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¡Conócenos!¿Qué es la gestión documental y en qué se diferencia de la administración documental? Te lo explicaremos en esta entrada.
¿Qué es un documento?
Los documentos constituyen la base de nuestra comunicación. En términos generales, los documentos son, ante todo, soportes de información que contienen texto. Según el Duden, un documento es algo «registrado oficialmente por escrito» o una «carta oficial y formal» que, además, se caracteriza por un cierto grado de permanencia. Un documento sirve como medio para transmitir y acreditar una idea concreta. En este sentido,los documentos escritos revisten una importancia jurídica y práctica considerable.
Los documentos nos rodean a diario en innumerables formas. Además de los documentos originales, ya sean ejemplares únicos o impresiones producidas en masa, los documentos suelen existir también en forma de transcripciones o copias. Es irrelevante si algo se ha creado a mano o a máquina, o si los documentos se han elaborado o almacenado en soportes analógicos, como el papel, o en soportes digitales o como documentos electrónicos. Todos ellos son documentos: desde actas de reuniones y cartas comerciales hasta correos electrónicos, certificados y escaneos.
Sin embargo, la definición de documento también puede ampliarse, independientemente de la forma escrita. En este sentido, los medios visuales y auditivos también se consideran documentos. Algunos ejemplos son las fotos, los gráficos, los diagramas y las tablas, así como las grabaciones de vídeo y audio.
¿Qué es la gestión de documentos digitales?
Según la definición de Wikipedia, el término «gestión de documentos» se refiere a «la gestión de documentos electrónicos basada en bases de datos. En alemán, esto también se refiere a la gestión de documentos digitalizados —originalmente en papel— en sistemas electrónicos».
En inglés, se utilizan con frecuencia los términos «gestión de documentos electrónicos» (EDM) o «sistema de gestión de documentos» (DMS).
¿Qué es la administración de documentos? ¿Y cuál es la diferencia?
Por el contrario, por «administración de documentos» se entiende generalmente el archivo sencillo y organizado de documentos recibidos o creados anteriormente con el fin de poder recuperarlos. Aunque esto constituye la base de una gestión organizada de documentos, solo abarca una pequeña parte de la gestión de documentos.
La gestión documental se diferencia de la simple administración y el almacenamiento de documentos principalmente en que hace que la información contenida en los documentos sea utilizable para supervisar e influir activamente en los procesos empresariales, y proporciona apoyo en muchas áreas. En muchas empresas que carecen de un sistema de gestión documental respaldado por un sistema informático, resulta difícil mantener la información actualizada para todos los empleados pertinentes y ponerla a su disposición de forma completa y rápida. Esto se debe a que los datos suelen estar «bloqueados» en una amplia variedad de soportes (correos electrónicos, cartas, notas y mucho más) y no siempre llegan a todos los empleados responsables.
¿Qué es un documento?
Los documentos constituyen la base de nuestra comunicación. En términos generales, los documentos son, ante todo, soportes de información que contienen texto escrito. Según el diccionario Duden, un documento es algo «registrado oficialmente por escrito» o una «carta oficial y formal» que, además, se caracteriza por un cierto grado de permanencia. Un documento escrito sirve como medio y prueba para transmitir una idea concreta. En este sentido,los documentos escritos revisten una importancia jurídica y práctica considerable.
Los documentos nos rodean a diario en innumerables formas. Además de los documentos originales, ya sean ejemplares únicos o impresiones en serie, los documentos suelen estar disponibles como transcripciones o copias. Es irrelevante si se han creado a mano o a máquina, o si se han producido o almacenado en soportes analógicos, como el papel, o en soportes digitales o documentos electrónicos. Todos ellos son documentos: desde transcripciones de reuniones y cartas comerciales hasta correos electrónicos, certificados y escaneos.
Sin embargo, la definición de documento también puede ampliarse más allá de la forma escrita. En este sentido, los soportes visuales y auditivos también se consideran documentos. Algunos ejemplos son las fotografías, los gráficos, los diagramas y las tablas, así como las grabaciones de vídeo y audio.
¿Qué es la gestión de documentos digitales?
Según la definición de Wikipedia, el término «gestión de documentos» se refiere a «la gestión de documentos electrónicos con el apoyo de bases de datos. En alemán, esto también se refiere a la gestión de documentos digitalizados —que originalmente estaban en papel— en sistemas electrónicos».
En inglés, se utilizan con frecuencia los términos «gestión de documentos electrónicos» (EDM) o «sistema de gestión de documentos» (DMS).
¿Qué es la gestión documental? ¿Y en qué consiste la diferencia?
Por el contrario, por «administración de documentos» se entiende generalmente el almacenamiento sencillo y organizado de documentos recibidos o creados con anterioridad con el fin de poder recuperarlos. Si bien esto constituye, efectivamente, la base de la gestión estructurada de documentos, solo abarca un pequeño subconjunto de la gestión de documentos.
La gestión documental se diferencia de la simple administración y almacenamiento de documentos principalmente en que hace que la información contenida en los documentos sea utilizable para supervisar e influir activamente en los procesos empresariales, además de proporcionar apoyo en muchos ámbitos. En muchas empresas que carecen de un sistema de gestión documental respaldado por un sistema informático, resulta difícil mantener la información actualizada para todos los empleados pertinentes y ponerla a su disposición de forma rápida y completa. Esto se debe a que los datos suelen estar «bloqueados» en una gran variedad de soportes (correos electrónicos, cartas, notas y mucho más) y no siempre llegan a todos los empleados responsables.
En muchos sectores, a medida que se ha intensificado la competencia, centrarse de forma constante en el cliente —junto con la optimización de los procesos operativos y de servicio— se ha convertido en la norma. Un factor clave en este sentido es la optimización de la gestión de documentos y de la información que contienen. Al fin y al cabo, los tiempos de respuesta y la calidad del servicio solo mejoran cuando esta información está actualizada, es completa y está fácilmente disponible para todos los empleados pertinentes de la empresa.
Sin embargo,una gestión segura y proactiva de los documentos y la información no solo es crucial en los puestos de atención al cliente, sino en todos los departamentos, ya sea, por ejemplo, en forma de archivos digitales de compras o de proveedores, documentos legales o expedientes digitales de personal.
La mejor forma de cumplir estos requisitos es mediante un software de gestión documental.
¿Cuáles son los requisitos para la gestión documental?
Para gestionar los documentos de forma eficaz, no basta con optimizar simplemente el almacenamiento. Lo ideal es que esto abarque todos los procesos relacionados con los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. Para lograrlo, un sistema de gestión documental debería, en el mejor de los casos, abarcar la
… de documentos, formularios, certificados y mucho más. La gestión digital de documentos proporciona, por tanto, la base ideal para una oficina sin papel.
Digitalización de documentos
Los documentos en papel deben digitalizarse en cuanto se reciben, antes de archivarlos. El sistema de gestión documental (SGD) debe permitir realizar esta operación desde cualquier función del sistema, ya sea de forma centralizada (por ejemplo, a través de una estación de escaneo) o de forma descentralizada, utilizando cualquier escáner sencillo en un puesto de trabajo individual. El sistema de gestión documental indexa los documentos durante la digitalización.La tecnología OCR reconoce, clasifica y extrae datos como la información de contacto, los números de identificación de los empleados y otros detalles. También es posible la extracción automática de datos a partir de formularios web, correos electrónicos, etc. A continuación, estos datos, así como el documento completo, se asignan a cualquier objeto (SAP) o se vinculan, en función de su contenido, a los datos contables, datos maestros, etc., correspondientes.
Otra ventaja es la generación y el reconocimiento de códigos de barras. Mediante los códigos de barras, los documentos pueden asignarse a diferentes archivos y registros durante el proceso de escaneo. Si los documentos entrantes contienen un código de barras, también se asignan automáticamente a una transacción en el sistema de gestión documental y se almacenan en el archivo electrónico asociado de forma que quede constancia para una posible auditoría.
Aparte de introducir los documentos en papel en el escáner, el proceso de digitalización y la captura de los datos relevantes se llevan a cabo de forma casi totalmente automática.
A la hora de digitalizar documentos en papel, se recomienda contar con la ayuda de un proveedor de servicios de escaneo especializado que pueda ayudar a la empresa a gestionar su montaña de expedientes. Este proveedor prepara cientos de miles de páginas individuales para su integración perfecta en el flujo de trabajo digital. Por ejemplo, se tarda menos de cuatro semanas en digitalizar un número de cuatro cifras de carpetas de expedientes llenas. Durante este proceso, los documentos se indexan y clasifican. Para minimizar el esfuerzo que supone la digitalización y garantizar una gestión adecuada de los registros electrónicos desde el principio, los archivos deben clasificarse de antemano de acuerdo con los requisitos legales, y deben destruirse todos los documentos que ya no sea necesario conservar o que ya no esté permitido conservar.
Integración del programa de correo electrónico
Según las cifras de BITKOM, cada empleado recibe una media de 18 correos electrónicos relacionados con el trabajo al día. Extrapolando esta cifra a un mes, el total asciende a aproximadamente 400, y a un año, a casi 5.000 correos electrónicos por empleado relacionados con las operaciones empresariales. Sin embargo, estos suelen quedarse en la bandeja de entrada del destinatario. Este problema tan extendido no favorece unos procesos empresariales rápidos y bien estructurados, ya que, en la práctica, impide que otros departamentos y empleados tengan acceso a información importante. Esto puede resolverse mediante una gestión estratégica de la comunicación en línea.
Por lo tanto, una característica importante de un sistema de gestión documental es la capacidad de almacenar, gestionar y archivar adecuadamente también los correos electrónicos. Sin embargo, este archivo de correos electrónicos a prueba de auditorías solo es eficaz si el correo se archiva sin modificaciones, es decir, incluyendo todo el formato, los archivos adjuntos, etc. Un buen sistema de gestión documental importa los correos electrónicos desde MS Outlook directamente al archivo electrónico y los archiva allí, junto con todo el formato del texto y los archivos adjuntos.
Creación automatizada de documentos, correspondencia y hojas de cálculo
Crear manualmente presupuestos, contratos, cartas, formularios, cartas de respuesta, correos electrónicos, hojas de cálculo de Excel y paneles de control de gestión lleva mucho tiempo; es fácil utilizar una plantilla equivocada y pueden producirse errores. Para evitarlo, un sistema de gestión documental debe ofrecer una función de generación de documentos integrada. Esta función genera automáticamente todo tipo de documentos y formularios —ya sean cartas individuales o modelos, así como para la producción en masa— en diversos formatos de impresión, incluidos MS Office y PDF (PDF/A), al tiempo que garantiza que se adapten a cada destinatario.
El primer paso siempre lo da un experto en la materia, que crea nuevas plantillas en el sistema de gestión documental (SGD) o modifica las ya existentes. Estas plantillas definen la estructura y el diseño, el contenido de cada sección para los distintos tipos de documentos y sus respectivos períodos de validez. También se puede especificar si se debe permitir a los usuarios realizar cambios o añadidos individuales posteriormente.
La creación de documentos se simplifica, en particular, gracias a que los pasajes de texto pueden rellenarse automáticamente con datos de sistemas ERP (p. ej., SAP), datos de otros sistemas de bases de datos o un código de barras mediante variables insertadas. A continuación, los documentos generados deben poder archivarse en formato Word, XML o PDF utilizando los mecanismos estándar del sistema de archivos electrónicos del DMS cuSmarText, así como en cualquier otro archivo, y almacenarse para su uso futuro.
En resumen: la generación de documentos acorta los tiempos de respuesta y mejora la calidad de los documentos.
Control de versiones y comparación de documentos
Tanto si se trata de documentos en papel como de documentos almacenados en una red, resulta difícil garantizar que no se almacenen de forma redundante, que no se editen simultáneamente o que no se utilicen en versiones diferentes. Un sistema de gestión de documentos digitales también debería ofrecer apoyo en este ámbito, por ejemplo, mediante una función de «check-in» y «check-out». En cuanto un empleado edita un documento almacenado fuera del archivo, este se retira y deja de estar disponible para que otros lo editen hasta que se vuelva a archivar. Al volver a archivarlo, el documento editado se guarda como una nueva versión.
Otra tarea importante —y que, de otro modo, requeriría mucho tiempo— es la comparación de versiones de documentos. Para verificar rápidamente qué se ha modificado en un documento de MS Word o PDF, se pueden comparar diferentes versiones del documento y visualizar todos los cambios de un solo vistazo. Los documentos PDF también se pueden comparar directamente con documentos de Word, y el documento de comparación se puede almacenar en el archivo electrónico. Esto elimina el engorroso proceso de convertir archivos de Word a PDF para comparar documentos.
La función de gestión de versiones de una solución DMS permite así seguir la evolución de un documento o contrato —desde la fase de borrador, pasando por las revisiones, hasta la versión actual— incluso años después.
Los siguientes argumentos, entre otros, respaldan las ventajas y la rentabilidad del uso de sistemas de gestión electrónica de documentos:
La mayoría de las empresas medianas y grandes utilizan un sistema SAP para toda la empresa. Por lo tanto, un sistema de gestión documental también debería estar totalmente integrado en el entorno SAP. Esta es la única forma de garantizar un intercambio fluido de información dentro del ecosistema SAP.
La profunda integración de procesos abre la puerta a numerosos escenarios. Por ejemplo, el sistema de gestión documental (DMS) se conecta de forma procedimental con los módulos estándar de SAP para finanzas, control de gestión, ventas y compras, entre otros, y se puede acceder a él desde cualquier función dentro del sistema SAP. De este modo, gestiona los documentos no solo de forma aislada, sino en relación con contextos de transacciones, contratos, costes y contabilización, entre otros, y los asigna de forma coherente y transparente.
Además, la integración en el sistema SAP ofrece las ventajas de una implementación global y la capacidad multicliente, lo que garantiza una tecnología y una gestión de datos preparadas para el futuro sin necesidad de recursos adicionales. El uso de soluciones integradas en el sistema SAP se traduce, por tanto, en los menores costes operativos posibles.
¿Cómo funciona la gestión de documentos?
Los empleados reciben información de diversas formas: en papel, verbalmente —tras lo cual la información se registra por escrito, por ejemplo, en forma de nota— o electrónicamente, como un correo electrónico, un formulario electrónico, un archivo XML, etc. Además, existen documentos creados dentro de la propia empresa, que suelen almacenarse digitalmente en el sistema de archivos. Independientemente del formato en el que se reciba o esté disponible esta información relacionada con los procesos, debe almacenarse de forma centralizada y estructurada en el sistema de gestión documental (DMS) para garantizar un uso óptimo.
¿También se pueden archivar documentos?
Hasta que se destruyan definitivamente al finalizar el plazo mínimo de conservación, los documentos permanecen a salvo en el archivo electrónico. Esto significa que se archivan de forma que se pueda realizar una auditoría en uno (o varios) de los sistemas de archivo conectados, como los de OpenText o SAP.
Con este fin, todos los cambios realizados en un documento quedan documentados de forma fiable a lo largo de toda su «vida útil». Esto permite —incluso décadas después— rastrear quién realizó un cambio y cuándo. Cada modificación de un documento queda siempre registrada de forma que se pueda auditar y puede consultarse en cualquier momento.
El sistema de gestión documental (DMS) ofrece, por tanto, protección frente a modificaciones no autorizadas, algo impensable con documentos en papel «desprotegidos» y archivos en una red —ya sea porque los cambios pasan desapercibidos o porque resulta casi imposible determinar quién los ha realizado—.
¿Qué es un archivo electrónico?
El expediente electrónico constituye el núcleo del sistema de gestión documental. Se mantiene para cada transacción y organiza de forma clara todos los documentos, contratos, información y demás registros. La estructura del expediente digital debe poder definirse de forma centralizada para cada tipo de expediente o transacción. Una comprobación de autorizaciones —idealmente hasta el nivel de campo— adapta dinámicamente la visualización del archivo.
Para garantizar que todos los documentos necesarios para un proceso concreto estén disponibles, también conviene definir un número mínimo de documentos que deben almacenarse en una carpeta específica. Dependiendo del tipo de proceso, no solo se puede definir la estructura de archivos de forma diferente, sino también la disposición y el número de subcarpetas, así como las dependencias y las respectivas comprobaciones de validez. Además de la estructura de archivos definida, debería ser posible crear cualquier número de subcarpetas adicionales según sea necesario.
¿Cómo se puede utilizar la búsqueda rápida de forma eficaz?
Con los contratos exclusivamente en papel, el mero proceso de búsqueda lleva mucho tiempo, sobre todo cuando los documentos están dispersos en múltiples ubicaciones y hay que solicitarlos primero. Pero incluso los documentos almacenados digitalmente que resultan difíciles de localizar no ofrecen a una empresa ninguna ventaja significativa frente al archivo en papel o al almacenamiento en el sistema de archivos de la red de la empresa.
La gestión documental permite recuperar rápidamente los documentos almacenados y toda la información disponible mediante diversas funciones de búsqueda. Para garantizar el éxito de las búsquedas, la solución de software indexa de forma automática y exhaustiva los documentos en el momento de su importación o creación, independientemente de si se trata de correos electrónicos, formularios electrónicos, archivos PDF o documentos escaneados.
¿Puede el sistema de gestión documental (DMS) gestionar tareas, plazos y períodos de conservación?
La programación automatizada y el seguimiento de plazos se encuentran entre las funciones fundamentales de la gestión documental. Existe una amplia variedad de procesos relacionados con los documentos, como el proceso de aprobación, que suele requerir mucho tiempo y trabajo, y que a menudo exige varias rondas de revisión antes de que un documento se apruebe definitivamente. En muchos casos, también es necesaria una coordinación puntual, que no se puede planificar con antelación. Un flujo de trabajo integrado y asistido por ordenador ofrece una solución que facilita la gestión de las tareas.
Un sistema de gestión documental (DMS) también aligera la carga de trabajo en lo que respecta a las tareas y los plazos. Tan pronto como se alcanza el plazo de entrega de un plazo específico, se pueden ejecutar automáticamente acciones de seguimiento. Por ejemplo, se envía un correo electrónico y/o se abre la lista de tareas pendientes para la persona responsable del proceso, indicando que es necesario ocuparse del proceso o del documento.
Para una comunicación estandarizada, las tareas también pueden generarse automáticamente a partir de los datos de los documentos y archivos. El sistema genera el contenido y determina automáticamente a quién se le asigna la tarea en función de los datos proporcionados.
¿Es posible garantizar el cumplimiento normativo y la protección de datos (RGPD)?
El cumplimiento normativo desempeña un papel importante en lo que respecta a los documentos. Un sistema de gestión documental (DMS) facilita garantizar que se cumplan los requisitos internos de una empresa, como la definición de funciones, responsabilidades y derechos de acceso, así como el cumplimiento del principio de doble control a la hora de crear documentos. Por supuesto, también es especialmente importante cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo externos. En este contexto, tanto el archivo a prueba de auditorías como el respeto de los plazos mínimos o máximos de conservación desempeñan un papel crucial. Esto se debe a que a los documentos digitalizados y a los correos electrónicos se les aplican los mismos plazos de conservación que a los documentos en papel. Además, la empresa debe cumplir los requisitos legales relativos al archivo a prueba de auditorías y a la protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que entró en vigor en mayo de 2018, tiene como objetivo principal proporcionar una mejor protección transfronteriza de los datos personales. Además de reforzar los derechos de los interesados, el RGPD tiene como objetivo aumentar la transparencia en lo que respecta al tratamiento de datos. Los documentos suelen contener una amplia variedad de datos protegidos por el RGPD. Los interesados tienen derecho a acceder a la información sobre el tratamiento de sus datos. Al mismo tiempo, pueden solicitar la rectificación, la supresión y la limitación del tratamiento.
Un sistema de gestión documental desempeña aquí un papel fundamental. La principal ventaja de utilizar software para aplicar el RGPD radica en la optimización de los procesos y el aumento de la productividad. Los procedimientos bien diseñados y documentados garantizan la seguridad y la calidad; los procesos automatizados aseguran la rapidez y la eficiencia, y liberan a los empleados de las tareas rutinarias. En tales casos, el sistema de gestión documental puede generar informes en respuesta a las solicitudes de supresión o rectificación de datos. Al mismo tiempo, gracias a la documentación de los procedimientos dentro del software del SGD, los distintos departamentos de una empresa pueden acceder en cualquier momento al historial de las solicitudes de un interesado.
El software también registra la licitud del tratamiento de datos. Los consentimientos que autorizan el uso de los datos, así como los contratos, acuerdos y otros documentos que requieren el uso de información personal, se almacenan de forma segura en el archivo digital. De este modo, la empresa garantiza el cumplimiento de los requisitos de documentación del RGPD y utiliza únicamente aquellos datos para los que está autorizada en virtud del reglamento.
Existe una amplia gama de programas de gestión documental, y sus funciones varían considerablemente. A la hora de elegir la solución más adecuada para tu empresa, las siguientes preguntas pueden resultarte útiles: