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¡Conócenos!La gestión de contratos suele equipararse con la administración de contratos. A continuación se explica por qué la gestión de contratos es algo más que la mera administración de los mismos.
1.1 ¿Qué es un contrato?
Los contratos constituyen la base de todas las actividades empresariales. Según la definición de Wikipedia, un contrato es«un acuerdo entre al menos dos partes, cada una de las cuales realiza una declaración de intenciones». […] Un contrato coordina y regula el comportamiento social a través de un compromiso mutuo. Un contrato se celebra de forma voluntaria entre dos (o más) partes. En el contrato, cada parte se compromete con la otra a hacer o a abstenerse de hacer algo específico (y, por lo tanto, a prestar un servicio deseado por la otra parte)».
El término «contrato» puede interpretarse de forma aún más amplia, en el sentido de que también incluye compromisos voluntarios —por ejemplo, con normas técnicas, profesionales o sociales nacionales e internacionales—. Esto también puede describirse como un contrato que una parte celebra consigo misma.
Los contratos son estructuras complejas y están determinados por numerosos factores, como las dinámicas de poder, los contextos económicos y los marcos jurídicos, que cambian constantemente. En consecuencia, el mero diseño de un contrato plantea retos importantes y exige sólidas habilidades de negociación por parte de todas las partes implicadas, siempre con la conciencia de que los factores pasados por alto o los errores en el contrato pueden acarrear riesgos y costes elevados en caso de crisis. Sin embargo, quienes garantizan una gestión de contratos ordenada y proactiva ya desde la fase de negociación pueden asegurar de antemano que, en caso de crisis (es decir, un incumplimiento del contrato), las consecuencias y los costes para su propia empresa se mantendrán al mínimo. Al mismo tiempo, se optimiza el propio proceso de negociación, se aumenta la transparencia y se ahorra dinero.
1.2 ¿Qué es la gestión de contratos?
La gestión de contratos se refiere al proceso integral de planificación, ejecución y administración de los contratos entre clientes y contratistas. Abarca la gestión estructurada de las negociaciones contractuales, así como la aplicación y adaptación efectivas de los contratos, teniendo en cuenta aspectos técnicos, temporales, de personal y financieros.
La gestión de contratos se denomina en inglés«Contract Management» o, de forma más amplia,«Contract Lifecycle Management»(CLM).
Por el contrario, por «administración de contratos» se entiende generalmente el mero archivo organizado de contratos ya celebrados para su futura consulta. Si bien esto constituye la base de una gestión organizada de contratos, solo abarca una pequeña parte de la misma. En este sentido, la definición de gestión de contratos es más amplia.
La gestión de contratos se diferencia de la simple administración y archivo de contratos principalmente en que pone los datos de los contratos a disposición para supervisar e influir activamente en los procesos empresariales y proporciona apoyo en muchas áreas. En muchas empresas que carecen de una «verdadera» gestión de contratos, esto se lleva a cabo mediante análisis en Excel o pequeñas soluciones personalizadas; sin embargo, con estos métodos apenas es posible realizar análisis e informes exhaustivos, o solo a un coste muy elevado.
1.3 ¿Qué tareas conlleva la gestión de contratos?
Para gestionar de forma óptima los contratos y los documentos y archivos relacionados, no basta con optimizar simplemente el almacenamiento. Lo ideal es que un sistema de gestión de contratos dé soporte a todos los procesos a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato. Esto suele comenzar con la digitalización y la creación de documentos, continúa con el uso y el control de los contratos y documentos, y termina con el archivo o la destrucción a prueba de auditorías.
La bibliografía enumera una amplia variedad de tareas y componentes. Entre ellos se incluyen:
2.1 ¿Cómo funciona la digitalización de los contratos existentes?
Los expedientes en papel, los contratos y cualquier otro tipo de documento deben digitalizarse antes de poder almacenarse electrónicamente. Lo ideal es que esto se haga inmediatamente tras la recepción del correo en papel (digitalización temprana) o una vez finalizada la tramitación (digitalización tardía).
El escaneo puede realizarse de varias formas: de forma externa, a través de un proveedor de servicios especializado, o de forma interna, ya sea mediante una sala de correo o, según cada caso, utilizando escáneres de grupo o de puesto de trabajo.
La gestión de contratos ofrece una función independiente de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Si el escaneo lo realiza un proveedor de servicios externo, esto supone un ahorro de costes adicionales. Incluso los archivos electrónicos ya existentes pueden procesarse retroactivamente con OCR, lo que permite realizarlos búsquedas fácilmente mediante la búsqueda de texto completo.
2.2 ¿Cumplen los contratos con la normativa más reciente del RGPD?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que entró en vigor en mayo de 2018, se centra principalmente en mejorar la protección transfronteriza de los datos personales. Además de reforzar los derechos de los interesados, tiene como objetivo aumentar la transparencia en lo que respecta al tratamiento de datos. Los contratos suelen contener una amplia variedad de datos protegidos por el RGPD. Los interesados tienen derecho a acceder a la información sobre el tratamiento de sus datos. Al mismo tiempo, pueden solicitar la rectificación, la supresión o la limitación del tratamiento. En tales casos, el sistema de gestión de contratos puede generar informes en respuesta a las solicitudes de supresión o rectificación de datos. Al mismo tiempo, gracias a la documentación de los procesos en el sistema de gestión de contratos, los distintos departamentos de una empresa pueden acceder en cualquier momento al historial de las solicitudes de un interesado.
2.3 ¿Cómo se abordan exactamente las NIIF 15 y 16?
Las nuevas Normas Internacionales de Información Financiera 15 (Ingresos procedentes de contratos con clientes) y NIIF 16 (Arrendamientos) entran en vigor en 2018 y 2019, respectivamente, y plantean mayores exigencias a los sistemas de cálculo de costes y contabilidad. Las empresas deben revisar y reevaluar todos los contratos de arrendamiento existentes y recopilar datos que antes no estaban documentados a efectos de la información financiera. A menudo es inevitable ajustar los procesos existentes. Estos nuevos requisitos de las NIIF 15 y NIIF 16 pueden cumplirse con una solución de gestión de contratos diseñada específicamente para este fin. Una gestión eficaz de los contratos permite preparar los contratos para su inventario y clasificación, cumple con los requisitos de documentación, facilita un análisis más rápido y proporciona la información contable necesaria para los estados financieros anuales.
2.4 ¿Es posible la integración con MS Outlook?
Según cifras de BITKOM, cada profesional en activo recibe una media de 18 correos electrónicos relacionados con el trabajo al día. Extrapolado a un mes, eso supone aproximadamente 400 correos electrónicos, y a lo largo de un año, cerca de 5.000 correos electrónicos por empleado relacionados con transacciones comerciales. Sin embargo, estos correos electrónicos suelen quedarse en la bandeja de entrada del destinatario. Este problema tan extendido no es ideal para unos procesos empresariales rápidos y bien estructurados, ya que, en la práctica, impide que otros departamentos y empleados tengan acceso a información importante. Esto puede resolverse poniendo a disposición de forma estratégica las comunicaciones en línea.
Por lo tanto, una característica importante de la gestión de contratos es la capacidad de almacenar, gestionar y archivar adecuadamente también los correos electrónicos. Sin embargo, este archivo de correos electrónicos conforme a los requisitos de auditoría solo es eficaz si el correo se archiva sin modificaciones, es decir, si se conservan todo el formato, los archivos adjuntos, etc. Un buen sistema de gestión de contratos importa los correos electrónicos desde MS Outlook directamente al archivo electrónico y los archiva allí, junto con todo el formato del texto y los archivos adjuntos.
2.5 ¿Se puede automatizar la creación de contratos?
La gestión de contratos facilita el proceso de creación de un contrato y de un documento no solo mediante la captura o importación de un documento ya elaborado, sino también permitiendo la creación automatizada de documentos u hojas de cálculo de Excel basadas en plantillas personalizadas y datos del sistema SAP.
Los empleados de la empresa suelen dedicar gran parte de su tiempo de trabajo a crear repetidamente los mismos tipos de documentos, a recuperar datos del sistema SAP, a imprimirlos y a enviarlos.
Con la generación automatizada de documentos, todo tipo de documentos —como contratos, cartas de presentación, formularios, confirmaciones, consultas, etc.— pueden personalizarse de forma automática como cartas individuales o tipo, así como para su producción en masa, en MS Office, PDF (PDF/A) u otros formatos de impresión, y enviarse con una copia automática archivada en el correspondiente expediente digital del contrato.
La generación de documentos puede estar controlada por eventos o por el usuario a través de un cuadro de diálogo, ser controlada por tiempo o por eventos, o activarse como resultado de una salida de impresión de SAP o de un informe de SAP. Si los valores de las variables cambian posteriormente, también se actualizan en el documento ya generado y modificado individualmente según sea necesario.
En cuanto a la exactitud jurídica, la creación automatizada de contratos y documentos estándar supone un gran alivio. Este proceso se basa en módulos de texto revisados jurídicamente que se mantienen siempre actualizados. Las plantillas son vinculantes para todos. Se pueden añadir disposiciones especiales, cláusulas específicas de cada país o párrafos —como los relativos a los acuerdos de confidencialidad y protección de datos—. Esto permite incluso a quienes no son juristas crear documentos de forma eficiente y precisa.
Esto no solo elimina costosos errores tipográficos, sino que también minimiza los riesgos. Además, no es necesario involucrar al departamento jurídico para los contratos estándar. Esto reduce significativamente los tiempos de respuesta, así como los costes administrativos y de personal.
2.6 ¿Qué ocurre si los contratos cambian o se ha llevado a cabo una revisión del contrato?
Si, durante la fase de negociación —que puede haber tenido lugar hace años—, no se documentaron ni archivaron los pasos intermedios, los comentarios y los acuerdos paralelos, a menudo resulta difícil rastrear cada detalle del contrato. ¿Por qué se eliminaron determinadas cláusulas? ¿Por qué se redactaron las cláusulas de una forma y no de otra? ¿Cuál era realmente la intención en aquel momento?
Incluso durante una fase de negociación en curso, puede resultar muy útil ver qué cambios ha introducido la otra parte.
Para poder rastrear la evolución de un documento o contrato —desde la fase de borrador, pasando por los cambios realizados durante su vigencia, hasta su estado actual—, un buen sistema de gestión de contratos guarda automáticamente los documentos editados de MS Office y PDF como nuevas versiones cuando se archivan en el sistema electrónico, independientemente de si el documento se ha editado directamente en el sistema o mediante un proceso de check-out/reincorporación—, es decir, exportándolo fuera del sistema de gestión de contratos y volviéndolo a transferir. Esto permite detectar ambigüedades incluso años después, resolverlas si es necesario y, en consecuencia, reducir o incluso evitar los costes de un posible litigio.
Para comprobar rápidamente qué cambios ha realizado la otra parte en un documento de MS Word o PDF, se pueden comparar las diferentes versiones del documento dentro del sistema, y cada cambio se puede visualizar de un solo vistazo.
Como responsable, ¿puedes decirme así, de memoria, dónde se guardan en tu empresa determinados contratos, documentos y correos electrónicos? ¿Cuáles de ellos están vigentes, siguen siendo válidos o han caducado? ¿Cuándo vencen las condiciones de los contratos y a cuánto ascienden las obligaciones de pago actuales? O, en el caso de las facturas recibidas: ¿están justificadas si no hay una orden de compra correspondiente, ni un contrato, ni un albarán de entrega físico?
En la práctica, responder a estas y otras preguntas importantes suele resultar difícil o requiere un esfuerzo administrativo considerable. Esto se debe a que la información dentro de las empresas se encuentra dispersa entre diferentes departamentos, carpetas, bases de datos, hojas de cálculo de Excel o sistemas independientes. Con un sistema de gestión de contratos estructurado y proactivo basadoen un software de gestión de contratos, todos los departamentos (por ejemplo, ventas, compras, recursos humanos o jurídico) y la empresa en su conjunto están en condiciones de actuar de forma proactiva en lugar de limitarse a reaccionar.
Una vez que los contratos y la información se almacenan en un sistema de software de gestión de contratos de forma conforme a los requisitos de auditoría, todos los empleados pueden acceder a ellos directamente en toda la empresa sin más demora ni necesidad de buscarlos mediante diversas funciones de búsqueda. Lo ideal es que los empleados decidan por sí mismos cómo y a través de qué plataforma acceden al archivo del contrato, ya sea mediante un dispositivo móvil, MS Outlook, MS SharePoint o MS Windows.
La gestión de contratos es una de las tareas de gestión más importantes. Incluye, entre otras cosas, la supervisión de riesgos, el control del cumplimiento de los contratos y el análisis del gasto.
La gestión de contratos ayuda a la empresa en este sentido con una amplia gama de opciones de análisis y generación de informes. Lo ideal es que estos se puedan ordenar, agrupar, totalizar y personalizar de forma interactiva en su presentación.
Una integración de 360° de los datos maestros del sistema ERP subyacente —como los datos maestros de proveedores, los datos maestros de materiales y los elementos organizativos (cuentas, centros de coste, proyectos y mucho más)— proporciona a los responsables de la toma de decisiones una transparencia óptima. A continuación, toda la información se vincula de forma inteligente —tanto de forma histórica como prospectiva— junto con el amplio conjunto de datos prospectivos del sistema de gestión de contratos. De este modo, la empresa puede simular de forma fácil e interactiva el impacto en el éxito empresarial futuro, tomar decisiones estratégicas específicas y, por ejemplo, optimizar su cartera de proveedores.
desempeñan un papel importante y se han consolidado ya, en diversas formas, como herramienta de gestión en muchas empresas. En Alemania, esto se debe, entre otras cosas, a la Ley de Control y Transparencia en el Sector Empresarial (KonTraG), que entró en vigor en 1998.
Esta ley exige a la dirección de la empresa que implemente un sistema de alerta temprana de riesgos en toda la empresa y que documente las declaraciones relativas a los riesgos y a la estructura de riesgos de la empresa como parte de las cuentas anuales de la misma.
El «gestión de riesgos» se refiere al tratamiento sistemático de los riesgos. En general, las empresas tienen como objetivo:
Con este fin, el proceso de gestión de riesgos se divide en cuatro fases:
La función de gestión de riesgos de la gestión de contratos gestiona los riesgos relacionados con proveedores y clientes a lo largo de toda la relación comercial, de acuerdo con los niveles de organización mencionados anteriormente.
La mayoría de las empresas medianas y grandes utilizan el software SAP como plataforma de gestión empresarial o comercial. Entonces, ¿por qué deberían gestionarse externamente los contratos y documentos relacionados con los procesos del sistema SAP?
Existen diversos proveedores de sistemas de gestión de contratos «integrados con SAP». Pero, ¿qué significa eso realmente?
Algunos interpretan que la «integración al 100 %» con los sistemas SAP no significa más que cotejar los datos de gestión de contratos con los datos maestros de SAP, como proveedores, clientes y centros de coste. Sin embargo, esto solo implica interfaces aisladas desde un sistema de terceros hacia el sistema SAP.
Por el contrario, un sistema de gestión de contratos que esté integrado al 100 por ciento —en el sentido más estricto de la palabra— está integrado en el sistema SAP desde su base misma y carece por completo de interfaces. El expediente digital de contratos de SAP es, por tanto, un componente natural de la plataforma SAP. Solo así es posible un intercambio de información fluido dentro del ecosistema SAP.
Esta profunda integración de procesos abre la puerta a numerosos escenarios. Por ejemplo, la gestión de contratos puede integrarse en los procesos de los módulos estándar de SAP para Finanzas, Control de Gestión, Ventas, Compras y muchos otros, y se puede acceder a ella desde cualquier función dentro del sistema SAP.
De este modo, los contratos y los documentos no solo se gestionan de forma aislada, sino que se asignan de manera coherente y transparente en el contexto de las relaciones entre transacciones, contratos, costes y contabilizaciones. Los calendarios de facturación y pago pueden crear y activar automáticamente órdenes de compra y contratos en el sistema SAP estándar, así como preparar o generar contabilizaciones reales de FI y FI-AA/CO en el sistema SAP. La gestión de contratos de SAP es, por tanto, solo el primer paso hacia una gestión de contratos integral e integrada en SAP.
7.1 Gestión de contratos
La gestión de contratos como centro de información centralizado
Toda la información relacionada con un contrato está disponible directamente en la Gestión de contratos, como las relaciones con otros contratos u objetos, los planes de facturación, los niveles de servicio, etc. Los tipos de información que se pueden crear para un contrato se pueden personalizar de forma flexible. Por supuesto, allí también se pueden encontrar todos los documentos relacionados con un contrato. Todo está en un solo lugar.
El expediente electrónico
Para cada contrato, la Gestión de contratos mantiene un expediente electrónico en el que se almacenan todos los documentos relacionados en una estructura claramente organizada. Por lo tanto, lo ideal es que la estructura se defina de forma centralizada para cada contrato o tipo de expediente. Para garantizar que todos los documentos necesarios para un contrato específico estén disponibles, se define un número mínimo de documentos que deben almacenarse en el expediente correspondiente. Dependiendo del tipo de contrato, no solo se puede definir de forma diferente la estructura del expediente, sino también el diseño y el número de subcarpetas, así como las dependencias y las respectivas comprobaciones de validez. Además de la estructura de expediente definida, se pueden crear subcarpetas adicionales según sea necesario, incluso durante las operaciones en curso.
Búsqueda optimizada
En el caso de los contratos exclusivamente en papel, el mero proceso de búsqueda lleva mucho tiempo, especialmente cuando los documentos están dispersos en múltiples ubicaciones y hay que solicitarlos primero. Sin embargo, incluso los documentos almacenados digitalmente que son difíciles de localizar no ofrecen a una empresa ninguna ventaja significativa frente al archivo en papel o al almacenamiento en el sistema de archivos de la red de la empresa. Por lo tanto, la gestión de contratos permite recuperar rápidamente los documentos almacenados y toda la información disponible mediante diversas funciones de búsqueda.
Seguimiento de tareas, fechas y plazos
La gestión activa de contratos optimiza y acelera los procesos empresariales. Esto no solo se aplica a la fase de inicio del contrato, durante la cual los contratos deben redactarse, negociarse y formalizarse en un breve plazo de tiempo. Incluso durante la vigencia del contrato, hay que respetar una amplia gama de fechas y plazos, y deben completarse diversas tareas. Para diseñar estos flujos de trabajo de forma óptima y eficiente, las tareas deben asignarse y supervisarse con claridad.
El seguimiento de los plazos y las fechas límite es una de las funciones fundamentales de la gestión de contratos y optimiza el flujo de trabajo en cada etapa del ciclo de vida del contrato. Los plazos y las fechas límite pueden repetirse a lo largo de la vigencia del contrato o producirse solo una vez. Entre otras cosas, se supervisan los siguientes aspectos:
Tan pronto como se alcance el plazo de antelación para una fecha límite concreta, se pueden ejecutar acciones de seguimiento. El empleado responsable recibe entonces una notificación por correo electrónico y una nueva tarea en la lista de tareas pendientes, o bien se activa automáticamente el proceso de seguimiento correspondiente. Esto podría incluir, por ejemplo, la renovación o la rescisión del contrato.
La gestión de tareas (también conocida como seguimiento de tareas), incluido el proceso de escalado, complementa la supervisión de plazos y fechas de vencimiento, así como la lista de tareas pendientes, lo que permite definir diferentes tareas para cada contrato y documento. Los usuarios pueden crear estas tareas no solo para sí mismos, sino también para otras personas o departamentos.
Sin embargo, en lo que respecta a los contratos y documentos, una amplia variedad de procesos recurrentes y necesarios —como el proceso de aprobación, que a menudo requiere mucho tiempo y trabajo— también marcan el día a día. Un flujo de trabajo automatizado e integrado en el sistema de gestión de contratos ofrece una solución que facilita la gestión de las tareas. Por ejemplo, el sistema de gestión de contratos genera eventos para SAP Business Workflow y puede ser utilizado a su vez por este último. Se implementan escenarios de flujo de trabajo estándar que pueden personalizarse; además, es posible crear otros en cualquier momento, como por ejemplo para la gestión de reclamaciones.
Solo con este tipo de gestión de tareas y flujos de trabajo puede la empresa garantizar que se sigan los procedimientos de tramitación y toma de decisiones y que los procesos se gestionen de forma óptima. Además, libera a los empleados de la carga de tener que estar pendientes de todos los plazos, ya que no tienen que configurar sus propios recordatorios ni pegar notas adhesivas en sus pantallas.
7.2 Archivo de contratos
Los documentos permanecen seguros hasta su destrucción definitiva, por ejemplo, una vez expirado el plazo mínimo de conservación. Esto significa que se almacenan de forma que se pueda auditar en un archivo conectado —o, dependiendo de la aplicación y las circunstancias específicas, en varios archivos—, como en el propio servidor de gestión de contratos o en otros sistemas establecidos, como los de OpenText o SAP.
Con este fin, todos los cambios realizados en el documento se registran de forma fiable y trazable a lo largo de toda la «vida útil» del contrato y del documento. Esto permite —incluso décadas más tarde— determinar quién cambió qué y cuándo.
Una vez que el contrato caduca, se aplican a los contratos originales plazos de conservación legales de duración variable, en función del tipo de contrato. Sin embargo, los primeros documentos de la fase de negociación del contrato podrían destruirse tan pronto como finalice el contrato y caduque la obligación de garantía. No obstante, estos plazos suelen olvidarse rápidamente, y se acumulan montañas de papel que podrían haberse destruido hace mucho tiempo.
La gestión de contratos ofrece diversos procesos automatizados para evitarlo. Los documentos pueden enviarse a su destrucción organizada, ya sea de forma semiautomática —mediante un recordatorio al empleado responsable— o de forma totalmente automática una vez que haya expirado el plazo mínimo de conservación.
Existe una amplia gama de programas de gestión de contratos, y sus funcionalidades varían considerablemente. Las siguientes preguntas pueden ayudarte a elegir la solución más adecuada para tu empresa: