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Os nossos parceirosO que é a gestão de documentos e em que difere da administração de documentos? Vamos explicar isso neste artigo.
O que é um documento?
Os documentos constituem a base da nossa comunicação. De um modo geral, os documentos são, antes de mais, suportes de informação que contêm texto. Segundo o Duden, um documento é algo «oficialmente registado por escrito» ou uma «carta oficial e formal», que se caracteriza também por um certo grau de permanência. Um documento serve como meio de transmitir e comprovar uma ideia específica. Nesta forma,os documentos escritos têm um significado jurídico e prático considerável.
Os documentos rodeiam-nos todos os dias sob inúmeras formas. Para além dos documentos originais, sob a forma de exemplares únicos ou impressões produzidas em massa, os documentos existem frequentemente como transcrições ou cópias. É irrelevante se algo foi criado à mão ou à máquina, ou se os documentos foram produzidos ou armazenados em suportes analógicos, como o papel, ou em suportes digitais ou documentos eletrónicos. Todos estes são documentos — desde atas de reuniões e cartas comerciais até e-mails, certificados e digitalizações.
No entanto, a definição de documento também pode ser alargada, independentemente da forma escrita. Neste sentido, os meios visuais e auditivos também são considerados documentos. Exemplos incluem fotografias, gráficos, diagramas e tabelas, bem como gravações de vídeo e áudio.
O que é a gestão de documentos digitais?
De acordo com a definição da Wikipédia, o termo «gestão de documentos» refere-se à «gestão de documentos eletrónicos apoiada por bases de dados. Em alemão, isto também se refere à gestão de documentos digitalizados — originalmente em papel — em sistemas eletrónicos.»
Em inglês, os termos «gestão de documentos eletrónicos» (EDM) ou «sistema de gestão de documentos» (DMS) são frequentemente utilizados.
O que é a administração de documentos? E qual é a diferença?
Em contrapartida, entende-se geralmente por «administração de documentos» o arquivo simples e organizado de documentos recebidos ou criados anteriormente, para fins de recuperação. Embora isto constitua a base de uma gestão organizada de documentos, abrange apenas um pequeno subconjunto da gestão de documentos.
A gestão de documentos difere da simples administração e armazenamento de documentos principalmente pelo facto de tornar a informação contida nos documentos utilizável para monitorizar e influenciar ativamente os processos empresariais, além de fornecer apoio em muitas áreas. Em muitas empresas sem um sistema de gestão de documentos apoiado por software, é difícil manter a informação atualizada para todos os colaboradores relevantes e disponibilizá-la de forma completa e rápida. Isto deve-se ao facto de os dados estarem frequentemente «bloqueados» numa grande variedade de suportes (e-mails, cartas, notas e muito mais) e nem sempre chegarem a todos os colaboradores responsáveis.
O que é um documento?
Os documentos constituem a base da nossa comunicação. De um modo geral, os documentos são, acima de tudo, suportes de informação que contêm texto escrito. Segundo o dicionário Duden, um documento é algo «oficialmente registado por escrito» ou uma «carta oficial e formal», que se caracteriza também por um certo grau de permanência. Um documento escrito serve como veículo e prova para transmitir uma ideia específica. Nesta forma,os documentos escritos têm um significado jurídico e prático considerável.
Os documentos rodeiam-nos todos os dias sob inúmeras formas. Para além dos documentos originais, sob a forma de exemplares únicos ou impressões produzidas em massa, os documentos estão frequentemente disponíveis como transcrições ou cópias. É irrelevante se algo foi criado à mão ou à máquina, ou se os documentos foram produzidos ou armazenados em suportes analógicos, como o papel, ou em suportes digitais ou documentos eletrónicos. Todos estes são documentos — desde transcrições de reuniões e cartas comerciais até e-mails, certificados e digitalizações.
No entanto, a definição de documento também pode ser alargada para além da forma escrita. Neste sentido, os meios visuais e auditivos também são considerados documentos. Exemplos incluem fotografias, gráficos, diagramas e tabelas, bem como gravações de vídeo e áudio.
O que é a gestão de documentos digitais?
De acordo com a definição da Wikipédia, o termo «gestão de documentos» refere-se à «gestão de documentos eletrónicos apoiada por bases de dados. Em alemão, isto também se refere à gestão de documentos digitalizados — originalmente em formato em papel — em sistemas eletrónicos.»
Em inglês, os termos «gestão de documentos eletrónicos» (EDM) ou «sistema de gestão de documentos» (DMS) são frequentemente utilizados.
O que é a gestão de documentos? E qual é a diferença?
Em contrapartida, entende-se geralmente por «administração de documentos» o armazenamento simples e organizado de documentos recebidos ou criados anteriormente, com o objetivo de os recuperar. Embora isto constitua, de facto, a base da gestão estruturada de documentos, abrange apenas um pequeno subconjunto da gestão de documentos.
A gestão de documentos difere da simples administração e armazenamento de documentos, principalmente porque torna a informação contida nos documentos utilizável para monitorizar e influenciar ativamente os processos empresariais e presta apoio em muitas áreas. Em muitas empresas que não dispõem de um sistema de gestão de documentos apoiado por software, é difícil manter a informação atualizada para todos os colaboradores relevantes e disponibilizá-la rapidamente e na sua totalidade. Isto deve-se ao facto de os dados estarem frequentemente «bloqueados» numa grande variedade de suportes (e-mails, cartas, notas e muito mais) e nem sempre chegarem a todos os colaboradores responsáveis.
Em muitos setores, à medida que a concorrência se intensificou, uma atenção constante ao cliente — aliada à otimização dos processos operacionais e de serviço — tornou-se a norma. Um fator-chave neste contexto é a otimização da gestão de documentos e da informação neles contida. Afinal, os tempos de resposta e a qualidade do serviço só melhoram quando esta informação está atualizada, completa e prontamente disponível para todos os colaboradores relevantes da empresa.
No entanto,a gestão segura e proativa de documentos e informações não é apenas crucial nas funções de contacto com o cliente, mas em todos os departamentos — seja, por exemplo, na forma de processos digitais de aquisição ou ficheiros de fornecedores, documentos jurídicos ou ficheiros digitais de pessoal.
Estas necessidades são melhor satisfeitas com software de gestão de documentos.
Quais são os requisitos para a gestão de documentos?
Para gerir documentos de forma eficaz, não basta simplesmente otimizar o armazenamento. Idealmente, isso deve abranger todos os processos orientados para documentos ao longo de todo o ciclo de vida de um documento. Para tal, um sistema de gestão de documentos deve, na melhor das hipóteses, abranger a
… de documentos, formulários, certificados e muito mais. A gestão digital de documentos proporciona, assim, a base ideal para um escritório sem papel.
Digitalização de documentos
Os documentos em papel devem ser digitalizados logo após a sua receção, antes de serem arquivados. O sistema de gestão de documentos (DMS) deve permitir que isto seja feito a partir de qualquer função dentro do sistema, quer de forma centralizada (por exemplo, através de uma estação de digitalização), quer de forma descentralizada, utilizando qualquer scanner simples numa estação de trabalho individual. O sistema de gestão de documentos indexa os documentos durante a digitalização.A tecnologia OCR reconhece, classifica e extrai dados como informações de contacto, números de identificação dos colaboradores e outros detalhes. A extração automática de dados também é possível a partir de formulários web, e-mails, etc. Estes dados, bem como o documento na íntegra, são então atribuídos a quaisquer objetos (SAP) ou associados, com base no conteúdo, aos dados de lançamento correspondentes, dados mestre, etc.
Outra vantagem é a geração e o reconhecimento de códigos de barras. Através dos códigos de barras, os documentos podem ser atribuídos a diferentes ficheiros e registos durante o processo de digitalização. Se os documentos recebidos contiverem um código de barras, são também automaticamente atribuídos a uma transação no sistema de gestão de documentos e armazenados no ficheiro eletrónico associado, de forma a garantir a rastreabilidade.
Para além de introduzir os documentos em papel no scanner, o processo de digitalização e a captura dos dados relevantes são realizados de forma quase totalmente automática.
Ao digitalizar documentos em papel, recomenda-se recorrer a um prestador de serviços de digitalização especializado, que possa ajudar a empresa a gerir a sua montanha de ficheiros. Este prestador prepara centenas de milhares de páginas individuais para uma integração perfeita no fluxo de trabalho digital. Por exemplo, demora menos de quatro semanas a digitalizar um número de quatro dígitos de pastas de ficheiros preenchidas. Durante este processo, os documentos são indexados e classificados. Para minimizar o esforço envolvido na digitalização e garantir uma gestão adequada dos registos eletrónicos desde o início, os ficheiros devem ser ordenados antecipadamente de acordo com os requisitos legais, e todos os documentos que já não precisam de ser — ou que já não podem ser — conservados devem ser destruídos.
Integração do programa de e-mail
De acordo com dados da BITKOM, cada colaborador recebe, em média, 18 e-mails relacionados com o trabalho por dia. Extrapolando para um mês, isso equivale a cerca de 400 e, ao longo de um ano, a quase 5 000 e-mails por colaborador relacionados com as operações empresariais. No entanto, estes ficam frequentemente na caixa de entrada do destinatário. Este problema generalizado não é ideal para processos empresariais rápidos e bem estruturados, uma vez que impede efetivamente que informações importantes cheguem a outros departamentos e colaboradores. Esta situação pode ser resolvida através da gestão estratégica da comunicação online.
Uma característica importante de um sistema de gestão de documentos é, por isso, a capacidade de armazenar, gerir e arquivar adequadamente também os e-mails. No entanto, este arquivamento de e-mails à prova de auditoria só é eficaz se o e-mail for arquivado sem alterações — ou seja, incluindo toda a formatação, anexos, etc. Um bom sistema de gestão de documentos importa e-mails do MS Outlook diretamente para o ficheiro eletrónico e arquiva-os aí, juntamente com toda a formatação de texto e anexos.
Criação automatizada de documentos, correspondência e folhas de cálculo
A criação manual de orçamentos, contratos, cartas, formulários, cartas de resposta, e-mails, folhas de cálculo do Excel e painéis de gestão demora muito tempo; é fácil utilizar o modelo errado e podem ocorrer erros. Para evitar isso, um sistema de gestão de documentos deve oferecer a geração integrada de documentos. Esta funcionalidade gera automaticamente todos os tipos de documentos e formulários — quer sejam cartas individuais ou modelo, quer para produção em massa — numa variedade de formatos de impressão, incluindo MS Office e PDF (PDF/A), garantindo simultaneamente que são personalizados para cada destinatário.
O primeiro passo envolve sempre um especialista na matéria, que cria novos modelos no DMS ou modifica os já existentes. Estes modelos definem a estrutura e o layout, o conteúdo de cada secção para os vários tipos de documentos e os respetivos períodos de validade. Também é possível especificar se os utilizadores devem ter permissão para efetuar alterações ou adições individuais posteriormente.
A criação de documentos é simplificada, em particular, pelo facto de as passagens de texto poderem ser preenchidas automaticamente com dados de sistemas ERP (por exemplo, SAP), dados de outros sistemas de bases de dados ou um código de barras através de variáveis inseridas. Os documentos gerados devem, em seguida, poder ser arquivados nos formatos Word, XML ou PDF utilizando mecanismos padrão no sistema de ficheiros eletrónicos do DMS cuSmarText, bem como em qualquer outro arquivo, e guardados para utilização futura.
Em resumo: a geração de documentos reduz os tempos de resposta e melhora a qualidade dos documentos.
Controlo de versões e comparação de documentos
Quer se trate de documentos em papel ou de documentos armazenados numa rede, é difícil garantir que não sejam armazenados de forma redundante, editados em simultâneo ou utilizados em versões diferentes. Um sistema de gestão de documentos digitais deve também oferecer apoio nesta área, por exemplo, através de uma funcionalidade de check-in/check-out. Assim que um colaborador edita um documento armazenado fora do ficheiro, este é retirado e deixa de estar disponível para edição por outras pessoas até ser devolvido. Ao ser devolvido, o documento editado é então guardado como uma nova versão.
Outra tarefa importante — e que, de outra forma, seria demorada — é a comparação de versões de documentos. Para verificar rapidamente o que foi alterado num documento do MS Word ou PDF, é possível comparar diferentes versões do documento, sendo que todas as alterações podem ser visualizadas num só olhar. Os documentos PDF também podem ser comparados diretamente com documentos do Word, e o documento de comparação pode ser guardado no arquivo eletrónico. Isto elimina o processo moroso de converter ficheiros do Word para PDF para efeitos de comparação de documentos.
A funcionalidade de gestão de versões de uma solução DMS permite, assim, acompanhar a evolução de um documento ou contrato — desde a fase de rascunho, passando pelas revisões, até à versão atual — mesmo anos mais tarde.
Os argumentos a seguir, entre outros, sustentam os benefícios e a relação custo-eficácia da utilização de sistemas de gestão eletrónica de documentos:
A maioria das empresas de média e grande dimensão utiliza um sistema SAP a nível de toda a organização. Por conseguinte, um sistema de gestão de documentos deve também estar totalmente integrado no ambiente SAP. Esta é a única forma de garantir uma troca de informação sem descontinuidades no ecossistema SAP.
A integração profunda dos processos abre as portas a inúmeros cenários. Por exemplo, o sistema de gestão de documentos (DMS) integra-se proceduralmente com os módulos SAP padrão de finanças, controlo de gestão, vendas e compras, entre outros, e pode ser acedido a partir de qualquer função dentro do sistema SAP. Desta forma, gere os documentos não apenas de forma isolada, mas em relação a contextos de transações, contratos, custos e lançamentos, entre outros, e mapeia-os de forma consistente e transparente.
Além disso, a integração com o sistema SAP oferece as vantagens da implementação global e da capacidade multicliente, garantindo uma tecnologia e uma gestão de dados preparadas para o futuro, sem necessitar de recursos adicionais. A utilização de soluções integradas no sistema SAP resulta, assim, nos custos operacionais mais baixos possíveis.
Como funciona a gestão de documentos?
Os colaboradores recebem informações de várias formas: em papel, verbalmente — após o que a informação é registada por escrito, por exemplo, sob a forma de uma nota — ou eletronicamente, como e-mail, formulário eletrónico, XML, etc. Além disso, existem documentos criados na própria empresa, que são normalmente armazenados digitalmente no sistema de arquivos. Independentemente da forma como estas informações relacionadas com os processos são recebidas ou disponibilizadas, devem ser armazenadas de forma centralizada e estruturada no Sistema de Gestão Documental (DMS), de modo a garantir a sua utilização ideal.
Os documentos também podem ser arquivados?
Até serem destruídos definitivamente no final do período mínimo de retenção, os documentos permanecem seguros no ficheiro eletrónico. Isto significa que são arquivados de forma a resistir a auditorias num (ou mais) arquivos interligados, como os da OpenText ou da SAP.
Para o efeito, todas as alterações efetuadas num documento são documentadas de forma fiável ao longo de todo o seu «ciclo de vida». Isto permite — mesmo décadas mais tarde — identificar quem efetuou uma alteração e quando. Cada edição num documento é sempre registada de forma a permitir a auditoria e pode ser consultada a qualquer momento.
O DMS proporciona, assim, proteção contra alterações não autorizadas, o que seria impensável com documentos em papel «desprotegidos» e ficheiros numa rede — quer porque as alterações passam despercebidas, quer porque é quase impossível determinar quem as efetuou.
O que é um ficheiro eletrónico?
O ficheiro eletrónico está no centro do sistema de gestão de documentos. É mantido para cada transação e organiza de forma clara todos os documentos, contratos, informações e outros registos. A estrutura do ficheiro digital deve poder ser definida centralmente para cada tipo de ficheiro ou de transação. Uma verificação de autorização — idealmente até ao nível do campo — adapta dinamicamente a apresentação do ficheiro.
Para garantir que todos os documentos necessários para um processo específico estejam disponíveis, faz também sentido definir um número mínimo de documentos que devem ser armazenados numa pasta específica. Dependendo do tipo de processo, não só a estrutura do ficheiro pode ser definida de forma diferente, como também o layout e o número de subpastas, bem como as dependências e as respetivas verificações de validade. Para além da estrutura de ficheiros definida, deve ser possível criar qualquer número de subpastas adicionais, conforme necessário.
Como é que se pode utilizar a pesquisa rápida de forma eficaz?
No caso de contratos exclusivamente em papel, só o processo de pesquisa demora muito tempo — especialmente quando os documentos estão espalhados por vários locais e têm de ser primeiro solicitados. Mas mesmo os documentos armazenados digitalmente que são difíceis de localizar não oferecem à empresa nenhuma vantagem significativa em relação ao arquivo em papel ou ao armazenamento no sistema de ficheiros da rede da empresa.
A gestão de documentos permite a recuperação rápida de documentos armazenados e de toda a informação disponível através de várias funções de pesquisa. Para garantir o sucesso das pesquisas, a solução de software indexa os documentos de forma automática e abrangente aquando da importação ou criação — independentemente de se tratarem de e-mails, formulários eletrónicos, PDFs ou documentos digitalizados.
O DMS consegue gerir tarefas, prazos e períodos de conservação?
A programação automatizada e o acompanhamento de prazos estão entre as funções essenciais da gestão de documentos. Existe uma grande variedade de processos relacionados com documentos, tais como o processo de aprovação, que muitas vezes é demorado e exige muito trabalho, e que frequentemente requer várias rondas de revisão antes de um documento ser finalmente aprovado. Em muitos casos, é também necessária uma coordenação ad hoc, que não pode ser planeada com antecedência. Um fluxo de trabalho integrado e assistido por computador oferece uma solução, facilitando a gestão das tarefas.
Um sistema de gestão documental (DMS) também alivia a carga de trabalho no que diz respeito a tarefas e prazos. Assim que o prazo de preparação para um prazo específico for atingido, as ações de acompanhamento podem ser executadas automaticamente. Por exemplo, é enviado um e-mail e/ou é aberta a lista de tarefas para a pessoa responsável pelo processo, indicando que o processo ou documento precisa de ser tratado.
Para uma comunicação padronizada, as tarefas também podem ser geradas automaticamente com base nos dados dos documentos e ficheiros. O sistema gera o conteúdo e determina automaticamente o responsável com base nos dados fornecidos.
É possível garantir a conformidade e a proteção de dados (RGPD)?
A conformidade desempenha um papel importante no que diz respeito aos documentos. Um sistema de gestão documental (DMS) facilita a garantia do cumprimento dos requisitos internos de uma empresa, tais como a definição de funções, responsabilidades e direitos de acesso, bem como a observância do princípio do controlo duplo na criação de documentos. É claro que também é particularmente importante cumprir os requisitos de conformidade externos. Neste contexto, tanto o arquivo à prova de auditoria como o cumprimento dos períodos mínimos ou máximos de retenção desempenham um papel crucial. Isto porque os mesmos períodos de retenção se aplicam aos documentos digitalizados e aos e-mails, tal como se aplicam aos documentos em papel. Além disso, a empresa deve cumprir os requisitos legais relativos ao arquivo à prova de auditoria e à proteção de dados, tais como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).
O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), que entrou em vigor em maio de 2018, visa principalmente proporcionar uma melhor proteção transfronteiriça dos dados pessoais. Para além de reforçar os direitos dos titulares dos dados, o RGPD visa aumentar a transparência no que diz respeito ao tratamento de dados. Os documentos contêm, normalmente, uma vasta gama de dados protegidos pelo RGPD. Os titulares dos dados têm o direito de aceder a informações sobre o tratamento dos seus dados. Ao mesmo tempo, podem solicitar a retificação, o apagamento e a limitação do tratamento.
Um sistema de gestão de documentos desempenha aqui um papel central. A principal vantagem da utilização de software para implementar o RGPD reside na otimização dos processos e no aumento da produtividade. Procedimentos bem concebidos e documentados garantem segurança e qualidade; os processos automatizados asseguram rapidez e eficiência e aliviam os colaboradores de tarefas rotineiras. Nesses casos, o sistema de gestão de documentos pode gerar relatórios em resposta a pedidos de apagamento ou retificação de dados. Ao mesmo tempo, graças à documentação dos procedimentos no software do SGD, vários departamentos de uma empresa podem aceder ao histórico do pedido de um titular de dados a qualquer momento.
O software também regista a licitude do tratamento de dados. Os consentimentos que autorizam a utilização dos dados, bem como os contratos, acordos e outros documentos que exijam a utilização de informações pessoais, são armazenados de forma segura no ficheiro digital. Desta forma, a empresa garante que cumpre os requisitos de documentação do RGPD e utiliza apenas os dados para os quais está autorizada ao abrigo do regulamento.
Existe uma vasta gama de software de gestão de documentos disponível, e os seus conjuntos de funcionalidades variam consideravelmente. Ao selecionar a solução adequada para a sua empresa, as seguintes perguntas podem ser úteis: