Wat is documentbeheer?

Wat is documentbeheer en waarin verschilt het van documentadministratie? Dat leggen we in dit artikel uit.

Wat is een document?

Documenten vormen de basis van onze communicatie. In het algemeen zijn documenten in de eerste plaats dragers van informatie die tekst bevatten. Volgens de Duden is een document iets dat „officieel schriftelijk is vastgelegd” of een „officiële, formele brief” die bovendien wordt gekenmerkt door een zekere mate van duurzaamheid. Een document dient als middel om een specifiek idee over te brengen en te staven. In deze vorm hebben schriftelijke documenten een aanzienlijke juridische en praktische betekenis.

Documenten omringen ons dagelijks in talloze vormen. Naast originele documenten in de vorm van enkele exemplaren of in massa geproduceerde afdrukken, bestaan documenten vaak ook als afschriften of kopieën. Het doet er niet toe of iets met de hand is geschreven of getypt, of dat documenten zijn geproduceerd of opgeslagen op analoge dragers zoals papier, of als digitale media of elektronische documenten. Dit zijn allemaal documenten – van notulen van vergaderingen en zakelijke brieven tot e-mails, certificaten en scans.

De definitie van een document kan echter ook worden verruimd, los van de geschreven vorm. In die zin worden ook visuele en auditieve media als documenten beschouwd. Voorbeelden hiervan zijn foto’s, afbeeldingen, diagrammen en tabellen, maar ook video- en audio-opnames.

Wat is digitaal documentbeheer?

Volgens de definitie in Wikipedia verwijst de term „documentbeheer“ naar „het database-ondersteunde beheer van elektronische documenten. In het Duits verwijst dit ook naar het beheer van gedigitaliseerde documenten – oorspronkelijk op papier – in elektronische systemen.“

In het Engels worden vaak de termen „elektronisch documentbeheer“ (EDM) of „documentbeheersysteem“ (DMS) gebruikt.

Wat is documentadministratie? En wat is het verschil?

Daarentegen wordt onder „documentadministratie“ over het algemeen verstaan: het eenvoudig en georganiseerd archiveren van eerder ontvangen of aangemaakte documenten met het oog op het terugvinden ervan. Hoewel dit de basis vormt voor georganiseerd documentbeheer, omvat het slechts een klein onderdeel van documentbeheer.

Documentbeheer onderscheidt zich van eenvoudige documentadministratie en -opslag vooral doordat het de informatie in documenten bruikbaar maakt voor het actief monitoren en beïnvloeden van bedrijfsprocessen en op vele gebieden ondersteuning biedt. In veel bedrijven zonder een systeemondersteund documentbeheersysteem is het moeilijk om informatie voor alle relevante medewerkers actueel te houden en deze volledig en snel beschikbaar te maken. Dit komt doordat de gegevens vaak ‘opgesloten’ zitten in een grote verscheidenheid aan media (e-mails, brieven, notities en nog veel meer) en niet altijd alle verantwoordelijke medewerkers bereiken.

Documenten vormen de basis van onze communicatie. In het algemeen zijn documenten in de eerste plaats dragers van informatie die uit geschreven tekst bestaan. Volgens het Duden-woordenboek is een document iets dat „officieel schriftelijk is vastgelegd” of een „officiële, formele brief” die tevens wordt gekenmerkt door een zekere mate van duurzaamheid. Een schriftelijk document dient als middel en bewijs voor het overbrengen van een specifiek idee. In deze vorm hebben schriftelijke documenten een aanzienlijke juridische en praktische betekenis.

Documenten omringen ons dagelijks in talloze vormen. Naast originele documenten in de vorm van enkele exemplaren of in massa geproduceerde afdrukken, zijn documenten vaak beschikbaar als transcripties of kopieën. Het doet er niet toe of iets met de hand is geschreven of getypt, of dat documenten zijn geproduceerd of opgeslagen op analoge dragers zoals papier, of als digitale media of elektronische documenten. Het zijn allemaal documenten – van notulen van vergaderingen en zakelijke brieven tot e-mails, certificaten en scans.

De definitie van een document kan echter ook worden verbreed tot buiten de geschreven vorm. In die zin worden ook visuele en auditieve media als documenten beschouwd. Voorbeelden hiervan zijn foto’s, afbeeldingen, diagrammen en tabellen, evenals video- en audio-opnames.

Volgens de definitie op Wikipedia verwijst de term „documentbeheer“ naar „het database-ondersteunde beheer van elektronische documenten. In het Duits verwijst dit ook naar het beheer van gedigitaliseerde documenten – oorspronkelijk op papier – in elektronische systemen.“

In het Engels worden de termen „elektronisch documentbeheer“ (EDM) of „documentbeheersysteem“ (DMS) vaak gebruikt.

Daarentegen wordt onder „documentbeheer“ doorgaans verstaan: het eenvoudig en georganiseerd opslaan van eerder ontvangen of aangemaakte documenten met het oog op het terugvinden ervan. Hoewel dit inderdaad de basis vormt van gestructureerd documentbeheer, omvat het slechts een klein deel van het documentbeheer.

Documentbeheer onderscheidt zich van eenvoudige documentadministratie en -opslag vooral doordat het de informatie in documenten bruikbaar maakt voor het actief monitoren en beïnvloeden van bedrijfsprocessen en op vele gebieden ondersteuning biedt. In veel bedrijven zonder een systeemgestuurd documentbeheersysteem is het moeilijk om informatie voor alle relevante medewerkers actueel te houden en deze snel en volledig beschikbaar te stellen. Dit komt doordat de gegevens vaak „opgesloten“ zitten in een grote verscheidenheid aan media (e-mails, brieven, notities en nog veel meer) en niet altijd alle verantwoordelijke medewerkers bereiken.

In veel sectoren is, naarmate de concurrentie is toegenomen, een consequente klantgerichtheid – in combinatie met procesoptimalisatie op het gebied van bedrijfsvoering en dienstverlening – de norm geworden. Een belangrijke factor hierbij is de optimalisatie van het documentbeheer en de informatie die in die documenten is opgenomen. Reactietijden en servicekwaliteit verbeteren immers alleen als deze informatie actueel, volledig en direct beschikbaar is voor alle relevante medewerkers binnen het bedrijf.

Een veilig en proactief beheer van documenten en informatie is echter niet alleen cruciaal in klantgerichte functies, maar in alle afdelingen – of het nu bijvoorbeeld gaat om digitale inkoop- of leveranciersdossiers, juridische documenten of digitale personeelsdossiers.

Aan deze eisen kan het best worden voldaan met documentbeheersoftware.

Om documenten effectief te beheren, volstaat het niet om alleen de opslag te optimaliseren. Idealiter zou dit alle documentgerichte processen gedurende de gehele levenscyclus van een document moeten omvatten. Om dit te bereiken, zou een documentbeheersysteem in het beste geval de

• vastlegging,
• het beheer,
• opslag en bewaring, evenals
• verspreiding

… van documenten, formulieren, certificaten en nog veel meer. Digitaal documentbeheer vormt daarmee de ideale basis voor een papierloos kantoor.

Papieren documenten moeten bij ontvangst eerst worden gedigitaliseerd voordat ze worden gearchiveerd. Het documentbeheersysteem (DMS) moet het mogelijk maken dit vanuit elke functie binnen het systeem te doen, hetzij centraal (bijvoorbeeld via een scanstation), hetzij decentraal met behulp van een eenvoudige scanner op een individueel werkstation. Het documentbeheersysteem indexeert de documenten tijdens het digitaliseren.OCR-technologie herkent, classificeert en extraheert gegevens zoals contactgegevens, personeelsnummers en andere details. Automatische gegevensextractie is ook mogelijk uit webformulieren, e-mails, enz. Deze gegevens, evenals het volledige document, worden vervolgens toegewezen aan willekeurige (SAP-)objecten of op basis van de inhoud gekoppeld aan de bijbehorende boekingsgegevens, stamgegevens, enz.

Een ander voordeel is het genereren en herkennen van barcodes. Met behulp van barcodes kunnen documenten tijdens het scanproces worden toegewezen aan verschillende dossiers en registers. Als inkomende documenten een barcode bevatten, worden ze ook automatisch toegewezen aan een transactie in het documentbeheersysteem en op een auditbestendige manier opgeslagen in het bijbehorende elektronische dossier.

Afgezien van het invoeren van de papieren documenten in de scanner, verlopen het digitaliseringsproces en het vastleggen van relevante gegevens vrijwel volledig automatisch.

Bij het digitaliseren van papieren documenten wordt aanbevolen om de hulp in te roepen van een gespecialiseerde scanserviceprovider die het bedrijf kan bijstaan bij het beheren van zijn berg aan dossiers. Deze provider maakt honderdduizenden afzonderlijke pagina’s klaar voor naadloze integratie in de digitale workflow. Het digitaliseren van een viercijferig aantal gevulde dossiermappen duurt bijvoorbeeld minder dan vier weken. Tijdens dit proces worden de documenten geïndexeerd en geclassificeerd. Om de inspanningen die met het digitaliseren gepaard gaan tot een minimum te beperken en vanaf het begin een correct elektronisch archiefbeheer te waarborgen, moeten de dossiers vooraf worden gesorteerd volgens de wettelijke vereisten, en moeten alle documenten die niet langer hoeven te worden bewaard – of die niet langer mogen worden bewaard – worden vernietigd.

Volgens cijfers van BITKOM ontvangt elke medewerker gemiddeld 18 werkgerelateerde e-mails per dag. Als we dit extrapoleren naar een maand, komt dat neer op ongeveer 400, en naar een jaar op bijna 5.000 e-mails per medewerker die verband houden met de bedrijfsvoering. Deze blijven echter vaak in de inbox van de ontvanger staan. Dit wijdverbreide probleem is niet bevorderlijk voor snelle en goed gestructureerde bedrijfsprocessen, aangezien hierdoor belangrijke informatie in feite wordt onthouden aan andere afdelingen en medewerkers. Dit kan worden opgelost door online communicatie strategisch te beheren.

Een belangrijk kenmerk van een documentbeheersysteem is daarom de mogelijkheid om ook e-mails op te slaan, te beheren en op de juiste wijze te archiveren. Deze auditbestendige archivering van e-mails is echter alleen effectief als de e-mail ongewijzigd wordt gearchiveerd – dat wil zeggen inclusief alle opmaak, bijlagen, enzovoort. Een goed documentbeheersysteem importeert e-mails vanuit MS Outlook rechtstreeks in het elektronische dossier en archiveert ze daar, samen met alle tekstopmaak en bijlagen.

Het handmatig opstellen van offertes, contracten, brieven, formulieren, antwoordbrieven, e-mails, Excel-spreadsheets en managementdashboards kost veel tijd; je gebruikt al snel de verkeerde sjabloon en er kunnen fouten ontstaan. Om dit te voorkomen, moet een documentbeheersysteem beschikken over geïntegreerde documentgeneratie. Deze functie genereert automatisch alle soorten documenten en formulieren – zowel als individuele brieven of standaardbrieven als voor massaproductie – in diverse afdrukformaten, waaronder MS Office en PDF (PDF/A), en zorgt er tegelijkertijd voor dat ze op elke ontvanger worden afgestemd.

De eerste stap is altijd het inschakelen van een vakdeskundige die nieuwe sjablonen in het DMS aanmaakt of bestaande sjablonen aanpast. Deze sjablonen bepalen de structuur en lay-out, de inhoud van elke sectie voor de verschillende documenttypes en hun respectievelijke geldigheidsduur. Ook kan worden vastgelegd of gebruikers later individuele wijzigingen of toevoegingen mogen aanbrengen.

Het opstellen van documenten wordt met name vereenvoudigd doordat tekstpassages automatisch kunnen worden gevuld met gegevens uit ERP-systemen (bijv. SAP), gegevens uit andere databasesystemen of een barcode via ingevoegde variabelen. De gegenereerde documenten moeten vervolgens met behulp van standaardmechanismen in het elektronische bestandssysteem van het cuSmarText DMS, evenals in elk ander archief, in Word-, XML- of PDF-formaat kunnen worden gearchiveerd en voor toekomstig gebruik worden opgeslagen.

Samenvattend: het genereren van documenten verkort de responstijden en verbetert de kwaliteit van de documenten.

Of het nu gaat om papieren documenten of documenten die op een netwerk zijn opgeslagen, het is moeilijk om te garanderen dat ze niet dubbel worden opgeslagen, gelijktijdig worden bewerkt of in verschillende versies worden gebruikt. Een digitaal documentbeheersysteem moet ook op dit gebied ondersteuning bieden, bijvoorbeeld via een in- en uitcheckfunctie. Zodra een medewerker een opgeslagen document buiten het archief bewerkt, wordt het uitgecheckt en is het niet langer beschikbaar voor bewerking door anderen totdat het weer wordt ingecheckt. Bij het inchecken wordt het bewerkte document vervolgens opgeslagen als een nieuwe versie.

Een andere belangrijke – en anders tijdrovende – taak is het vergelijken van documentversies. Om snel te controleren wat er in een MS Word- of PDF-document is gewijzigd, kunnen verschillende documentversies worden vergeleken, waarbij elke wijziging in één oogopslag zichtbaar is. PDF-documenten kunnen ook rechtstreeks met Word-documenten worden vergeleken, en het vergelijkingsdocument kan in het elektronische dossier worden opgeslagen. Dit maakt een einde aan het omslachtige proces waarbij Word-bestanden naar PDF moeten worden geconverteerd om documenten te kunnen vergelijken.

De versiebeheerfunctie van een DMS-oplossing maakt het dus mogelijk om de ontwikkeling van een document of contract te volgen – vanaf de conceptfase, via herzieningen, tot aan de huidige versie – zelfs jaren later nog.

De volgende argumenten, naast andere, onderbouwen de voordelen en de kosteneffectiviteit van het gebruik van elektronische documentbeheersystemen:

• Eenvoudig terugvinden van documenten (zoekmachine, indexering op trefwoorden)
• Gelijktijdige toegang voor medewerkers tot de meest actuele informatie dankzij digitale opslag
• Leesbaarheid van documenten op lange termijn (door automatische conversie naar „tijdloze“ bestandsformaten zoals TIFF of PDF/A)
• Naleving van wettelijke bewaartermijnen(in sommige gevallen tot 30 jaar)
• Beheer van verwerkingsstatussen(versiebeheer, versiecontrole)
• Ondersteuning bij het opstellen van documenten(tekstmodules, workflows voor beoordeling, goedkeuring, distributie en archivering)
• Automatisering van bedrijfsprocessen waarbij documenten betrokken zijn
• Het waarborgen van een beleid voor toegangsautorisatie(informatiebeveiliging en gegevensbescherming)
• Registratie van alle wijzigingen aan documenten
• Vermijden van opslag- en archiveringskosten
• Het voorkomen van onduidelijkheid over de geldigheid van documentversies en conflicten als gevolg van gelijktijdige wijzigingen
• Voorkomen van dubbel werk en dubbele archivering
• Gebruik van een wettelijk conforme digitale handtekening via handtekeningsoftware

De meeste middelgrote en grote bedrijven maken gebruik van een bedrijfsbreed SAP-systeem. Daarom moet een documentbeheersysteem ook volledig in de SAP-omgeving worden geïntegreerd. Alleen zo kan een naadloze uitwisseling van informatie binnen het SAP-ecosysteem worden gegarandeerd.

Diepgaande procesintegratie opent de deur naar talrijke scenario’s. Zo is het DMS procedureel gekoppeld aan de standaard SAP-modules voor onder andere financiën, controlling, verkoop en inkoop, en is het toegankelijk vanuit elke functie binnen het SAP-systeem. Op deze manier beheert het documenten niet alleen op zichzelf staand, maar in relatie tot onder andere transactie-, contract-, kosten- en boekingscontexten, en brengt het deze consistent en transparant in kaart.

Bovendien biedt SAP-systeemintegratie de voordelen van wereldwijde inzetbaarheid en multi-client-mogelijkheden, waardoor toekomstbestendige technologie en gegevensbeheer worden gewaarborgd zonder dat er extra middelen nodig zijn. Het gebruik van in het SAP-systeem geïntegreerde oplossingen leidt dus tot de laagst mogelijke exploitatiekosten.

Medewerkers ontvangen informatie op verschillende manieren: op papier, mondeling – waarna de informatie schriftelijk wordt vastgelegd, bijvoorbeeld in de vorm van een notitie – of elektronisch, zoals via e-mail, een e-formulier, XML, enzovoort. Daarnaast zijn er documenten die binnen het bedrijf zelf worden aangemaakt en die doorgaans digitaal in het bestandssysteem worden opgeslagen. Ongeacht de vorm waarin deze procesgerelateerde informatie wordt ontvangen of beschikbaar is, moet deze centraal en op een gestructureerde manier in het DMS worden opgeslagen om optimaal gebruik ervan te waarborgen.

Totdat ze aan het einde van de minimale bewaartermijn definitief worden vernietigd, zijn de documenten veilig opgeslagen in het elektronische archief. Dit betekent dat ze op een controleerbare manier worden gearchiveerd in één (of meerdere) gekoppelde archieven, zoals die van OpenText of SAP.

Daartoe worden alle wijzigingen die in een document worden aangebracht, gedurende de gehele ‘levensduur’ ervan betrouwbaar gedocumenteerd. Hierdoor is het mogelijk – zelfs decennia later – om na te gaan wie een wijziging heeft aangebracht en wanneer. Elke bewerking aan een document wordt altijd op een auditbestendige manier geregistreerd en kan op elk moment worden ingezien.

Het DMS biedt dus bescherming tegen onbevoegde wijzigingen, wat ondenkbaar zou zijn bij ‘onbeveiligde’ papieren documenten en bestanden op een netwerk – hetzij omdat de wijzigingen onopgemerkt blijven, hetzij omdat het vrijwel onmogelijk is om vast te stellen wie ze heeft aangebracht.

Het elektronische dossier vormt de kern van het documentbeheersysteem. Het wordt voor elke transactie bijgehouden en zorgt voor een overzichtelijke ordening van alle documenten, contracten, informatie en andere gegevens. De structuur van het digitale dossier moet centraal kunnen worden gedefinieerd voor elk dossier- of transactietype. Een autorisatiecontrole – idealiter tot op veldniveau – past de weergave van het dossier dynamisch aan.

Om ervoor te zorgen dat alle benodigde documenten voor een specifiek proces beschikbaar zijn, is het ook zinvol om een minimumaantal documenten vast te stellen dat in een specifieke map moet worden opgeslagen. Afhankelijk van het proces kan niet alleen de bestandsstructuur anders worden gedefinieerd, maar ook de indeling en het aantal submappen, evenals de afhankelijkheden en de bijbehorende geldigheidscontroles. Naast de gedefinieerde bestandsstructuur moet het mogelijk zijn om naar behoefte een willekeurig aantal extra submappen aan te maken.

Bij contracten die uitsluitend op papier zijn opgesteld, kost alleen al het zoeken veel tijd – vooral wanneer documenten verspreid zijn over meerdere locaties en eerst moeten worden opgevraagd. Maar zelfs digitaal opgeslagen documenten die moeilijk te vinden zijn, bieden een bedrijf geen noemenswaardig voordeel ten opzichte van papieren archivering of opslag in het bestandssysteem van het bedrijfsnetwerk.

Documentbeheer maakt het mogelijk om opgeslagen documenten en alle beschikbare informatie snel terug te vinden via verschillende zoekfuncties. Om succesvolle zoekopdrachten te garanderen, indexeert de softwareoplossing documenten automatisch en volledig bij het importeren of aanmaken – ongeacht of het om e-mails, e-formulieren, PDF’s of gescande documenten gaat.

Geautomatiseerde planning en het bijhouden van deadlines behoren tot de kernfuncties van documentbeheer. Er is een grote verscheidenheid aan processen die verband houden met documenten, zoals het vaak tijdrovende en arbeidsintensieve goedkeuringsproces, waarbij vaak meerdere beoordelingsrondes nodig zijn voordat een document definitief wordt goedgekeurd. In veel gevallen is ook ad-hoccoördinatie nodig, die niet van tevoren kan worden gepland. Een computergestuurde, geïntegreerde workflow biedt hier een oplossing en maakt het eenvoudig om taken te beheren.

Een DMS verlicht ook de werklast als het gaat om taken en deadlines. Zodra de doorlooptijd voor een specifieke deadline is bereikt, kunnen vervolgacties automatisch worden uitgevoerd. Er wordt bijvoorbeeld een e-mail verzonden en/of de takenlijst wordt geopend voor de persoon die verantwoordelijk is voor het proces, om aan te geven dat het proces of document moet worden afgehandeld.

Voor gestandaardiseerde communicatie kunnen taken ook automatisch worden gegenereerd op basis van document- en bestandsgegevens. Het systeem genereert de inhoud en bepaalt automatisch de toegewezen persoon op basis van de opgegeven gegevens.

Compliance speelt een belangrijke rol als het om documenten gaat. Een DMS maakt het eenvoudig om ervoor te zorgen dat aan de interne vereisten van een bedrijf wordt voldaan, zoals het vastleggen van rollen, verantwoordelijkheden en toegangsrechten, en het naleven van het principe van dubbele controle bij het aanmaken van documenten. Uiteraard is het ook van bijzonder belang om aan externe compliance-eisen te voldoen. In dit verband spelen zowel auditbestendige archivering als het naleven van minimale of maximale bewaartermijnen een cruciale rol. Dit komt doordat voor gedigitaliseerde documenten en e-mails dezelfde bewaartermijnen gelden als voor papieren documenten. Daarnaast moet het bedrijf voldoen aan wettelijke vereisten met betrekking tot auditbestendige archivering en gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die in mei 2018 van kracht werd, is in de eerste plaats bedoeld om een betere, grensoverschrijdende bescherming van persoonsgegevens te bieden. Naast het versterken van de rechten van betrokkenen, beoogt de AVG de transparantie met betrekking tot gegevensverwerking te vergroten. Documenten bevatten doorgaans een breed scala aan gegevens die onder de AVG vallen. Betrokkenen hebben het recht op inzage in informatie over de verwerking van hun gegevens. Tegelijkertijd kunnen zij verzoeken om rectificatie, verwijdering en beperking van de verwerking.

Een documentbeheersysteem speelt hierbij een centrale rol. Het belangrijkste voordeel van het gebruik van software voor de implementatie van de AVG ligt in procesoptimalisatie en verhoogde productiviteit. Goed ontworpen, gedocumenteerde procedures waarborgen veiligheid en kwaliteit; geautomatiseerde processen zorgen voor snelheid en efficiëntie en ontlasten medewerkers van routinetaken. In dergelijke gevallen kan het documentbeheersysteem rapporten genereren naar aanleiding van verzoeken tot verwijdering of rectificatie van gegevens. Tegelijkertijd hebben verschillende afdelingen binnen een bedrijf, dankzij de procedure-documentatie in de DMS-software, op elk moment toegang tot de geschiedenis van het verzoek van een betrokkene.

De software registreert ook de rechtmatigheid van de gegevensverwerking. Toestemmingen voor het gebruik van gegevens, evenals contracten, overeenkomsten en andere documenten die het gebruik van persoonsgegevens noodzakelijk maken, worden veilig opgeslagen in het digitale dossier. Op deze manier zorgt het bedrijf ervoor dat het voldoet aan de documentatievereisten van de AVG en alleen die gegevens gebruikt waarvoor het krachtens de verordening bevoegd is.

Er is een breed scala aan software voor documentbeheer beschikbaar, en de functies daarvan lopen sterk uiteen. Bij het kiezen van de juiste oplossing voor uw bedrijf kunnen de volgende vragen nuttig zijn:

• Welke soorten bestanden en documenten moeten worden beheerd, en hoe groot is het volume daarvan?
• Welke afdelingen gaan het systeem gebruiken, en wat zijn hun specifieke vereisten of technische expertise?
• Welke factoren zijn voor u bijzonder belangrijk als het gaat om documentbeheer? Wat is het doel van het DMS? Digitalisering, sneller terugvinden, gegevensbeveiliging, gebruiksgemak, taken- en deadlinebeheer, enzovoort?
• Welke andere systemen moeten in het digitale documentbeheersysteem worden geïntegreerd – bijvoorbeeld als uw bedrijf al SAP gebruikt?
• Zijn er speciale vereisten, zoals ondersteuning voor meerdere talen of een toegankelijke softwarebediening?