Wat is contractbeheer?

Contractbeheer wordt vaak gelijkgesteld aan contractadministratie. Hieronder wordt uitgelegd waarom contractbeheer meer is dan alleen het administratief beheer van contracten.

1.1 Wat is een contract?

Contracten vormen de basis van alle zakelijke activiteiten. Volgens de definitie van Wikipedia is een contract„een overeenkomst tussen ten minste twee partijen, die elk een wilsverklaring afleggen. […] Een contract coördineert en reguleert sociaal gedrag door middel van een wederzijdse verbintenis. Een contract wordt vrijwillig aangegaan tussen twee (of meer) partijen. In het contract belooft elke partij de andere partij iets specifieks te doen of na te laten (en daarmee een door de andere partij gewenste dienst te verlenen).“

De term„contract“ kan nog ruimer worden geïnterpreteerd, in die zin dat deze ook vrijwillige verbintenissen omvat — bijvoorbeeld ten aanzien van nationale en internationale technische, professionele of sociale normen. Dit kan ook worden omschreven als een contract dat een partij met zichzelf aangaat.

Contracten zijn complexe structuren en worden gevormd door tal van factoren, zoals machtsverhoudingen, economische contexten en wettelijke kaders, die voortdurend veranderen. Bijgevolg vormt het opstellen van een contract op zich al een grote uitdaging en vereist het sterke onderhandelingsvaardigheden van alle betrokken partijen, waarbij men zich er altijd van bewust moet zijn dat over het hoofd geziene factoren of fouten in het contract kunnen leiden tot hoge risico’s en kosten in geval van een crisis. Wie echter al in de onderhandelingsfase zorgt voor een ordelijk en proactief contractbeheer, kan van tevoren garanderen dat in geval van een crisis (d.w.z. contractbreuk) de gevolgen en kosten voor de eigen onderneming tot een minimum worden beperkt. Tegelijkertijd wordt het onderhandelingsproces zelf geoptimaliseerd, neemt de transparantie toe en wordt geld bespaard.

1.2 Wat is contractbeheer?

Contractbeheer verwijst naar het alomvattende proces van het plannen, uitvoeren en beheren van contracten tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Het omvat zowel het gestructureerd beheer van contractonderhandelingen als de effectieve uitvoering en aanpassing van contracten, waarbij rekening wordt gehouden met technische, tijdsgerelateerde, personeels- en financiële aspecten.

Contractbeheer wordt in het Engels aangeduid als „Contract Management“ of, in bredere zin,als „Contract Lifecycle Management“(CLM).

Daarentegen wordt onder „contractadministratie“ doorgaans verstaan: het louter geordend archiveren van eerder gesloten contracten voor toekomstig gebruik. Hoewel dit de basis vormt voor georganiseerd contractbeheer, omvat het slechts een klein onderdeel ervan. In dit opzicht is de definitie van contractbeheer veelomvattender.

Contractbeheer onderscheidt zich van eenvoudige contractadministratie en archivering vooral doordat het contractgegevens beschikbaar stelt voor het actief monitoren en beïnvloeden van bedrijfsprocessen en op vele gebieden ondersteuning biedt. In veel bedrijven zonder „echt“ contractbeheer gebeurt dit met behulp van Excel-analyses of kleine, op maat gemaakte oplossingen – maar uitgebreide analyses en rapportages zijn met deze methoden nauwelijks mogelijk, of alleen tegen hoge kosten.

1.3 Welke taken vallen onder contractbeheer?

Om contracten en bijbehorende documenten en bestanden optimaal te beheren, is het niet voldoende om alleen de opslag te optimaliseren. Idealiter ondersteunt een contractbeheersysteem alle processen gedurende de gehele levenscyclus van een contract. Dit begint doorgaans met het digitaliseren en aanmaken van documenten, gaat verder met het gebruik en de controle van contracten en documenten, en eindigt met auditbestendige archivering of vernietiging.

In de literatuur wordt een breed scala aan taken en componenten genoemd. Deze omvatten:

• Het zoeken en terugvinden van contracten op basis van een breed scala aan criteria, metagegevens en volledige-tekstzoekfuncties (ook wel vrije-tekstzoekfuncties genoemd).
• Het digitaliseren van papieren contracten en het opslaan ervan in het digitale contractdossier, inclusief tekstherkenning en OCR
• Auditbestendige opslag van alle documenten, correspondentie en e-mails
• Het bewaken van data en deadlines
• Geautomatiseerde herinneringen in elektronische vorm
• Geautomatiseerde aanmaak van contracten en documenten
• Versiebeheer en het vergelijken van documenten
• Taakbeheer voor terugkerende en ad-hoc-taken
• Workflowbeheer
• Goedkeuringen en autorisaties
• Elektronische handtekeningen die aan de wettelijke vereisten voldoen via handtekeningsoftware
• Implementatie van alle voorschriften inzake gegevensbescherming, bijvoorbeeld in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• Contractmonitoring
• Risicobeheer voor contracten en contractuele relaties
• Contractbeheer en SAP-integratie

2.1 Hoe verloopt de digitalisering van bestaande contracten?

Papieren dossiers, contracten en alle andere soorten documenten moeten worden gedigitaliseerd voordat ze elektronisch kunnen worden opgeslagen. Idealiter gebeurt dit direct na ontvangst van de papieren post (vroegtijdig scannen) of nadat de verwerking is voltooid (laat scannen).

Het scannen kan op verschillende manieren plaatsvinden: extern via een gespecialiseerde dienstverlener, of intern – hetzij via een postkamer, hetzij, per geval, met behulp van groeps- of werkstationscanners.

Contractbeheer biedt een zelfstandige functie voor optische tekenherkenning (OCR). Als het scannen wordt uitgevoerd door een externe dienstverlener, bespaart dit extra kosten. Zelfs bestaande elektronische archieven kunnen achteraf met OCR worden verwerkt, waardoor ze eenvoudig doorzoekbaar worden met behulp van full-text search.

2.2 Voldoen de contracten aan de meest recente AVG-voorschriften?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die in mei 2018 van kracht werd, is voornamelijk gericht op het verbeteren van de grensoverschrijdende bescherming van persoonsgegevens. Naast het versterken van de rechten van betrokkenen, beoogt deze verordening de transparantie met betrekking tot gegevensverwerking te vergroten. Contracten bevatten doorgaans een breed scala aan gegevens die onder de AVG vallen. Betrokkenen hebben het recht op inzage in informatie over de verwerking van hun gegevens. Tegelijkertijd kunnen zij verzoeken om correctie, verwijdering of beperking van de verwerking. In dergelijke gevallen kan het contractbeheersysteem rapporten genereren naar aanleiding van verzoeken om verwijdering of correctie van gegevens. Tegelijkertijd hebben verschillende afdelingen binnen een bedrijf dankzij de procesdocumentatie in het contractbeheersysteem op elk moment toegang tot de geschiedenis van het verzoek van een betrokkene.

2.3 Hoe wordt er precies omgegaan met IFRS 15 en 16?

De nieuwe International Financial Reporting Standards 15 (Opbrengsten uit contracten met klanten) en IFRS 16 (Leaseovereenkomsten) treden respectievelijk in 2018 en 2019 in werking en stellen hogere eisen aan kostenberekenings- en boekhoudsystemen. Bedrijven moeten alle bestaande leaseovereenkomsten herzien en opnieuw beoordelen en voor financiële verslaglegging gegevens vastleggen die voorheen niet werden gedocumenteerd. Het aanpassen van bestaande processen is vaak onvermijdelijk. Aan deze nieuwe vereisten van IFRS 15 en IFRS 16 kan worden voldaan met een contractbeheeroplossing die speciaal voor dit doel is ontworpen. Effectief contractbeheer zorgt ervoor dat contracten worden voorbereid voor inventarisatie en classificatie, voldoet aan documentatievereisten, maakt snellere analyse mogelijk en levert de boekhoudkundige informatie die nodig is voor de jaarrekening.

2.4 Is integratie met MS Outlook mogelijk?

Volgens cijfers van BITKOM ontvangt elke werkende professional gemiddeld 18 werkgerelateerde e-mails per dag. Geëxtrapoleerd over een maand komt dat neer op ongeveer 400 e-mails, en over een heel jaar op bijna 5.000 e-mails per medewerker met betrekking tot zakelijke transacties. Deze e-mails blijven echter vaak in de inbox van de ontvanger staan. Dit wijdverbreide probleem is niet ideaal voor snelle en goed gestructureerde bedrijfsprocessen, aangezien het er in feite toe leidt dat belangrijke informatie niet beschikbaar is voor andere afdelingen en medewerkers. Dit kan worden opgelost door online communicatie op strategische wijze beschikbaar te maken.

Een belangrijk kenmerk van contractbeheer is daarom de mogelijkheid om ook e-mails op te slaan, te beheren en op de juiste wijze te archiveren. Deze auditconforme archivering van e-mails is echter alleen effectief als de e-mail ongewijzigd wordt gearchiveerd – dat wil zeggen, als alle opmaak, bijlagen enzovoort behouden blijven. Een goed contractbeheersysteem importeert e-mails vanuit MS Outlook rechtstreeks in het elektronische dossier en archiveert ze daar, samen met alle tekstopmaak en bijlagen.

2.5 Kan het opstellen van contracten worden geautomatiseerd?

Contractbeheer ondersteunt het opstellingsproces van een contract en document niet alleen door een voltooid document vast te leggen of te importeren, maar ook door het mogelijk te maken documenten of Excel-spreadsheets automatisch aan te maken op basis van aangepaste sjablonen en gegevens uit het SAP-systeem.

Medewerkers van een bedrijf besteden vaak een groot deel van hun werktijd aan het herhaaldelijk opstellen van dezelfde soorten documenten, het ophalen van gegevens uit het SAP-systeem, het afdrukken ervan en het verzenden ervan.

Met geautomatiseerde documentgeneratie kunnen alle soorten documenten – zoals contracten, begeleidende brieven, formulieren, bevestigingen, aanvragen enz. – automatisch en op maat worden aangemaakt als individuele of standaardbrieven, maar ook voor massaproductie, in MS Office, PDF (PDF/A) of andere afdrukformaten, en verzonden met een automatisch gearchiveerde kopie in het betreffende digitale contractdossier

Het genereren van documenten kan gebeurtenis- of gebruikersgestuurd plaatsvinden via een dialoogvenster, tijd- of gebeurtenisgestuurd zijn, of worden geactiveerd als gevolg van een SAP-afdrukopdracht of een SAP-rapport. Als de waarden van de variabelen achteraf veranderen, worden deze indien nodig ook bijgewerkt in het reeds gegenereerde en individueel aangepaste document.

Wat juridische nauwkeurigheid betreft, biedt het geautomatiseerd opstellen van contracten en standaarddocumenten een enorme verlichting. Dit proces is gebaseerd op juridisch gecontroleerde tekstmodules die altijd up-to-date worden gehouden. De sjablonen zijn voor iedereen bindend. Er kunnen speciale bepalingen, landspecifieke clausules of paragrafen – zoals die voor vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsovereenkomsten – worden toegevoegd. Hierdoor kunnen zelfs niet-juristen efficiënt en nauwkeurig documenten opstellen.

Dit voorkomt niet alleen kostbare typefouten, maar minimaliseert ook risico’s. Bovendien is het bij standaardcontracten niet nodig om de juridische afdeling in te schakelen. Dit verkort de doorlooptijden aanzienlijk en verlaagt zowel de administratieve als de arbeidskosten.

2.6 Wat gebeurt er als contracten veranderen of als er een herziening van het contract heeft plaatsgevonden?

Als tijdens de onderhandelingsfase – die mogelijk jaren geleden heeft plaatsgevonden – de afzonderlijke tussenstappen, opmerkingen en nevenafspraken niet zijn gedocumenteerd en gearchiveerd, wordt het vaak moeilijk om elk detail van het contract te traceren. Waarom zijn bepaalde clausules geschrapt? Waarom zijn clausules op de ene manier geformuleerd en niet op een andere? Wat was destijds eigenlijk de bedoeling?

Zelfs tijdens een lopende onderhandelingsfase kan het zeer nuttig zijn om te zien welke wijzigingen de andere partij heeft aangebracht.

Om de ontwikkeling van een document of contract te kunnen traceren – vanaf de conceptfase via wijzigingen die tijdens de looptijd zijn aangebracht tot de huidige status – slaat een goed contractbeheersysteem bewerkte MS Office- en PDF-documenten automatisch op als nieuwe versies wanneer ze in het elektronische dossier worden opgeslagen, ongeacht of het document rechtstreeks in het systeem of via ‘check-out’/inchecken – dat wil zeggen door het buiten het contractbeheersysteem te exporteren en vervolgens weer terug te zetten. Hierdoor is het mogelijk om zelfs jaren later onduidelijkheden op te sporen, deze indien nodig op te lossen en daardoor mogelijk proceskosten te verminderen of zelfs te vermijden.

Om snel te controleren welke wijzigingen de andere partij in een MS Word- of PDF-document heeft aangebracht, kunnen verschillende documentversies binnen het systeem worden vergeleken en is elke wijziging in één oogopslag zichtbaar.

Kunt u als verantwoordelijke uit uw hoofd zeggen waar bepaalde contracten, documenten en e-mails binnen uw bedrijf zijn opgeslagen? Welke daarvan zijn actueel, nog steeds geldig of verouderd? Wanneer lopen contractvoorwaarden af en hoe hoog zijn de huidige betalingsverplichtingen? Of, in het geval van inkomende facturen: zijn deze gerechtvaardigd als er geen bijbehorende inkooporder, geen contract of geen fysieke ontvangst van goederen is?

In de praktijk is het beantwoorden van deze en andere belangrijke vragen vaak moeilijk of vergt het een aanzienlijke administratieve inspanning. Dit komt doordat informatie binnen bedrijven verspreid is over verschillende afdelingen, mappen, databases, Excel-spreadsheets of afzonderlijke systemen. Met een gestructureerd, proactief contractbeheersysteem op basis van contractbeheersoftware worden alle afdelingen (bijv. verkoop, inkoop, personeelszaken, juridische afdeling) en het bedrijf als geheel in staat gesteld om proactief op te treden in plaats van louter te reageren.

Zodra contracten en informatie op een auditconforme manier in een contractbeheersoftwaresysteem zijn opgeslagen, hebben alle medewerkers bedrijfsbreed direct toegang tot deze gegevens, zonder verdere vertraging of het gebruik van diverse zoekfuncties. Idealiter bepalen medewerkers zelf hoe en via welk platform zij toegang krijgen tot het contractdossier – of dat nu via een mobiel apparaat, MS Outlook, MS SharePoint of MS Windows is.

Contractbeheer is een van de belangrijkste managementtaken. Het omvat onder andere risicomonitoring, toezicht op de naleving van contracten en uitgavenanalyse.

Contractbeheer ondersteunt het bedrijf hierbij met een breed scala aan analyse- en rapportagemogelijkheden. Idealiter kunnen deze interactief worden gesorteerd, gegroepeerd, opgeteld en qua weergave worden aangepast.

Een 360°-integratie van stamgegevens uit het onderliggende ERP-systeem – zoals leveranciersstamgegevens, materiaalstamgegevens en organisatorische elementen (rekeningen, kostenplaatsen, projecten en nog veel meer) – biedt besluitvormers optimale transparantie. Alle informatie wordt vervolgens op intelligente wijze gekoppeld – zowel historisch als prospectief – in combinatie met de uitgebreide, toekomstgerichte dataset van het contractbeheersysteem. Het bedrijf kan dan eenvoudig en interactief de impact op toekomstig zakelijk succes simuleren, gerichte strategische beslissingen nemen en bijvoorbeeld zijn leveranciersportfolio stroomlijnen.

spelen een belangrijke rol en zijn inmiddels in diverse vormen ingeburgerd als managementinstrument bij veel bedrijven. In Duitsland is dit onder meer te danken aan de wet inzake controle en transparantie in het bedrijfsleven (KonTraG), die in 1998 van kracht werd.

Deze wet verplicht het bedrijfsmanagement om een bedrijfsbreed vroegtijdig waarschuwingssysteem voor risico’s te hanteren en om verklaringen over risico’s en de risicostructuur van de onderneming vast te leggen als onderdeel van de jaarrekening.

Onder ‘risicobeheer’ wordt verstaan: het systematisch omgaan met risico’s. In het algemeen streven bedrijven ernaar om:

• risico’s te vermijden
• risico’s te beperken, en
• risico’s over te dragen.

Daartoe is het risicobeheerproces onderverdeeld in vier fasen:

• Identificatie van risico’s
• Risicobeoordeling
• Risicobeheersing
• Monitoring van risico’s

De risicobeheerfunctie van het contractbeheer beheert leveranciers- en klantrisico’s gedurende de gehele zakelijke relatie in overeenstemming met de bovengenoemde organisatieniveaus.

De meeste middelgrote en grote bedrijven gebruiken SAP-software als hun bedrijfsbeheer- of commerciële platform. Waarom zouden de contracten en documenten die verband houden met de processen in het SAP-systeem dan extern moeten worden beheerd?

Er zijn verschillende aanbieders van „SAP-geïntegreerde“ contractbeheersystemen. Maar wat houdt dat eigenlijk in?

Sommigen interpreteren ‘100 procent integratie’ met SAP-systemen als niets meer dan het toetsen van contractbeheersgegevens aan SAP-stamgegevens, zoals leveranciers, klanten en kostenplaatsen. Dit betreft echter slechts geïsoleerde koppelingen vanuit een systeem van een derde partij naar het SAP-systeem.

Een contractbeheersysteem dat daarentegen 100 procent geïntegreerd is – in de ware zin van het woord – is vanaf de basis geïntegreerd met het SAP-systeem en volledig interfacevrij. Het digitale SAP-contractdossier is daarmee een natuurlijk onderdeel van het SAP-platform. Alleen op deze manier is een naadloze informatie-uitwisseling binnen het SAP-ecosysteem mogelijk.

Een dergelijke diepgaande procesintegratie opent de deur naar talrijke scenario’s. Zo kan contractbeheer procesmatig worden geïntegreerd met de standaard SAP-modules voor Financiën, Controlling, Verkoop, Inkoop en vele andere, en is het toegankelijk vanuit elke functie binnen het SAP-systeem.

Contracten en documenten worden dus niet alleen afzonderlijk beheerd, maar worden consistent en transparant in kaart gebracht in de context van transactie-, contract-, kosten- en boekingsrelaties. Facturen en betalingsschema’s kunnen automatisch inkooporders en contracten in het standaard SAP-systeem aanmaken en activeren, en tevens daadwerkelijke FI- en FI-AA/CO-boekingen in het SAP-systeem voorbereiden of genereren. SAP Contract Management is dus slechts de eerste stap op weg naar een uitgebreid, in SAP geïntegreerd contractbeheer.

7.1 Contractbeheer

Contractbeheer als centraal informatiecentrum
Alle informatie met betrekking tot een contract is direct beschikbaar binnen Contractbeheer, zoals koppelingen met andere contracten of objecten, factureringsschema’s, serviceniveaus, enzovoort. De soorten informatie die voor een contract kunnen worden aangemaakt, kunnen flexibel worden aangepast. Uiteraard zijn daar ook alle bijbehorende documenten voor een contract te vinden. Alles staat op één plek.

Het elektronische dossier
Voor elk contract houdt Contractbeheer een elektronisch dossier bij waarin alle bijbehorende documenten in een overzichtelijke structuur worden opgeslagen. De structuur wordt daarom bij voorkeur centraal gedefinieerd voor elk contract of dossiertype. Om ervoor te zorgen dat alle benodigde documenten voor een specifiek contract beschikbaar zijn, wordt een minimumaantal documenten vastgesteld dat in het betreffende dossier moet worden opgeslagen. Afhankelijk van het contracttype kan niet alleen de bestandsstructuur verschillend worden gedefinieerd, maar ook de indeling en het aantal submappen, evenals afhankelijkheden en de bijbehorende geldigheidscontroles. Naast de gedefinieerde bestandsstructuur kunnen naar behoefte extra submappen worden aangemaakt – zelfs tijdens lopende werkzaamheden.

Geoptimaliseerd zoeken
Bij uitsluitend op papier gebaseerde contracten kost alleen al het zoekproces veel tijd – vooral wanneer documenten verspreid zijn over meerdere locaties en eerst moeten worden opgevraagd. Maar zelfs digitaal opgeslagen documenten die moeilijk te vinden zijn, bieden een bedrijf geen noemenswaardig voordeel ten opzichte van papieren archivering of opslag in het bestandssysteem van het bedrijfsnetwerk. Contractbeheer maakt het daarom mogelijk om opgeslagen documenten en alle beschikbare informatie snel terug te vinden via diverse zoekfuncties.

Taken, data en deadlines bewaken
Actief contractbeheer optimaliseert en versnelt bedrijfsprocessen. Dit geldt niet alleen voor de fase waarin het contract tot stand komt, waarin contracten in korte tijd moeten worden opgesteld, onderhandeld en afgerond. Ook tijdens de looptijd van het contract moet rekening worden gehouden met een breed scala aan data en deadlines, en moeten taken worden voltooid. Om deze workflows optimaal en efficiënt in te richten, moeten taken duidelijk worden toegewezen en bijgehouden.

Het bijhouden van deadlines en vervaldata is een van de kernfuncties van contractbeheer en optimaliseert de workflow in elke fase van de contractlevenscyclus. Deadlines en vervaldata kunnen gedurende de looptijd van het contract terugkeren of slechts eenmalig voorkomen. Onder andere het volgende wordt bijgehouden:

• Minimale looptijden
• Opzegtermijnen
• Verlengingsopties
• Overschrijdingen van drempelwaarden
• Vervolgacties
• Minimale en maximale bewaartermijnen

Zodra de doorlooptijd voor een specifieke deadline is bereikt, kunnen vervolgacties worden uitgevoerd. De verantwoordelijke medewerker ontvangt dan een e-mailmelding en een nieuwe taak in de takenlijst, of het bijbehorende vervolgproces wordt automatisch in gang gezet. Dit kan bijvoorbeeld het verlengen of beëindigen van het contract omvatten.

Taakbeheer (ook wel taakopvolging genoemd), inclusief het escalatieproces, vormt een aanvulling op de bewaking van deadlines en vervaldata en op de takenlijst, waarmee voor elk contract en document verschillende taken kunnen worden gedefinieerd. Gebruikers kunnen deze taken niet alleen voor zichzelf, maar ook voor andere personen of afdelingen aanmaken.

Wat contracten en documenten betreft, wordt het dagelijkse werk echter ook gekenmerkt door een breed scala aan terugkerende, noodzakelijke processen – zoals het vaak tijdrovende en arbeidsintensieve goedkeuringsproces. Een in het contractbeheersysteem geïntegreerde, machinaal ondersteunde workflow biedt hier een oplossing, waardoor het beheer van taken eenvoudig wordt. Het contractbeheersysteem genereert bijvoorbeeld gebeurtenissen voor de SAP Business Workflow en kan zelf door de SAP Business Workflow worden gebruikt. Standaard workflowscenario’s zijn geïmplementeerd en kunnen worden aangepast; andere kunnen op elk moment worden aangemaakt, bijvoorbeeld voor klachtenbeheer.

Alleen met dit soort taak- en workflowbeheer kan het bedrijf ervoor zorgen dat verwerkings- en besluitvormingsprocedures worden gevolgd en dat processen optimaal worden afgehandeld. Bovendien worden medewerkers ontlast van de last om alle deadlines bij te houden door zelf herinneringen in te stellen of Post-its op hun schermen te plakken.

7.2 Contractarchivering

Documenten blijven veilig bewaard tot hun definitieve vernietiging, bijvoorbeeld nadat de minimale bewaartermijn is verstreken. Dit betekent dat ze op een auditbestendige manier worden opgeslagen in een gekoppeld archief – of, afhankelijk van de toepassing en specifieke omstandigheden, in meerdere archieven – zoals op de contractbeheerserver zelf of in andere gevestigde systemen, zoals die van OpenText of SAP.

Daartoe worden alle wijzigingen die in het document worden aangebracht, betrouwbaar en traceerbaar geregistreerd gedurende de gehele „levensduur“ van een contract en document. Hierdoor is het mogelijk – zelfs decennia later – om vast te stellen wie wat en wanneer heeft gewijzigd.

Nadat het contract is verlopen, gelden voor originele contracten wettelijke bewaartermijnen van verschillende duur, afhankelijk van het type contract. De eerste documenten uit de contractonderhandelingsfase zouden echter al kunnen worden vernietigd zodra het contract afloopt en de garantieverplichting vervalt. Deze termijnen worden echter vaak snel vergeten, waardoor er bergen papier opstapelen die al lang geleden hadden kunnen worden vernietigd.

Contractbeheer biedt diverse geautomatiseerde processen om dit te voorkomen. Documenten kunnen voor georganiseerde vernietiging worden doorgestuurd, hetzij semi-automatisch – via een herinnering aan de verantwoordelijke medewerker – hetzij volledig automatisch zodra de minimale bewaartermijn is verstreken.

Er is een breed scala aan software voor contractbeheer beschikbaar, en de functies daarvan lopen sterk uiteen. De volgende vragen kunnen u helpen bij het kiezen van de juiste oplossing voor uw bedrijf:

• Welke soorten documenten en contracten moeten worden beheerd, en om hoeveel documenten gaat het?
• Welke afdelingen gaan het systeem gebruiken, en wat zijn hun specifieke vereisten of bestaande technische vaardigheden?
• Welke factoren zijn voor u bijzonder belangrijk als het gaat om digitaal contractbeheer? Wat is het doel van contractbeheer? Digitalisering, snellere zoekmogelijkheden, gegevensbeveiliging, gebruiksgemak, analyse- en rapportagefuncties, enzovoort?
• Welke andere systemen moeten in het digitale contractbeheersysteem worden geïntegreerd – bijvoorbeeld als uw bedrijf al SAP gebruikt?
• Zijn er speciale vereisten, zoals meertalige ondersteuning of toegankelijke softwarebediening?