De levenscyclus van het digitale personeelsdossier begint met het digitaliseren van papieren documenten met behulp van een scanner of het aanmaken van elektronische documenten. Zodra deze documenten in de elektronische bestanden van de software zijn opgeslagen , begint de actieve „levensfase” van het personeelsdossier: hier kunnen documenten en informatie worden beheerd, bewerkt, doorzocht, in versleutelde vorm worden verzonden (loonstroken), digitaal worden ondertekend, geanalyseerd en nog veel meer. Het einde van de levenscyclus wordt gekenmerkt door de auditconforme archivering van personeelsdossiers in aangesloten archieven, waar ze – afhankelijk van het documenttype en de wettelijke vereisten – voor verschillende perioden worden bewaard, totdat ze uiteindelijk veilig worden vernietigd (d.w.z. volledig gewist). De onderstaande afbeelding illustreert de workflow en het potentiële functiebereik van een digitaal personeelsdossier.
2.1 Document- en informatievastlegging
Ongeacht de vorm waarin de relevante informatie wordt ontvangen of bestaat (brieven, notities, e-mails, sollicitatieformulieren), moet deze centraal en op een gestructureerde manier in het digitale personeelsdossier worden opgeslagen om als basis te dienen voor optimaal gebruik.
Digitalisering
Papieren documenten en faxen moeten bij ontvangst eerst worden gedigitaliseerd voordat ze worden gearchiveerd. Dit kan zowel centraal (bijvoorbeeld via een scanstation) als decentraal gebeuren met behulp van een eenvoudige scanner op individuele werkplekken.
Tijdens het digitaliseren moeten de documenten idealiter onmiddellijk worden geïndexeerd, en moeten bijvoorbeeld contactgegevens worden herkend, geclassificeerd en geëxtraheerdmet behulp van OCR. Ook uit webformulieren, e-mails enz.moet automatische gegevensextractiemogelijk zijn. Deze gegevens worden vervolgens, samen met het volledige document, gearchiveerd met een inhoudsgebaseerde verwijzing naar de bijbehorende personeelsstamgegevens.
Een barcodefunctie ishierbij nuttig. Met barcodes kunnen documenten tijdens het scanproces aan verschillende dossiers en registers worden toegewezen. Als inkomende documenten een barcode bevatten, worden ze ook automatisch toegewezen aan een proces in het documentbeheersysteem en op een controleerbare manier opgeslagen in het bijbehorende elektronische dossier.
Afgezien van het plaatsen van de papieren documenten in de scanner, verlopen het digitaliseringsproces en de overdracht van de relevante gegevens dus volledig automatisch.
Importeren en aanmaken van MS Office-documenten en e-mails
De meeste documenten die relevant zijn voor een dossier, worden binnen bedrijven aangemaakt met behulp van MS Office-toepassingen of zijn al in deze formaten opgeslagen op het bedrijfsnetwerk. Om deze documenten in het kader van een dossier snel voor iedereen beschikbaar te maken, moet een digitaal personeelsdossier ook gangbare toepassingen zoals MS Word, Excel, Outlook en vele andere ondersteunen. Dit maakt het mogelijkoméén ofmeer Office-bestanden tegelijkertijdsnel te archiverenvanuit elke map in Verkenner of rechtstreeks vanuit de Office-toepassing.
Er moet op worden gelet dat er een consistente naamgevingsconventie wordt gebruikt voor zowel nieuw aangemaakte als gescande documenten.
Een belangrijk kenmerk van een digitaal personeelsdossier is de mogelijkheidom e-mails op te slaan, te beheren en op de juiste wijze te archiveren. Deze auditbestendige archivering van e-mails is echter alleen effectief als de e-mail ongewijzigd wordt gearchiveerd – dat wil zeggen, als alle opmaak, bijlagen, enzovoort, behouden blijven. Idealiter zou de HR-software e-mails rechtstreeks vanuit het e-mailprogramma (bijv. MS Outlook) in het digitale personeelsdossier moeten importeren en ze daar archiveren – inclusief alle tekstopmaak en bijlagen.
Mocht het later nodig zijn om dergelijke elementen automatisch doorzoekbaar te maken, dan is geïntegreerde optische tekenherkenning (OCR) voor afbeeldingen, grafieken, enz. nuttig.
2.2 Het elektronische personeelsdossier – Functies
Het elektronische dossier vormt de kern van software voor het digitaal beheer van personeelsdossiers.
Standaard wordt voor elke medewerker en elk proces een elektronisch dossier bijgehouden. Dit dossier organiseert op overzichtelijke wijze alle personeelsgerelateerde documenten en contracten, socialezekerheids- en belastingdocumenten, kopieën van officiële certificaten en andere gegevens.
De structuur van het elektronische dossier moet centraal definieerbaar zijn voor elk dossier- of procestype. Hierdoor kan de structuur verschillen voor werknemers die onder een cao vallen en voor werknemers die daar niet onder vallen, zoals gepensioneerden of voormalige werknemers.
Om ervoor te zorgen dat alle benodigde documenten voor een specifiek proces beschikbaar zijn, is het ook mogelijk om een minimumaantal documenten vast te stellen dat in een specifieke map moet worden opgeslagen. Afhankelijk van het procestype kan niet alleen de structuur van het dossier anders worden gedefinieerd, maar ook de indeling en het aantal submappen, evenals afhankelijkheden en de bijbehorende geldigheidscontroles.
Naast de gedefinieerde bestandsstructuur moet het mogelijk zijn om naar behoefte een willekeurig aantal extra submappen aan te maken.
Tijdelijke toegang
Elke medewerker heeft het recht op inzage in zijn of haar personeelsdossier. Een digitaal personeelsdossier moet dit ook ondersteunen door het mogelijk te maken dat delen van het dossier op zelfbedieningsbasis worden ‘uitgeleend’ – bijvoorbeeld door de ondernemingsraad of de personeelsraad. Hiervoor krijgt de betreffende medewerker tijdelijke toegangsrechten totspecifieke inhoud. Hierdoor is het niet meer nodig om de inhoud van papieren dossiers vooraf te sorteren op documenten die mogelijk niet mogen worden ingezien.
Geoptimaliseerd zoeken naar documenten
Digitaal opgeslagen documenten die moeilijk te „vinden“ zijn, bieden geen noemenswaardig voordeel ten opzichte van papieren archivering of opslag in het bestandssysteem van het bedrijfsnetwerk.
Een digitaal personeelsdossier moet daaromsnelle terugvinding mogelijk maken viadiverse zoekfuncties. Om dit te bereiken, worden documenten bij het importeren of aanmaken automatisch en volledig geïndexeerd – idealiter zou dit mogelijk moeten zijn voor alle formaten, of het nu gaat om e-mails, e-formulieren, PDF’s of gescande documenten. Zelfs bestaande elektronische archieven kunnen op deze manier met terugwerkende kracht worden herkend, waardoor ze eenvoudig doorzoekbaar zijn via full-text-zoekopdrachten.
Versiebeheer
Of het nu gaat om papieren documenten of documenten die op een netwerk zijn opgeslagen, het is moeilijk om te garanderen dat ze niet dubbel worden opgeslagen, gelijktijdig worden bewerkt of in verschillende versies worden gebruikt.
Om deze reden moet een digitaal personeelsdossier ook versiebeheer bieden, idealiter meteen „check-in/check-out”-functie. Zodra een medewerker een opgeslagen document buiten het dossier bewerkt, wordt het uitgecheckt en is het niet langer beschikbaar voor bewerking door anderen totdat het weer wordt ingecheckt. Bij het inchecken wordt het bewerkte document vervolgens opgeslagen als een nieuwe versie.
Gearchiveerde MS Office-documenten kunnen ook rechtstreeks vanuit het digitale dossier in de betreffende Office-toepassing worden geopend en direct in het dossier worden bewerkt met behulp van de vertrouwde Word-interface. Ook in dit geval vindt het versiebeheer automatisch plaats bij het opslaan.
Een andere belangrijke – en anders zo tijdrovende – factoris het vergelijken van documentversies. Om snel te controleren wat er in een MS Word- of PDF-document is gewijzigd, moet een digitaal personeelsdossier de mogelijkheid bieden om verschillende documentversiesmet elkaar te vergelijken en elke wijziging in één oogopslag weer te geven.
Versiebeheer maakt het dus mogelijk om de ontwikkeling van een document of contract te traceren – vanaf de conceptfase, via herzieningen, tot aan de huidige versie – zelfs jaren later.
Taken, afspraken en deadlines bijhouden
Om processen optimaal en efficiënt in te richten, is het essentieel om taken duidelijk toe te wijzen en bij te houden, en om terugkerende, noodzakelijke procedures vast te leggen in de vorm van workflows. Alleen zo kan worden gewaarborgd dat verwerkings- en besluitvormingsprocedures worden gevolgd en dat taken op de meest efficiënte manier worden afgehandeld.
Taken, deadlines en vervaldata
Het automatisch bijhouden van vervaldata en deadlines isdaarom een vande kernfuncties van het digitalepersoneelsdossier.
Zodra de doorlooptijd voor een specifieke vervaldatum is bereikt, kunnen vervolgacties automatisch worden uitgevoerd. Er wordt bijvoorbeeld een e-mail verzonden en/of de takenlijst wordt geopend voor de persoon die verantwoordelijk is voor de taak, waarmee wordt aangegeven dat de taak of het document moet worden verwerkt. De takenlijst ondersteunt medewerkers zo bij hun dagelijkse werkzaamheden.
Naast de geïntegreerde takenlijst kunnen data en deadlines voor een taak idealiter ook worden gesynchroniseerd met MS Exchange. Afhankelijk van de instellingen verschijnen deze dan bijvoorbeeld als een afspraak of taak in de MS Outlook-toepassing van de verantwoordelijke persoon.
Taken, checklists en workflows
Er bestaat een grote verscheidenheid aan documentgerelateerde processen, zoals het vaak tijdrovende enarbeidsintensieve goedkeuringsproces, dat vaak meerdere coördinatierondes vereist voordat een document definitief wordt goedgekeurd. In veel gevallen is ook ad-hoccoördinatie nodig, die niet van tevoren kan worden gepland. Een oplossing wordt geboden door eencomputergestuurde workflow–idealiter geïntegreerd in het digitale personeelsdossier– waarmee taken eenvoudig kunnen worden beheerd.
Binnen het digitale personeelsdossier kunnen taken worden gedefinieerd voor een medewerker, het dossier zelf of zelfs individuele documenten, en deze taken kunnen aan één of meer ontvangers worden toegewezen. Dit gebeurt door het automatisch genereren van e-mails met links naar het dossier of document; het kan echter ook afspraken in Outlook aanmaken of taken genereren die naar het Outlook-systeem worden overgebracht.
Taken kunnen ook voor meer dan één persoon gelden, zodat bijvoorbeeld aan alle leden van een specifieke groep een taak kan worden toegewezen.
Voor complexere taken met meerdere stappen moet het mogelijk zijn omvooraf gedefinieerde workflow-checklistste gebruikendieverschillende afzonderlijke activiteiten bevatten. De checklistitems kunnen op hun beurt weer koppelen aan andere functies van het personeelsdossierbeheersysteem of aan functies van het gekoppelde (SAP-)systeem.
Geautomatiseerde documentgeneratie
Idealiterbiedt een digitaal personeelsdossier geïntegreerde documentgeneratie. Dezefunctie genereert automatisch op maat gemaakte versies vanalle soorten documenten en formulieren – als afzonderlijke brieven of via mailmerge – evenals voor bulkgeneratie in MS Office, PDF of andere afdrukformaten. Het maakt ook het aanmaken van opgemaakte e-mails mogelijk.
Vooraf gedefinieerde documentsjablonen bepalende structuur en lay-out, de inhoud van de afzonderlijke secties voor de verschillende documenttypes en hun respectieve geldigheidsduur. Bovendien kunt u per geval bepalen of gebruikers later wijzigingen of aanvullingen mogen aanbrengen.
Het vervolgens aanmaken van documenten wordt met name vereenvoudigd doordat tekstpassages – in de vorm van ingevoegde variabelen en individuele SAP-infotypes –automatisch kunnen wordengevuld met gegevens uit SAP-systemen.
Functiebeoordelingen met één muisklik
Een geïntegreerdegenerator voor functiebeoordelingenmaakt het ook snel en eenvoudig om functiebeoordelingen en evaluaties voor medewerkers op te stellen. Hiervoor put een bevoegde HR-medewerker uit een pool van vooraf gedefinieerde tekstfragmenten. De juiste tekstmodule wordt geselecteerd voor het beoordelen van de verschillende evaluatiegebieden. In combinatie met de bestaande gegevens uit het personeelsdossier resulteert dit in een gestandaardiseerden toch gepersonaliseerd referentiedocument.
De gegenereerde documenten kunnen vervolgens automatisch via standaardmechanismen in Word- of PDF-formaat worden gearchiveerd in het elektronische dossier, SAP Folder Management of een ander archief, waar ze kunnen worden bewaard voor toekomstig gebruik.
Samenvattend: geautomatiseerde documentgeneratie verkort de doorlooptijden aanzienlijk en verbetert de kwaliteit van de documenten.
Versleutelde e-mailverzending van loonstroken
De verwerking van loonstroken is een echte tijd- en kostenverslinder. Elke maand moeten HR- en salarisgegevens worden afgedrukt, ingebonden en vervolgens per post verzonden of intern onder de medewerkers verspreid. Maar dit vervelende papierwerk kan nu tot het verleden behoren, aangezien het digitale personeelsdossier de mogelijkheid biedt om loonstroken digitaal via e-mail naar medewerkers te verzenden. Uiteraard moet de veiligheid van deze gevoelige gegevens worden gewaarborgd door middel van hoogwaardige versleuteling.
Ontvangers moeten zich via een intuïtief selfserviceportaal kunnen aanmelden voor het elektronische proces. Hier stellen ze ook een veilig wachtwoord in om de via e-mail verzonden PDF-documenten te openen en op te slaan. Een bevoegde HR-medewerker kan de inhoud, bijlagen en verzendtijd van de e-mail flexibel aanpassen in het SAP-systeem.
Elektronische, versleutelde verzending is ook denkbaar voor andere HR-informatie, zoals certificaten of arbeidsreferenties.Ditbespaart hoge verzendkostenen maaktde omslachtige distributie naar brievenbussen overbodig.
2.3 Auditbestendige archivering en gecontroleerde vernietiging van documenten
Tot aan de definitieve vernietiging, nadat de minimale bewaartermijn is verstreken, worden de documenten veilig bewaard in het digitale personeelsdossier. Dit betekent dat ze op een auditbestendige manier worden gearchiveerd in een of meer gekoppelde archieven.
Daartoewordenalle wijzigingen die aan een document worden aangebracht, gedurende de gehele „levensduur“ ervanbetrouwbaar gedocumenteerd. Hierdoor is het mogelijk – zelfs decennia later – om na te gaan wie een wijziging heeft aangebracht en wanneer.
Optioneel kunnen documenten worden opgeslagen met zeer veilige versleuteling, waardoor de toegang beperkt blijft tot bevoegde personen die de informatie kunnen inzien, hetzij impliciet op basis van hun rol en rechten, hetzij expliciet door een wachtwoord in te voeren.
Voor veel documenttypes gelden minimale bewaartermijnen vanverschillende duur of – bijvoorbeeld in het geval van sommatiebrieven – een maximale bewaartermijn. Bewaartermijnen worden echter gemakkelijk vergeten, of er kan onduidelijkheid bestaan over welke individuele documenten al vernietigd zouden kunnen of moeten worden. Dit kan leiden tot juridisch ongewenste of ontoelaatbare situaties bij de archivering van gegevens.
Een digitaal personeelsdossier biedt diverse geautomatiseerde functies om dit te voorkomen. Documenten kunnen bijvoorbeeld worden doorgestuurd voor georganiseerde vernietiging, hetzijsemi-automatisch – door een herinnering te sturen naar de verantwoordelijke medewerker – hetzij volledig automatisch zodra de minimale bewaartermijn is verstreken. Als dit technisch niet mogelijk is via het aangesloten archief, vindt er een logische verwijdering plaats – dat wil zeggen dat de toegang tot het document wordt geblokkeerd, zodat het niet meer kan worden opgehaald.Dit zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijkegegevens worden bewaard –niet meer en niet minder.
Naar het interview met Julia: Maak kennis met Digital SHEro: Julia