Destaque
Sucesso conjunto – com parcerias sólidas
Com os nossos parceiros, criamos soluções inovadoras e um impacto real para o seu futuro digital.
Os nossos parceirosA gestão de contratos é frequentemente equiparada à administração de contratos. A seguir, explica-se por que razão a gestão de contratos é mais do que a mera administração de contratos.
1.1 O que é um contrato?
Os contratos constituem a base de todas as atividades empresariais. De acordo com a definição da Wikipédia, um contratoé «um acordo entre, pelo menos, duas partes, cada uma das quais faz uma declaração de intenções». […] Um contrato coordena e regula o comportamento social através de um compromisso mútuo. Um contrato é celebrado voluntariamente entre duas (ou mais) partes. No contrato, cada parte promete à outra fazer ou abster-se de fazer algo específico (e, assim, prestar um serviço desejado pela outra parte).»
O termo«contrato» pode ser interpretado de forma ainda mais ampla, no sentido de que também inclui compromissos voluntários — por exemplo, em relação a normas técnicas, profissionais ou sociais nacionais e internacionais. Isto também pode ser descrito como um contrato que uma parte celebra consigo própria.
Os contratos são estruturas complexas e são moldados por muitos fatores, tais como dinâmicas de poder, contextos económicos e quadros jurídicos, que estão em constante mudança. Consequentemente, a própria conceção de um contrato coloca desafios significativos e exige fortes competências de negociação por parte de todas as partes envolvidas, sempre com a consciência de que fatores ignorados ou erros no contrato podem conduzir a riscos e custos elevados em caso de crise. No entanto, quem assegurar uma gestão de contratos ordenada e proativa logo na fase de negociação pode garantir antecipadamente que, em caso de crise (ou seja, uma violação do contrato), as consequências e os custos para a sua própria empresa serão reduzidos ao mínimo. Ao mesmo tempo, o próprio processo de negociação é otimizado, a transparência é aumentada e poupa-se dinheiro.
1.2 O que é a gestão de contratos?
A gestão de contratos refere-se ao processo abrangente de planeamento, implementação e administração de contratos entre clientes e contratantes. Abrange a gestão estruturada das negociações contratuais, bem como a implementação e adaptação eficazes dos contratos, tendo em conta aspetos técnicos, temporais, de pessoal e financeiros.
A gestão de contratos é designada em inglês por «Contract Management» ou, de forma mais abrangente,por «Contract Lifecycle Management»(CLM).
Em contrapartida, entende-se geralmente por «administração de contratos» o mero arquivo organizado de contratos previamente celebrados para futura consulta. Embora isto constitua a base de uma gestão organizada de contratos, abrange apenas um pequeno subconjunto da gestão de contratos. Neste aspeto, a definição de gestão de contratos é mais abrangente.
A gestão de contratos difere da simples administração e arquivo de contratos principalmente pelo facto de disponibilizar os dados dos contratos para monitorizar e influenciar ativamente os processos empresariais e fornecer apoio em muitas áreas. Em muitas empresas sem uma «verdadeira» gestão de contratos, isto é feito através de análises no Excel ou de pequenas soluções personalizadas — mas análises e relatórios abrangentes são praticamente impossíveis com estes métodos, ou apenas a um custo elevado.
1.3 Que tarefas estão envolvidas na gestão de contratos?
Para gerir contratos e documentos e ficheiros relacionados de forma ideal, não basta simplesmente otimizar o armazenamento. Idealmente, um sistema de gestão de contratos apoia todos os processos ao longo de todo o ciclo de vida do contrato. Isto começa normalmente com a digitalização e a criação de documentos, prossegue com a utilização e o controlo de contratos e documentos e termina com o arquivo ou a destruição em conformidade com os requisitos de auditoria.
A literatura enumera uma grande variedade de tarefas e componentes. Entre estes incluem-se:
2.1 Como funciona a digitalização dos contratos existentes?
Os ficheiros em papel, os contratos e todos os outros tipos de documentos têm de ser digitalizados antes de poderem ser armazenados eletronicamente. Idealmente, isto é feito imediatamente após a receção da correspondência em papel (digitalização antecipada) ou após a conclusão do processamento (digitalização tardia).
A digitalização pode ser realizada de várias formas: externamente, através de um prestador de serviços especializado, ou internamente — quer através de uma sala de correio, quer, caso a caso, utilizando scanners de grupo ou de estação de trabalho.
A gestão de contratos oferece uma função autónoma para o reconhecimento ótico de caracteres (OCR). Se a digitalização for realizada por um prestador de serviços externo, isso permite poupar custos adicionais. Mesmo os arquivos eletrónicos existentes podem ser processados retroativamente com OCR, permitindo que sejam facilmente pesquisados através da pesquisa de texto completo.
2.2 Os contratos cumprem os mais recentes regulamentos do RGPD?
O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), que entrou em vigor em maio de 2018, centra-se principalmente na melhoria da proteção transfronteiriça dos dados pessoais. Para além de reforçar os direitos dos titulares dos dados, visa aumentar a transparência no que diz respeito ao tratamento de dados. Os contratos contêm normalmente uma vasta gama de dados protegidos pelo RGPD. Os titulares dos dados têm o direito de aceder a informações sobre o tratamento dos seus dados. Ao mesmo tempo, podem solicitar a retificação, a eliminação ou a limitação do tratamento. Nesses casos, o sistema de gestão de contratos pode gerar relatórios em resposta a pedidos de eliminação ou retificação de dados. Ao mesmo tempo, graças à documentação dos processos no sistema de gestão de contratos, vários departamentos dentro de uma empresa podem aceder ao histórico do pedido de um titular de dados a qualquer momento.
2.3 Como é que as normas IFRS 15 e 16 são abordadas, exatamente?
As novas Normas Internacionais de Relato Financeiro 15 (Revenu de Contratos com Clientes) e IFRS 16 (Arrendamentos) entram em vigor em 2018 e 2019, respetivamente, e impõem exigências acrescidas aos sistemas de cálculo de custos e de contabilidade. As empresas têm de rever e reavaliar todos os contratos de locação existentes e recolher dados anteriormente não documentados para efeitos de relato financeiro. Muitas vezes, é inevitável ajustar os processos existentes. Estes novos requisitos ao abrigo das IFRS 15 e 16 podem ser cumpridos com uma solução de gestão de contratos especificamente concebida para este fim. Uma gestão eficaz de contratos prepara os contratos para inventário e classificação, cumpre os requisitos de documentação, permite uma análise mais rápida e fornece as informações contabilísticas necessárias para as demonstrações financeiras anuais.
2.4 É possível a integração com o MS Outlook?
De acordo com dados da BITKOM, cada profissional recebe, em média, 18 e-mails relacionados com o trabalho por dia. Extrapolando para um mês, isso equivale a aproximadamente 400 e-mails e, ao longo de um ano, a quase 5 000 e-mails por colaborador relacionados com transações comerciais. No entanto, estes e-mails permanecem frequentemente na caixa de entrada do destinatário. Este problema generalizado não é ideal para processos empresariais rápidos e bem estruturados, uma vez que impede efetivamente o acesso a informações importantes por parte de outros departamentos e colaboradores. Esta situação pode ser resolvida disponibilizando estrategicamente as comunicações online.
Uma característica importante da gestão de contratos é, portanto, a capacidade de armazenar, gerir e arquivar adequadamente os e-mails. No entanto, este arquivo de e-mails em conformidade com as normas de auditoria só é eficaz se o e-mail for arquivado sem alterações — ou seja, se toda a formatação, anexos, etc., forem preservados. Um bom sistema de gestão de contratos importa e-mails do MS Outlook diretamente para o ficheiro eletrónico e arquiva-os aí, juntamente com toda a formatação de texto e anexos.
2.5 É possível automatizar a criação de contratos?
A gestão de contratos apoia o processo de criação de um contrato e de um documento, não só através da captura ou importação de um documento finalizado, mas também permitindo a criação automatizada de documentos ou folhas de cálculo do Excel com base em modelos personalizados e dados do sistema SAP.
Os colaboradores da empresa passam frequentemente grande parte do seu tempo de trabalho a criar repetidamente os mesmos tipos de documentos, a recuperar dados do sistema SAP, a imprimi-los e a enviá-los.
Com a geração automatizada de documentos, todos os tipos de documentos — tais como contratos, cartas de apresentação, formulários, confirmações, pedidos de informação, etc. — podem ser criados automaticamente e personalizados como cartas individuais ou modelo, bem como para produção em massa, em MS Office, PDF (PDF/A) ou outros formatos de impressão, e enviados com uma cópia automática arquivada no respetivo ficheiro digital do contrato
A geração de documentos pode ser acionada por eventos ou pelo utilizador através de uma caixa de diálogo, por tempo ou por evento, ou desencadeada em resultado de uma saída de impressão SAP ou de um relatório SAP. Se os valores das variáveis se alterarem posteriormente, são também atualizados no documento já gerado e modificado individualmente, conforme necessário.
Em termos de rigor jurídico, a criação automatizada de contratos e documentos-tipo oferece um enorme alívio. Este processo baseia-se em módulos de texto revistos juridicamente que são mantidos sempre atualizados. Os modelos são vinculativos para todos. Podem ser adicionadas disposições especiais, cláusulas específicas de cada país ou parágrafos — tais como os relativos a acordos de confidencialidade e proteção de dados. Isto permite que mesmo quem não é jurista crie documentos de forma eficiente e precisa.
Isto não só elimina erros tipográficos dispendiosos, como também minimiza os riscos. Além disso, não há necessidade de envolver o departamento jurídico no caso de contratos-tipo. Isto reduz significativamente os tempos de resposta, bem como os custos administrativos e de mão-de-obra.
2.6 O que acontece se os contratos forem alterados ou se tiver ocorrido uma revisão do contrato?
Se, durante a fase de negociação — que pode ter ocorrido há anos —, as etapas intermédias individuais, os comentários e os acordos paralelos não tiverem sido documentados e arquivados, torna-se frequentemente difícil rastrear todos os detalhes do contrato. Por que razão foram eliminadas determinadas cláusulas? Por que razão as cláusulas foram redigidas de uma determinada forma e não de outra? Qual era, na verdade, a intenção na altura?
Mesmo durante uma fase de negociação em curso, pode ser muito útil verificar quais as alterações que a outra parte efetuou.
Para poder acompanhar a evolução de um documento ou contrato — desde a fase de rascunho, passando pelas alterações efetuadas durante a sua vigência, até ao seu estado atual —, um bom sistema de gestão de contratos guarda automaticamente os documentos editados do MS Office e em PDF como novas versões quando são arquivados no sistema eletrónico, independentemente de o documento ter sido editado diretamente no sistema ou através de check-out/check-in — ou seja, exportando-o para fora do sistema de gestão de contratos e, posteriormente, transferindo-o de volta. Isto permite identificar ambiguidades mesmo anos mais tarde, resolvê-las se necessário e, consequentemente, reduzir ou até evitar custos de litígio.
Para verificar rapidamente quais as alterações que a outra parte efetuou num documento do MS Word ou PDF, é possível comparar diferentes versões do documento dentro do sistema, sendo que todas as alterações podem ser visualizadas num relance.
Na qualidade de responsável, consegue dizer de cabeça onde é que determinados contratos, documentos e e-mails estão arquivados na sua empresa? Quais destes estão atualizados, ainda são válidos ou estão desatualizados? Quando é que os termos dos contratos expiram e qual é o montante das obrigações de pagamento atuais? Ou, no caso das faturas recebidas: serão justificadas se não houver uma ordem de compra correspondente, um contrato ou uma receção física das mercadorias?
Na prática, responder a estas e a outras questões importantes é muitas vezes difícil ou requer um esforço administrativo significativo. Isto deve-se ao facto de a informação dentro das empresas estar dispersa por diferentes departamentos, pastas, bases de dados, folhas de cálculo do Excel ou sistemas independentes. Com um sistema de gestão de contratos estruturado e proativo, baseadoem software de gestão de contratos, todos os departamentos (por exemplo, vendas, compras, recursos humanos, jurídico) e a empresa como um todo ficam capacitados para tomar medidas proativas, em vez de se limitarem a reagir.
Assim que os contratos e as informações forem armazenados num sistema de software de gestão de contratos de forma compatível com auditorias, todos os colaboradores podem aceder-lhes diretamente em toda a empresa, sem mais demoras, ou procurá-los utilizando várias funções de pesquisa. Idealmente, os colaboradores decidem por si próprios como e através de que plataforma acedem ao ficheiro do contrato — seja através de um dispositivo móvel, do MS Outlook, do MS SharePoint ou do MS Windows.
A gestão de contratos é uma das tarefas de gestão mais importantes. Inclui, entre outras coisas, a monitorização de riscos, a verificação do cumprimento dos contratos e a análise de despesas.
A gestão de contratos apoia a empresa neste contexto com uma vasta gama de opções de análise e relatórios. Idealmente, estes podem ser ordenados, agrupados, totalizados e personalizados de forma interativa na sua apresentação.
Uma integração de 360° dos dados mestre do sistema ERP subjacente — tais como dados mestre de fornecedores, dados mestre de materiais e elementos organizacionais (contas, centros de custo, projetos e muito mais) — proporciona aos decisores uma transparência ideal. Todas as informações são então ligadas de forma inteligente — tanto historicamente como prospectivamente — em conjunto com o extenso conjunto de dados prospectivo do sistema de gestão de contratos. A empresa pode então simular de forma fácil e interativa o impacto no sucesso futuro do negócio, tomar decisões estratégicas específicas e, por exemplo, otimizar o seu portfólio de fornecedores.
desempenham um papel importante e já se consolidaram, sob várias formas, como ferramenta de gestão em muitas empresas. Na Alemanha, isto deve-se, entre outros fatores, à Lei sobre o Controlo e a Transparência no Setor Empresarial (KonTraG), que entrou em vigor em 1998.
Esta lei exige que a administração da empresa implemente um sistema de alerta precoce de riscos a nível de toda a empresa e documente declarações relativas aos riscos e à estrutura de risco da empresa no âmbito das demonstrações financeiras anuais da empresa.
«Gestão de riscos» refere-se ao tratamento sistemático dos riscos. Em geral, as empresas têm como objetivo:
Para o efeito, o processo de gestão de riscos divide-se em quatro fases:
A função de gestão de riscos da gestão de contratos gere os riscos relacionados com fornecedores e clientes ao longo de toda a relação comercial, de acordo com os níveis de organização acima referidos.
A maioria das empresas de média e grande dimensão utiliza o software SAP como plataforma de gestão empresarial ou comercial. Então, por que razão os contratos e documentos relacionados com os processos no sistema SAP devem ser geridos externamente?
Existem vários fornecedores de sistemas de gestão de contratos «integrados com o SAP». Mas o que é que isso significa, na realidade?
Alguns interpretam a «integração a 100%» com os sistemas SAP como nada mais do que a verificação dos dados de gestão de contratos em relação aos dados mestre do SAP, tais como fornecedores, clientes e centros de custo. No entanto, isto envolve apenas interfaces isoladas de um sistema de terceiros para o sistema SAP.
Por outro lado, um sistema de gestão de contratos que esteja 100% integrado — no verdadeiro sentido da palavra — está integrado ao sistema SAP desde a sua base e é totalmente isento de interfaces. O ficheiro digital de contratos SAP é, assim, um componente natural da plataforma SAP. Só desta forma é possível uma troca de informações contínua dentro do ecossistema SAP.
Essa integração profunda dos processos abre as portas a inúmeros cenários. Por exemplo, a gestão de contratos pode ser integrada aos processos dos módulos padrão da SAP para Finanças, Controlo de Gestão, Vendas, Compras e muitos outros, e pode ser acedida a partir de qualquer função dentro do sistema SAP.
Os contratos e documentos não são, assim, geridos isoladamente, mas sim mapeados de forma consistente e transparente no contexto das relações entre transações, contratos, custos e lançamentos. Os calendários de faturação e de pagamento podem criar e acionar automaticamente ordens de compra e contratos no sistema SAP padrão, bem como preparar ou gerar lançamentos reais de FI e FI-AA/CO no sistema SAP. A Gestão de Contratos da SAP é, assim, apenas o primeiro passo rumo a uma gestão de contratos abrangente e integrada no SAP.
7.1 Gestão de Contratos
A Gestão de Contratos como centro de informação central
Toda a informação relacionada com um contrato está diretamente disponível na Gestão de Contratos, tal como relações com outros contratos ou objetos, planos de faturação, níveis de serviço, etc. Os tipos de informação que podem ser criados para um contrato podem ser personalizados de forma flexível. É claro que todos os documentos relacionados com um contrato também se encontram aí. Tudo está num único local.
O Dossiê Eletrónico
Para cada contrato, a Gestão de Contratos mantém um dossiê eletrónico no qual todos os documentos relacionados são armazenados numa estrutura claramente organizada. A estrutura é, portanto, idealmente definida de forma centralizada para cada contrato ou tipo de dossiê. Para garantir que todos os documentos necessários para um contrato específico estejam disponíveis, é definido um número mínimo de documentos que devem ser armazenados no respetivo dossiê. Dependendo do tipo de contrato, não só a estrutura do ficheiro pode ser definida de forma diferente, como também o layout e o número de subpastas, bem como as dependências e as respetivas verificações de validade. Para além da estrutura de ficheiros definida, podem ser criadas subpastas adicionais conforme necessário — mesmo durante as operações em curso.
Pesquisa otimizada
No caso de contratos exclusivamente em papel, só o processo de pesquisa consome muito tempo — especialmente quando os documentos estão dispersos por vários locais e têm de ser primeiro solicitados. No entanto, mesmo os documentos armazenados digitalmente que são difíceis de localizar não oferecem à empresa nenhuma vantagem significativa em relação ao arquivo em papel ou ao armazenamento no sistema de ficheiros da rede da empresa. A gestão de contratos permite, portanto,a recuperação rápida de documentos armazenados e de toda a informação disponível através de várias funções de pesquisa.
Monitorização de tarefas, datas e prazos
A gestão ativa de contratos otimiza e acelera os processos empresariais. Isto aplica-se não só à fase de iniciação do contrato, durante a qual os contratos têm de ser redigidos, negociados e finalizados num curto espaço de tempo. Mesmo durante a vigência do contrato, é necessário respeitar uma vasta gama de datas e prazos, e as tarefas têm de ser concluídas. Para conceber estes fluxos de trabalho de forma otimizada e eficiente, as tarefas têm de ser claramente atribuídas e acompanhadas.
O acompanhamento de prazos e datas-limite é uma das funções essenciais da gestão de contratos e otimiza o fluxo de trabalho em todas as fases do ciclo de vida do contrato. Os prazos e as datas-limite podem repetir-se ao longo da vigência do contrato ou ocorrer apenas uma vez. Entre outros aspetos, são monitorizados:
Assim que for atingido o prazo de antecedência para um prazo específico, podem ser executadas ações de acompanhamento. O colaborador responsável recebe então uma notificação por e-mail e uma nova tarefa na lista de tarefas, ou o processo de acompanhamento correspondente é acionado automaticamente. Isto pode incluir, por exemplo, a renovação ou a rescisão do contrato.
A gestão de tarefas (também conhecida como acompanhamento de tarefas), incluindo o processo de escalonamento, complementa a monitorização de prazos e datas de vencimento, bem como a lista de tarefas, o que permite definir tarefas diferentes para cada contrato e documento. Os utilizadores podem criar estas tarefas não só para si próprios, mas também para outras pessoas ou departamentos.
No entanto, no que diz respeito a contratos e documentos, uma grande variedade de processos recorrentes e necessários — tais como o processo de aprovação, frequentemente demorado e trabalhoso — também molda o trabalho quotidiano. Um fluxo de trabalho automatizado, integrado no sistema de gestão de contratos, oferece uma solução, facilitando a gestão das tarefas. Por exemplo, o sistema de gestão de contratos gera eventos para o SAP Business Workflow e pode, ele próprio, ser utilizado pelo SAP Business Workflow. São implementados cenários de fluxo de trabalho padrão que podem ser personalizados; outros podem ser criados a qualquer momento, como, por exemplo, para a gestão de reclamações.
Só com este tipo de gestão de tarefas e fluxos de trabalho é que a empresa pode garantir que os procedimentos de processamento e tomada de decisões são seguidos e que os processos são geridos de forma otimizada. Além disso, alivia os colaboradores do fardo de terem de acompanhar todos os prazos, evitando que tenham de definir os seus próprios lembretes ou colar Post-its nos ecrãs.
7.2 Arquivo de Contratos
Os documentos permanecem seguros até à sua destruição final, por exemplo, após o termo do período mínimo de retenção. Isto significa que são armazenados de forma a permitir a auditoria num arquivo conectado — ou, dependendo da aplicação e das circunstâncias específicas, em vários arquivos —, como no próprio servidor de gestão de contratos ou noutros sistemas estabelecidos, como os da OpenText ou da SAP.
Para o efeito, todas as alterações efetuadas ao documento são registadas de forma fiável e rastreável ao longo de todo o «ciclo de vida» de um contrato e documento. Isto permite — mesmo décadas mais tarde — determinar quem alterou o quê e quando.
Após o termo do contrato, aplicam-se aos contratos originais períodos de retenção legais de duração variável, dependendo do tipo de contrato. No entanto, os primeiros documentos da fase de negociação do contrato podem ser destruídos assim que o contrato terminar e a obrigação de garantia expirar. No entanto, estes prazos são frequentemente esquecidos rapidamente, e acumulam-se montanhas de papel que poderiam ter sido destruídas há muito tempo.
A gestão de contratos oferece vários processos automatizados para evitar esta situação. Os documentos podem ser encaminhados para destruição organizada, quer de forma semiautomática — através de um lembrete ao colaborador responsável —, quer de forma totalmente automática, assim que o período mínimo de retenção tiver expirado.
Existe uma vasta gama de software de gestão de contratos disponível, e os seus conjuntos de funcionalidades variam consideravelmente. As seguintes perguntas podem ajudá-lo a escolher a solução certa para a sua empresa: