O Decreto Lei N.º 28/2019 veio alterar a obrigatoriedade das empresas no que diz respeito ao arquivo de declarações fiscais. Leia no artigo o que mudou e descubra quais as suas novas obrigações.
10 anos passa a ser o prazo que os sujeitos passivos têm a obrigatoriedade de arquivar e conservar todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte (se outro prazo não resultar de disposição especial). Esta obrigatoriedade abrange também a documentação de analise, programação e execução de tratamentos informáticos, e às copias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade.
Nos casos que os sujeitos passivos exerçam direito cujo prazo é superior ao referido, a obrigação de arquivo e conservação de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes.
Quando, por meios informáticos, a contabilidade ou a faturação e estabelecida, deve ser assegurado o seguinte:
Armazenamento de registos durante o período legalmente estabelecido; através de:
- Preservação em condições de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utilização sem restrições, a todo o tempo;
- Existência de controlos de integridade, impedindo a sua alteração, destruição ou inutilização;
- Abrangência dos dados que sejam necessários à completa e exaustiva reconstituição e verificação da fundamentação de todas as operações fiscalmente relevantes;
A sua acessibilidade e legibilidade pela AT da informação, através da disponibilidade de:
- Funções ou programas para acesso controlado aos dados. Independentemente dos sistemas informáticos e respetivas versões em uso no momento do processamento;
- ii) Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exatas para suportes ou equipamentos correntes no mercado;
- Documentação, apresentada sob forma legível, que permita a sua interpretação.
A digitalização e arquivação em formato eletrónico é uma opção para os documentos em formado papel. Devem ser guardados de forma sequencial e que respeite o plano de arquivo de cada exercício. O processo de digitalização deve garantir a reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais. Não se pode perder resolução nem informação.
A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel, apenas pode ocorrer quando digitalizados e quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços (após exercido o direito à dedução).
Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel têm o valor probatório dos documentos originais. Isto quando obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico.
Plano de arquivo
O plano de arquivo deve conter um ficheiro com a lista dos documentos fiscalmente relevantes aí registados. Os sujeitos passivos que possuam ou devam possuir sistemas informáticos de faturação ou contabilidade podem gerar um ficheiro com o mesmo formato e estrutura de dados seguir as regras definidas para o preenchimento do ficheiro a que se refere a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março. Estes são ainda obrigados a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos. Os originais e as cópias de segurança devem ser armazenados em locais distintos. Devem ser reunidas ainda condições de conservação e segurança necessárias a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.
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