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¡Conócenos!Los expedientes de personal digitales se han convertido en una parte indispensable de la gestión moderna de recursos humanos. Una mayor seguridad, un acceso más rápido e independiente de la ubicación y unos archivadores vacíos son solo algunas de las razones por las que cada vez más empresas están pasando a los expedientes de personal electrónicos. Pero, ¿qué hay que tener en cuenta a la hora de dar el paso? ¿Y qué es exactamente un expediente de personal?
1.1 ¿Qué es un expediente personal?
El expediente personal es un documento que el empresario mantiene en formato impreso o electrónico (expediente personal digitalizado) y que contiene toda la información y los documentos relativos al trabajador que sean pertinentes para la relación laboral.
1.2 ¿Qué debe incluirse en un expediente personal?
El contenido y la estructura del expediente personal no están claramente regulados por la ley. Solo existen normas relativas a la información que no puede conservarse ni almacenarse en el expediente personal. Esto incluye, por ejemplo, las listas de motivos de baja por enfermedad y los documentos del médico de la empresa (como los informes médicos). Debido al secreto médico, estos no pueden conservarse en el expediente personal.
El empresario determina de forma independiente qué documentos y datos se incluyen en el expediente personal. A continuación se ofrecen algunos ejemplos:
1. Documentos relacionados con el personal y documentos contractuales
2. Documentos de la Seguridad Social y fiscales
3. Copias de documentos oficiales
4. Otros documentos
1.3 ¿Cuáles son las ventajas de los expedientes de personal digitales?
Los expedientes de personal en papel plantean una serie de retos. Los expedientes en papel ocupan mucho espacio, solo puede acceder a ellos una persona a la vez y buscar en archivos extensos resulta lento y engorroso; además, los expedientes en papel presentan importantes vulnerabilidades de seguridad: es difícil garantizar su protección frente a la destrucción por fuego o agua, así como proteger los datos sensibles del acceso no autorizado.
Unabuena alternativa al papel es el archivo digital. Los sistemas especializados de gestión documental permiten escanear los expedientes de personal y almacenarlos como archivos electrónicos en un ordenador o en la red de la empresa. Esto garantiza el máximo nivel de seguridad de los datos mediante la asignación detallada de derechos de acceso y el almacenamiento en archivos a prueba de auditorías, lo que permite prescindir por completo de las versiones en papel de los expedientes. Por lo tanto, un expediente de personal digital no es meramente un complemento del expediente en papel, sino que puede sustituirlo por completo. Esto no solo ahorra espacio y, por lo tanto, costes de archivo, sino que también hace posible una amplia gama de funciones adicionales que serían difíciles de implementar con los expedientes en papel.
Los documentos del expediente personal se digitalizan mediante escáneres y se almacenan en el sistema de gestión documental.El software de expedientes personales digitales debeser capaz de reconocer texto (tanto mecanografiado como manuscrito) y utilizarlo para asignar palabras clave, lo que permite buscar y localizar rápidamente los documentos posteriormente.
La digitalización también permite el acceso simultáneo al expediente de personal por parte de los empleados pertinentes. De este modo, el personal de RR. HH. puede trabajar sin problemas desde distintas ubicaciones o incluso desde casa, ya que ahora es fácil conseguir un acceso simultáneo e independiente de la ubicación. Ya no tienen que esperar a que les lleguen las carpetas ni transportarlas de un departamento a otro. Esto por sí solo puede suponer un aumento significativo de la eficiencia.
Entre las características adicionales que debería ofrecer un expediente de personal digital se incluyen la automatización de los procesos administrativos, como la creación de documentos, hojas de cálculo y contratos; la planificación y la gestión de plazos para realizar un seguimiento de las tareas y los períodos de conservación; y el control de versiones para garantizar que los documentos no se editen ni se guarden en versiones diferentes.
Otra característica esencial que debe tener el sistema es la integración con otros sistemas existentes de la empresa. Esto permite vincular o integrar los documentos con los datos de dichos sistemas (por ejemplo, SAP) y establece conexiones profundas con la gestión de recursos humanos,la gestión de contratos, etc. De este modo, se puede consultar y procesar toda la información disponible relacionada con un proceso concreto en su contexto.
También debería ser compatible con programas de uso común, como MS Office, para que los documentos escaneados y creados puedan procesarse de forma rápida y sencilla en el entorno con el que el usuario está familiarizado. Una ventaja adicional, aunque no imprescindible, es una aplicación móvil para el software que permita visualizar y editar archivos digitales en smartphones y tabletas mientras se está fuera de la oficina.
La accesibilidad que ofrece un expediente personal digital también constituye una ventaja importante. Esto permite a los usuarios con discapacidad visual que se les lean los textos en voz alta o que amplíen la vista según sea necesario.
El soporte multilingüe está cobrando cada vez más importancia en muchas empresas, tanto en las comunicaciones externas como dentro de la propia organización. Un expediente personal digital también debe diseñarse teniendo esto en cuenta, por ejemplo, en el diseño de las interfaces de usuario, las funciones de búsqueda o el reconocimiento automático de voz para los textos.
1.4 ¿Qué recursos requiere la implantación de un expediente personal digital?
A pesar de las ventajas de un expediente digital de personal mencionadas anteriormente, muchas empresas aún no han dado el paso. Ya sea por temor a un acceso incontrolado a los documentos digitales o por la preocupación que suscita el esfuerzo que supone la digitalización inicial de los expedientes en papel existentes, las razones son, en última instancia, diversas y varían de una empresa a otra. No obstante, las ventajas superan a las desventajas, siempre que el sistema se seleccione e implemente con cuidado.
Para contrarrestar el posible escepticismo, se recomienda una implementación del software paso a paso y estructurada . Las dudas y preguntas de los usuarios deben abordarse, pero también sopesarse frente a los beneficios que ofrece el software. Esta es la única forma de generar y mantener una aceptación a largo plazo del software y de la práctica de trabajar con expedientes de personal digitales.
Al introducir un sistema de expedientes de personal digitales, el primer paso es, por supuesto, digitalizar los documentos en papel existentes, tales como contratos de trabajo, políticas de gastos de viaje, políticas de poderes notariales y evaluaciones de los empleados. Para minimizar el esfuerzo necesario para la digitalización y garantizar un archivo electrónico adecuado desde el principio, los expedientes deben clasificarse con antelación de acuerdo con los requisitos legales, y deben destruirse todos los documentos que ya no sean necesarios o cuya conservación no esté permitida.
En esta fase, se recomienda contar con la ayuda de un proveedor de servicios de digitalización especializado que pueda ayudar a la empresa a gestionar la gran cantidad de expedientes.
El ciclo de vida documental del expediente digital del personal comienza con la digitalización de los documentos en papel mediante un escáner o con la creación de documentos electrónicos. Una vez que estos documentos se almacenan en los archivos electrónicos del software , comienza la «fase activa» del expediente de personal: aquí, los documentos y la información pueden gestionarse, editarse, buscarse, enviarse de forma cifrada (nóminas), firmarse digitalmente, analizarse y mucho más. El final del ciclo de vida viene marcado por el archivo, conforme a los requisitos de auditoría, de los expedientes de personal en archivos conectados, donde permanecen durante períodos de tiempo variables —dependiendo del tipo de documento y de los requisitos legales— hasta que finalmente se destruyen de forma segura (es decir, se eliminan por completo). La siguiente figura ilustra el flujo de trabajo y la gama de funciones que puede ofrecer un expediente digital de personal.
2.1 Captura de documentos e información
Independientemente de la forma en que se reciba o exista la información relevante (cartas, notas, correos electrónicos, formularios de solicitud), debe almacenarse de forma centralizada y estructurada en el expediente digital de personal para que sirva de base para un uso óptimo.
Digitalización
Los documentos en papel y los faxes deben digitalizarse primero tras su recepción antes de archivarse. Esto puede realizarse de forma centralizada (p. ej., mediante una estación de escaneo) o de forma descentralizada utilizando cualquier escáner sencillo en las estaciones de trabajo individuales.
Durante la digitalización, lo ideal es que los documentos se indexen inmediatamente y que, por ejemplo, la información de contacto se reconozca, clasifique y extraigamediante OCR. Tambiéndeberíaser posiblela extracción automática de datosde formularios web, correos electrónicos, etc. A continuación, estos datos, junto con el documento completo, se archivan con una referencia basada en el contenido a los datos maestros del empleado correspondiente.
En este sentido,resultaútiluna función de códigos de barras. Los códigos de barras permiten asignar los documentos a diferentes archivos y registros durante el proceso de escaneo. Si los documentos entrantes contienen un código de barras, también se asignan automáticamente a un proceso en el sistema de gestión documental y se almacenan de forma que se pueda auditar en el archivo electrónico correspondiente.
Así, aparte de colocar los documentos en papel en el escáner, el proceso de digitalización y la transferencia de los datos relevantes se llevan a cabo de forma totalmente automática.
Importación y creación de documentos de MS Office y correos electrónicos
La mayoría de los documentos relevantes para un expediente se crean en las empresas utilizando aplicaciones de MS Office o ya se almacenan en estos formatos en la red corporativa. Para que estos documentos estén rápidamente a disposición de todos como parte de un expediente, un expediente digital de personal también debe ser compatible con aplicaciones habituales como MS Word, Excel, Outlook y muchas otras. Esto permiteel archivado rápido deuno ovarios archivos de Office simultáneamentedesde cualquier carpeta del Explorador de archivos o directamente desde la propia aplicación de Office.
Se debe tener cuidado de utilizar una convención de nomenclatura coherente tanto para los documentos de nueva creación como para los escaneados.
Una característica importante de un expediente digital de personal es la capacidadde almacenar, gestionar y archivar correctamente los correos electrónicos. Sin embargo, este archivo de correos electrónicos a prueba de auditorías solo es eficaz si el correo se archiva sin modificaciones, es decir, si se conservan todo el formato, los archivos adjuntos, etc. Lo ideal es que el software de RR. HH. importe los correos electrónicos directamente desde el programa de correo electrónico (por ejemplo, MS Outlook) al expediente digital del personal y los archive allí, incluyendo todo el formato del texto y los archivos adjuntos.
En caso de que más adelante sea necesario poder buscar automáticamente dichos elementos, resulta útil disponer de un sistema integrado de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para imágenes, gráficos, etc.
2.2 El expediente electrónico de personal: funciones
El expediente electrónico es el núcleo del software para la gestión digital de los expedientes de personal.
Por defecto, se mantiene un expediente electrónico para cada empleado y cada proceso. Este expediente organiza de forma clara todos los documentos y contratos relacionados con el personal, los documentos de la Seguridad Social y fiscales, las copias de certificados oficiales y otros registros.
La estructura del expediente electrónico debería poder definirse de forma centralizada para cada tipo de expediente o proceso. Esto permite que la estructura varíe entre los empleados sujetos a convenios colectivos y aquellos que no lo están, como los jubilados o los antiguos empleados.
Para garantizar que todos los documentos necesarios para un proceso específico estén disponibles, también es posible definir un número mínimo de documentos que deben almacenarse en una carpeta concreta. Dependiendo del tipo de proceso, no solo se puede definir la estructura del expediente de forma diferente, sino también la organización y el número de subcarpetas, así como las dependencias y las respectivas comprobaciones de validez.
Además de la estructura de expedientes definida, debería ser posible crear cualquier número de subcarpetas adicionales según sea necesario.
Acceso temporal
Todo empleado tiene derecho a acceder a su expediente personal. Un expediente personal digital también debería facilitar esto permitiendo que se «tomen prestadas» partes del expediente de forma autónoma —por ejemplo, por parte del comité de empresa o del consejo de personal—. Para ello, se conceden al empleado en cuestión derechos de acceso temporales acontenidos específicos. Esto elimina la necesidad de clasificar previamente el contenido de los expedientes en papel que quizá no esté permitido consultar.
Búsqueda optimizada de documentos
Los documentos almacenados digitalmente que resultan difíciles de «localizar» no ofrecen ninguna ventaja significativa frente al archivo en papel o al almacenamiento en el sistema de archivos de la red de la empresa.
Por lo tanto, un expediente personal digital debepermitir una recuperación rápida mediantediversas funciones de búsqueda. Para lograrlo, los documentos se indexan de forma automática y completa al importarlos o crearlos; lo ideal es que esto sea posible para todos los formatos, ya sean correos electrónicos, formularios electrónicos, archivos PDF o documentos escaneados. Incluso los archivos electrónicos ya existentes pueden reconocerse de forma retroactiva de este modo, lo que permite buscarlos fácilmente mediante la búsqueda de texto completo.
Gestión de versiones
Tanto si se trata de documentos en papel como de aquellos almacenados en una red, resulta difícil garantizar que no se almacenen de forma redundante, que no se editen simultáneamente o que no se utilicen en diferentes versiones.
Por este motivo, un expediente digital de personal también debería ofrecer gestión de versiones, idealmente conuna función de «check-in/check-out». En cuanto un empleado edita un documento almacenado fuera del expediente, este se retira y ya no está disponible para que otros lo editen hasta que se vuelva a archivar. Al registrarlo de nuevo, el documento editado se guarda como una nueva versión.
Los documentos de MS Office archivados también se pueden abrir directamente desde el expediente digital en la aplicación correspondiente de Office y editar directamente en el expediente utilizando la interfaz habitual de Word. En este caso, el control de versiones también se realiza automáticamente al guardar.
Otro factor importante —y que, de otro modo, requeriría mucho tiempo—es la comparación de versiones de documentos. Para verificar rápidamente qué se ha modificado en un documento de MS Word o PDF, un expediente digital de personal debería permitir lacomparación de diferentes versiones del documento y mostrar todos los cambios de un solo vistazo.
El control de versiones permite, por tanto, seguir la evolución de un documento o contrato —desde la fase de borrador, pasando por las revisiones, hasta la versión actual— incluso años después.
Seguimiento de tareas, citas y plazos
Para diseñar procesos de forma óptima y eficiente, es esencial asignar y realizar un seguimiento claro de las tareas, así como definir los procedimientos recurrentes y necesarios en forma de flujos de trabajo. Solo así se garantiza que se sigan los procedimientos de tramitación y toma de decisiones y que las tareas se gestionen de la manera más eficiente.
Tareas pendientes, plazos y fechas límite
El seguimiento automático de las fechas límite y los plazos es, por lo tanto, una delas funciones principales delexpedientedigitaldel personal.
Tan pronto como se alcanza el plazo de antelación para una fecha de vencimiento concreta, se pueden ejecutar automáticamente acciones de seguimiento. Por ejemplo, se envía un correo electrónico y/o se abre la lista de tareas pendientes para la persona responsable de la tarea, indicando que la tarea o el documento deben tramitarse. De este modo, la lista de tareas pendientes ayuda a los empleados en su trabajo diario.
Además de la lista de tareas integrada, lo ideal es que las fechas y los plazos de una tarea también se puedan sincronizar con MS Exchange. Dependiendo de la configuración, estos aparecerán entonces como una cita o una tarea, por ejemplo, en la aplicación MS Outlook de la persona responsable.
Tareas, listas de comprobación y flujos de trabajo
Existe una gran variedad de procesos relacionados con los documentos, como elproceso de aprobación, que a menudo requiere mucho tiempo yesfuerzo, y que con frecuencia exige varias rondas de coordinación antes de que un documento sea finalmente aprobado. En muchos casos, también es necesaria una coordinación ad hoc, que no se puede planificar con antelación. Una solución la ofrece unflujo de trabajo asistido por ordenador—integrado, idealmente, en el expediente digital del personal— que facilita la gestión de las tareas.
Dentro del expediente digital del personal, se pueden definir tareas para un empleado, para el propio expediente o incluso para documentos concretos, y estas tareas se pueden asignar a uno o más destinatarios. Esto se lleva a cabo mediante la generación automática de correos electrónicos que contienen enlaces al expediente o al documento; sin embargo, también puede crear citas en Outlook o generar tareas que se transfieren al sistema de Outlook.
Las tareas también pueden aplicarse a más de una persona, de modo que, por ejemplo, se pueda asignar una tarea a todos los miembros de un grupo específico.
Para tareas más complejas que constan de varios pasos, debería ser posible utilizarlistas de comprobación de flujos de trabajo predefinidas quecontengan varias actividades individuales. Los elementos de la lista de comprobación, a su vez, pueden enlazar con otras funciones del sistema de gestión de expedientes de personal o con funciones del sistema (SAP) conectado.
Generación automatizada de documentos
Lo ideal es que un expediente de personal digital ofrezca generación de documentos integrada. Estafunción genera automáticamente versiones personalizadas detodo tipo de documentos y formularios —ya sean cartas individuales o fusiones de correspondencia—, así como para la generación masiva en MS Office, PDF u otros formatos de impresión. También permite la creación de correos electrónicos con formato.
Las plantillas de documentos predefinidas especificanla estructura y el diseño, los contenidos de las respectivas secciones para los distintos tipos de documentos y sus períodos de validez correspondientes. Además, se puede definir caso por caso si se debe permitir a los usuarios realizar cambios o adiciones posteriormente.
La creación posterior de documentos se simplifica, en particular, gracias a que los fragmentos de texto —en forma de variables insertadas e infotipos individuales de SAP— pueden rellenarseautomáticamente con datos de los sistemas SAP.
Evaluaciones de rendimiento con solo pulsar un botón
Ungeneradorintegradode evaluaciones de rendimientotambién permite crear de forma rápida y sencilla evaluaciones de rendimiento para los empleados. Para ello, un empleado autorizado del departamento de RR. HH. recurre a un conjunto de fragmentos de texto predefinidos. Se selecciona el módulo de texto adecuado para calificar las distintas áreas de evaluación. En combinación con los datos existentes del expediente personal, el resultado es undocumento de referenciaestandarizadopero personalizado.
A continuación, los documentos generados pueden archivarse automáticamente mediante mecanismos estándar en formato Word o PDF en el archivo electrónico, en SAP Folder Management o en cualquier otro sistema de archivo, donde pueden almacenarse para su uso futuro.
En resumen: la generación automatizada de documentos reduce significativamente los tiempos de respuesta y mejora la calidad de los mismos.
Envío por correo electrónico cifrado de las nóminas
El procesamiento de las nóminas supone una auténtica pérdida de tiempo y dinero. Cada mes, los datos de RR. HH. y de nóminas deben imprimirse, encuadernarse y, a continuación, enviarse por correo o distribuirse internamente a los empleados. Pero este tedioso papeleo puede pasar a ser cosa del pasado, ya que el expediente digital del personal ofrece la opción de enviar las nóminas digitalmente a los empleados por correo electrónico. Por supuesto, la seguridad de estos datos confidenciales debe garantizarse mediante un cifrado de alta calidad.
Los destinatarios deben poder darse de alta en el proceso electrónico a través de un portal de autoservicio intuitivo. Allí también establecen una contraseña segura para abrir y guardar los documentos PDF enviados por correo electrónico. Un empleado autorizado del departamento de RR. HH. puede ajustar de forma flexible el contenido, los archivos adjuntos y la hora de envío del correo electrónico en el sistema SAP.
El envío electrónico y cifrado también es posible para otra información de RR. HH., como certificados o referencias laborales.Esto ahorra los elevadoscostesde franqueoy eliminala necesidad de una laboriosa distribución a los buzones.
2.3 Archivo a prueba de auditorías y destrucción controlada de documentos
Hasta su destrucción definitiva, una vez transcurrido el plazo mínimo de conservación, los documentos se almacenan de forma segura en el expediente digital del personal. Esto significa que se archivan de forma a prueba de auditorías en uno o varios archivos conectados.
Para ello,todos los cambios realizados en un documentose documentan de forma fiable a lo largo de toda su «vida útil». Esto permite —incluso décadas más tarde— rastrear quién realizó un cambio y cuándo.
Opcionalmente, los documentos pueden almacenarse con un cifrado de alta seguridad, lo que garantiza que el acceso quede restringido a las personas autorizadas, que pueden consultar la información bien de forma implícita, en función de sus roles y permisos, bien de forma explícita, introduciendo una contraseña.
Muchos tipos de documentos están sujetos a períodos mínimos de conservación dediversa duración o —por ejemplo, en el caso de las cartas de cese y desistimiento— a un período máximo de conservación. Sin embargo, los períodos de conservación se olvidan con facilidad, o puede haber falta de claridad respecto a qué documentos concretos ya podrían o deberían destruirse. Esto puede dar lugar a situaciones jurídicamente indeseables o inadmisibles en el archivo de datos.
Un expediente digital de personal ofrece diversas funciones automatizadas para evitarlo. Por ejemplo, los documentos pueden enviarse para su destrucción organizada, ya sea de forma semiautomática —enviando un recordatorio al empleado responsable— o de forma totalmente automática una vez que haya expirado el plazo mínimo de conservación. Si esto no es técnicamente posible a través del archivo conectado, se lleva a cabo una eliminación lógica, es decir, se bloquea el acceso al documento para que no pueda recuperarse.Esto garantiza que solose conservenlosdatosnecesarios:ni más ni menos.
En lo que respecta a los expedientes de personal, es importante cumplir tanto con los requisitos externos como con los internos de la empresa. Entre ellos se incluyen, en particular, la definiciónde funciones, responsabilidades y derechos de acceso, así como, por ejemplo, el archivo a prueba de auditorías y el cumplimiento de la legislación en materia de seguridad social y del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea en lo que respecta a los plazos mínimos y máximos de conservación.
La Asociación Independiente para los Sistemas Organizativos y de Información (VOI e.V.) resumeen 10 puntos cuándose considera que un documento está archivado de forma que resista una auditoría yqué requisitosdebe cumplir un sistema a prueba de auditorías:
Además, se aplican los principiosdel Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), según los cuales los documentos y los datos solo podrán conservarse durante el tiempo que sean necesarios para los fines previstos.
3.1 Máxima seguridad de los datos
Un expediente digital de personal ofrece unnivelmuyalto de protección frente a modificaciones no autorizadas—algo impensable con documentos en papel «desprotegidos» y archivos en una red—, ya sea porque las modificaciones pasan desapercibidas desde el principio o porque resulta casi imposible determinar quién las ha realizado. El archivo digital de documentos en un expediente personal digital ofrece, por lo tanto, seguridad a múltiples niveles.
Los documentos de recursos humanos contienen datos confidenciales que son difíciles de proteger y que no pueden protegerse con suficiente detalle cuando se almacenan en formato papel. Por ejemplo, si un empleado desea consultar su expediente personal, simplemente se le concedeacceso de lectura temporala la información que le concierne.
Del mismo modo, en función del rol y el puesto del empleado,debenconcedersepermisos diferenciadosdesde el principio —hasta el nivel de campo y para documentos individuales— de modo que se pueda especificar quién está autorizado a consultar, crear y editar qué información.
Además, debería ser posible el inicio de sesión único, lo que significa que al iniciar sesión en el sistema una sola vez se concede inmediatamente acceso al expediente personal digital.
En general, un expediente personal digital protege la información y los documentos de forma mucho más eficaz contra el acceso no autorizado y la destrucción que los expedientes en papel.
3.2 Cumplimiento del RGPD
De conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea,los datos personalessolopuedenconservarse durante el tiempo necesario y limitarse estrictamente a la finalidad especificada. Esto también se aplica al contenido de un expediente personal. Mientras estos se mantengan en formato en papel, esto significa que los expedientes personales deben revisarse periódicamente —es decir, por lo general al menos una vez al año— para detectar contenidos que ya no puedan conservarse, y dichos contenidos deben eliminarse y destruirse. Esto requiere mucho tiempo y, cuando se trata de un gran número de expedientes de personal, no puede realizarse manualmente a un coste económicamente razonable.
Por lo tanto, un expediente de personal digital debería contarcon un conjunto integrado de reglas quepermita establecer períodos de conservación diferenciados,así como mecanismos de eliminación automatizada paraexpedientes, clases de documentos y tipos de documentos. En momentos predefinidos o al vencimiento de plazos específicos, los documentos y archivos se purgan y eliminan automáticamente sin intervención alguna por parte de los empleados, a menos que se hayan añadido manualmente notas de conservación específicas que impidan la eliminación en determinadas situaciones excepcionales. Opcionalmente, los documentos pueden cifrarse para que el acceso quede restringido incluso para grupos funcionalescon permisos especiales.