesquisa. Para tal, os documentos são indexados de forma automática e completa aquando da importação ou criação — idealmente, isto deve ser possível para todos os formatos, quer se trate de e-mails, formulários eletrónicos, PDFs ou documentos digitalizados. Até mesmo os arquivos eletrónicos existentes podem ser reconhecidos retroativamente desta forma, permitindo que sejam facilmente pesquisados através da pesquisa de texto completo.
Gestão de versões
Quer se trate de documentos em papel ou de documentos armazenados numa rede, é difícil garantir que não sejam armazenados de forma redundante, editados simultaneamente ou utilizados em versões diferentes.
Por este motivo, um arquivo digital de pessoal deve também oferecer gestão de versões, idealmente comuma função de «check-in/check-out». Assim que um colaborador edita um documento armazenado fora do arquivo, este é retirado e deixa de estar disponível para edição por terceiros até ser devolvido. Após o check-in, o documento editado é então guardado como uma nova versão.
Os documentos do MS Office arquivados também podem ser abertos diretamente no arquivo digital na respetiva aplicação do Office e editados diretamente no arquivo utilizando a interface familiar do Word. A criação de versões ocorre automaticamente ao guardar, também neste caso.
Outro fator importante — e que, de outra forma, seria demorado —é a comparação de versões de documentos. Para verificar rapidamente o que foi alterado num documento do MS Word ou PDF, um arquivo digital de pessoal deve permitir acomparação de diferentes versões do documento e apresentar todas as alterações num só olhar.
O controlo de versões permite, assim, acompanhar a evolução de um documento ou contrato — desde a fase de rascunho, passando pelas revisões, até à versão atual — mesmo anos mais tarde.
Monitorização de tarefas, compromissos e prazos
Para conceber processos de forma otimizada e eficiente, é essencial atribuir e acompanhar claramente as tarefas, bem como definir procedimentos recorrentes e necessários sob a forma de fluxos de trabalho. Esta é a única forma de garantir que os procedimentos de processamento e tomada de decisão são seguidos e que as tarefas são tratadas da forma mais eficiente.
Tarefas pendentes, prazos e datasde vencimento
O acompanhamento automático de datas de vencimento e prazos é, por isso, uma dasfunções essenciais doarquivodigitalde pessoal.
Assim que for atingido o prazo de antecipação para uma data de vencimento específica, podem ser executadas automaticamente ações de acompanhamento. Por exemplo, é enviado um e-mail e/ou a lista de tarefas é aberta para a pessoa responsável pela tarefa, indicando que a tarefa ou o documento precisa de ser processado. A lista de tarefas apoia, assim, os colaboradores no seu trabalho quotidiano.
Para além da lista de tarefas integrada, as datas e prazos de uma tarefa podem, idealmente, ser também sincronizados com o MS Exchange. Dependendo das definições, estes aparecem então como um compromisso ou tarefa, por exemplo, na aplicação MS Outlook da pessoa responsável.
Tarefas, listas de verificação e fluxos de trabalho
Existe uma grande variedade de processos relacionados com documentos, tais comoo processo de aprovação, muitas vezes demorado etrabalhoso, que frequentemente requer várias rondas de coordenação antes de um documento ser finalmente aprovado. Em muitos casos, é também necessária uma coordenação ad hoc, que não pode ser planeada com antecedência. Uma solução é proporcionada por umfluxo de trabalho assistido por computador—idealmente integrado no arquivo digital de pessoal— que facilita a gestão de tarefas.
No âmbito do arquivo digital de pessoal, é possível definir tarefas para um colaborador, para o próprio arquivo ou mesmo para documentos individuais, e estas tarefas podem ser atribuídas a um ou mais destinatários. Isto é feito através da geração automatizada de e-mails que contêm ligações para o ficheiro ou documento; no entanto, também é possível criar compromissos no Outlook ou gerar tarefas que são transferidas para o sistema Outlook.
As tarefas também podem aplicar-se a mais do que uma pessoa, de modo que, por exemplo, possa ser atribuída uma tarefa a todos os membros de um grupo específico.
Para tarefas mais complexas e com várias etapas, deve ser possível utilizarlistas de verificação de fluxo de trabalho predefinidas quecontenham várias atividades individuais. Os itens da lista de verificação, por sua vez, podem estar ligados a outras funções do sistema de gestão de processos de pessoal ou a funções do sistema (SAP) ligado.
Geração automatizada de documentos
Idealmente, um arquivo digital de pessoal oferece geração integrada de documentos. Estafuncionalidade gera automaticamente versões personalizadas detodos os tipos de documentos e formulários — como cartas individuais ou mala direta —, bem como para geração em massa em MS Office, PDF ou outros formatos de impressão. Permite também a criação de e-mails formatados.
Os modelos de documentos predefinidos especificama estrutura e o layout, os respetivos conteúdos das secções para os vários tipos de documentos e os respetivos períodos de validade. Além disso, é possível definir, caso a caso, se os utilizadores devem ter permissão para efetuar alterações ou adições posteriormente.
A criação subsequente de documentos é simplificada, em particular, pelo facto de as passagens de texto — sob a forma de variáveis inseridas e infotipos SAP individuais — poderem serpreenchidas automaticamente com dados provenientes dos sistemas SAP.
Avaliações de desempenho com um simples clique
Umgeradorintegradode avaliações de desempenhotambém torna rápida e fácil a criação de avaliações de desempenho para os colaboradores. Para tal, um colaborador autorizado dos RH recorre a um conjunto de passagens de texto predefinidas. O módulo de texto adequado é selecionado para classificar as várias áreas de avaliação. Em combinação com os dados existentes no processo pessoal, isto resulta numdocumento de referênciapadronizado, mas personalizado.
Os documentos gerados podem, em seguida, ser arquivados automaticamente através de mecanismos padrão em formato Word ou PDF no arquivo eletrónico, na Gestão de Pastas SAP ou em qualquer outro arquivo, onde podem ser guardados para utilização futura.
Em resumo: a geração automatizada de documentos reduz significativamente os tempos de resposta e melhora a qualidade dos documentos.
Envio por e-mail encriptado de recibos de vencimento
O processamento de recibos devencimentoé um verdadeiro consumo de tempo e custos. Todos os meses, os dados de RH e de folha de pagamentos têm de ser impressos, encadernados e, em seguida, enviados por correio ou distribuídos internamente aos colaboradores. Mas esta burocracia tediosa pode agora passar a ser coisa do passado, uma vez que o arquivo digital de pessoal oferece a opção de enviar recibos de vencimento digitalmente aos colaboradores por e-mail. É claro que a segurança destes dados confidenciais deve ser garantida através de uma encriptação de alta qualidade.
Os destinatários devem poder inscrever-se no processo eletrónico através de um portal de autoatendimento intuitivo. Aí, também definem uma palavra-passe segura para abrir e guardar os documentos PDF enviados por e-mail. Um colaborador autorizado dos RH pode ajustar de forma flexível o conteúdo, os anexos e a hora de envio do e-mail no sistema SAP.
A entrega eletrónica e encriptada também é viável para outras informações de RH, tais como certificados ou referências de emprego.Isto permite poupar nos elevadoscustosde portese eliminaa necessidade de uma distribuição laboriosa para as caixas de correio.
2.3 Arquivo à prova de auditoria e destruição controlada de documentos
Até à sua destruição final, após o término do período mínimo de retenção, os documentos são armazenados de forma segura no arquivo digital de pessoal. Isto significa que são arquivados de forma a resistir a auditorias num ou mais arquivos interligados.
Para o efeito,todas as alterações feitas num documentosão documentadas de forma fiável ao longo de todo o seu «ciclo de vida». Isto permite — mesmo décadas mais tarde — identificar quem efetuou uma alteração e quando.
Opcionalmente, os documentos podem ser armazenados com encriptação de alta segurança, garantindo que o acesso seja restrito a indivíduos autorizados que possam visualizar a informação, quer implicitamente com base nas suas funções e permissões, quer explicitamente através da introdução de uma palavra-passe.
Muitos tipos de documentos estão sujeitos a períodos mínimos de retenção deduração variável ou — por exemplo, no caso de cartas de cessação e desistência — a um período máximo de retenção. No entanto, os períodos de retenção são facilmente esquecidos, ou pode haver falta de clareza quanto aos documentos individuais que já poderiam ou deveriam ter sido destruídos. Isto pode conduzir a situações juridicamente indesejáveis ou inadmissíveis no arquivo de dados.
Um arquivo digital de pessoal oferece várias funcionalidades automatizadas para evitar esta situação. Por exemplo, os documentos podem ser encaminhados para destruição organizada, quer de formasemiautomática — através do envio de um lembrete ao colaborador responsável —, quer de forma totalmente automática, assim que o período mínimo de retenção tiver expirado. Se tal não for tecnicamente possível através do arquivo ligado, é efetuada uma eliminação lógica — ou seja, o acesso ao documento é bloqueado para que não possa ser recuperado.Isto garante que apenas osdadosnecessáriossão retidos —nem mais, nem menos.
No que diz respeito aos processos pessoais, é importante cumprir tanto os requisitos externos como os internos da empresa. Estes incluem, em particular, a definiçãode funções, responsabilidades e direitos de acesso, bem como, por exemplo, o arquivo à prova de auditoria e o cumprimento da legislação em matéria de segurança social e do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) no que diz respeito aos períodos mínimos e máximos de conservação.
A Associação independente para Sistemas Organizacionais e de Informação (VOI e.V.) resumeem 10 pontos quandoum documento é considerado arquivado de forma a resistir a auditorias equais os requisitos queum sistema à prova de auditoria deve cumprir:
Além disso, aplicam-se os princípiosdo Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), segundo os quais os documentos e dados só podem ser conservados enquanto forem necessários para a finalidade a que se destinam.
3.1 Máxima segurança dos dados
Um arquivo digital de pessoal oferece umnívelmuitoelevado de proteção contra alterações não autorizadas— algo que seria impensável com documentos em papel «desprotegidos» e ficheiros numa rede — quer porque as alterações passam despercebidas, quer porque é quase impossível determinar quem as efetuou. O arquivo digital de documentos num arquivo digital de pessoal proporciona, assim, segurança a vários níveis.
Os documentos de recursos humanos contêm dados confidenciais que são difíceis de proteger e que não podem ser protegidos com granularidade suficiente quando armazenados em formato de papel. Por exemplo, se um colaborador desejar consultar o seu arquivo de pessoal, é simplesmente concedidoacesso temporário de leituraàs informações que lhe dizem respeito.
Da mesma forma, dependendo da função e do cargo do colaborador,devemser concedidaspermissões diferenciadasdesde o início — até ao nível dos campos e para documentos individuais —, de modo a que se possa especificar quem está autorizado a visualizar, criar e editar quais informações.
Além disso, deve ser possível o início de sessão único — o que significa que o facto de iniciar sessão no sistema uma única vez concede imediatamente acesso ao processo pessoal digital.
Em geral, um arquivo pessoal digital protege as informações e os documentos de forma muito mais eficaz contra o acesso não autorizado e a destruição do que os arquivos em papel.
3.2 Conformidade com o RGPD
De acordo com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia,os dados pessoaissópodemser conservados durante o tempo necessário e estritamente limitados à finalidade especificada. Isto também se aplica ao conteúdo de um ficheiro pessoal. Enquanto estes forem mantidos em formato em papel, isso significa que os ficheiros pessoais devem ser periodicamente — ou seja, geralmente pelo menos uma vez por ano — revistos quanto a conteúdos que já não possam ser conservados, devendo esses conteúdos ser removidos e destruídos. Este processo é demorado e, no caso de um grande número de processos pessoais, não pode ser realizado manualmente a um custo economicamente razoável.
Por conseguinte, um processo pessoal digital deve dispor deum conjunto integrado de regras quepermita períodos de conservação diferenciados, prazos de conservaçãoe mecanismos de eliminação automatizada paraprocessos, classes de documentos e tipos de documentos. Em momentos predefinidos ou após o termo de prazos específicos, os documentos e ficheiros são então automaticamente eliminados e apagados sem qualquer intervenção do colaborador, a menos que tenham sido adicionadas manualmente notas de retenção específicas que impeçam a eliminação em determinadas situações excecionais. Opcionalmente, os documentos podem ser encriptados para que o acesso possa ser restringido mesmo para grupos funcionaiscom permissões especiais.