A faturação eletrónica é uma realidade cada vez mais presente nos negócios em todo o mundo. Em Portugal, a transição para a fatura eletrónica está a ser implementada de momento, sendo que as empresas devem estar preparadas para adotar este novo sistema. O decreto-lei 123/2018, de 28 de dezembro, estabeleceu prazos para essa transição, sendo então importante que as empresas entendam as implicações e oportunidades desta mudança.
O próximo passo
A fatura eletrónica é uma realidade na União Europeia desde 2014 sendo que Portugal deveria tê-la adotado em 2019, especialmente nas transações com entidades públicas. No entanto, o prazo foi prorrogado pelo decreto-lei 123/2018, que deu mais tempo para as grandes empresas e PMEs se adaptarem a esta mudança. Atualmente, entidades do Estado já colocaram esta medida em prática. Para as empresas não qualificadas como PMEs, a partir de 18 de abril, a fatura eletrónica tornou-se obrigatória nas transações com o governo. As restantes empresas, sejam PMEs ou microempresas, devem adotar a fatura eletrónica a partir de janeiro de 2021.
Uma mudança positiva
A transição para a fatura eletrónica é vista como uma mudança positiva no mercado e um sinal de “esperança” para Portugal recuperar algum do tempo perdido e construir o modelo certo para a fatura eletrónica na administração pública. O governo delegou a coordenação dessa implementação para a ESPAP (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública), que definiu os requisitos técnicos e funcionais. O objetivo é criar um modelo que responda aos interesses do Estado e das empresas com as quais trabalha.
Mais que um PDF
A adoção da fatura eletrónica em Portugal não significa a uniformização do software. A legislação define um formato de dados estruturados puramente digitais, e o PDF não se enquadra nessa categoria. Isso significa que os órgãos públicos devem receber faturas no novo formato europeu, adaptado para Portugal pela ESPAP através da norma técnica CIUS-PT. Os fornecedores devem, depois, escolher de que forma vão construir esse formato e qual a rede que vão usar para fazer chegar esses dados aos seus clientes da Administração Pública. No entanto, no cenário empresarial, o PDF ainda é amplamente utilizado, especialmente nas transações B2B (empresa para empresa).
Investimento com retorno garantido
A transição para a faturação eletrónica requer investimento por parte das empresas. Isto inclui atualização de software, customização do sistema ERP e, possivelmente, a contratação de serviços de entidades certificadas para garantir a integridade dos dados transmitidos. O custo desses serviços pode variar, dependendo do número de faturas emitidas e do fornecedor escolhido. No entanto, o retorno do investimento é garantido. As faturas eletrónicas são armazenadas digitalmente por dez anos, o que economiza custos com um arquivo físico. Além disso, há uma redução significativa de tempo e recursos humanos, uma vez que o processo de emissão e envio de faturas é simplificado e mais eficiente.
Preparando-se para a mudança
As empresas devem estar cientes dos prazos estabelecidos para a adoção da fatura eletrónica. É importante entender as implicações desse novo sistema, bem como as oportunidades criadas, como por exemplo a redução de tempo e recursos. À medida que os prazos se aproximam, as empresas devem dedicar mais atenção a esse assunto para garantir que estejam prontas para cumprir os requisitos legais.
A transição para a faturação eletrónica em Portugal é uma evolução necessária nos negócios, sendo que as empresas que se adaptarem a essa mudança poderão colher os benefícios a longo prazo.
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