O que todos devem saber sobre o SAP: Um guia introdutório

A SAP é o maior fabricante de software da Alemanha e um dos principais fornecedores mundiais de soluções de gestão de processos empresariais. Mas como é que a SAP alcançou tanto sucesso? E que vantagens oferece o software da SAP? Saiba mais nesta entrada do glossário.

Os produtos de software da SAP são soluções líderes a nível internacional para a gestão de processos empresariais e a administração eficiente da informação nas empresas. São desenvolvidos pela SAP AG, uma empresa global de software com sede em Walldorf, na Alemanha. O nome SAP significa «System Analysis and Program Development» (Análise de Sistemas e Desenvolvimento de Programas). Desde a sua fundação na década de 1970, a SAP AG estabeleceu um padrão global para o software ERP (Enterprise Resource Planning). Em 2015, foi lançada a próxima geração do sistema, o SAP S/4HANA. Este baseia-se em tecnologia in-memory de alto desempenho, permitindo o processamento em tempo real de enormes quantidades de dados.

A SAP AG foi fundada em 1972 pelos ex-funcionários da IBM Dietmar Hopp, Hasso Plattner, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira e Hans-Werner Hector. O seu objetivo era desenvolver software padrão para empresas que integrasse todos os processos operacionais e permitisse o processamento de dados em tempo real. Na década de 1970, «em tempo real» significava — ao contrário do que acontece hoje — processar dados diretamente no terminal de computador, em vez de recorrer a fluxos de trabalho tradicionalmente pesados que envolviam vários suportes. Para refletir isto no nome do produto, as primeiras soluções empresariais da SAP começavam por um «R», que significava «em tempo real».

No início da década de 1970, a empresa desenvolveu programas para contabilidade financeira, auditoria e gestão de materiais sob o nome de produto SAP R/1 e lançou a segunda geração de software, o SAP/R2, em 1979. O SAP R/2 apresenta uma arquitetura de duas camadas, na qual os componentes de software individuais são separados em duas camadas: a camada de apresentação e a camada de base de dados e lógica.

A terceira geração, o SAP R/3, foi desenvolvida como software cliente-servidor multiplataforma, composto por três camadas, cada uma a funcionar no seu próprio servidor: a camada de apresentação, a camada de aplicação e a camada de armazenamento de dados.  Desde 2010, a SAP disponibiliza a base de dados em memória SAP HANA, cujo desenvolvimento foi em grande parte impulsionado pelo fundador da SAP, Hasso Plattner, e levado a cabo no Instituto Hasso Plattner de Engenharia Digital, em Potsdam, que ele fundou em 1998. Com o SAP HANA, os dados podem ser processados em segundos, em vez de dias ou semanas. Trata-se de um marco para as empresas orientadas para os dados e para a tomada de decisões empresariais rápidas e bem-sucedidas. Em 2015, a SAP lançou a sua mais recente geração de software empresarial, que funciona inteiramente no SAP HANA e também está disponível como solução na nuvem: o SAP S/4HANA.

De acordo com os seus próprios dados, a SAP conta agora com mais de 269 milhões de utilizadores na nuvem e oferece mais de 100 soluções, incluindo soluções específicas para todos os setores de atividade. Mais de 400 000 empresas em todo o mundo utilizam o software da SAP.

O software SAP ajuda a gerir os processos empresariais nas empresas, a processar dados de forma eficaz e a facilitar o fluxo de informação entre departamentos. O software abrange todas as áreas essenciais de uma empresa — desde as aquisições, o marketing e as vendas até à produção, às finanças e aos recursos humanos — e ajuda a gerir e a otimizar toda a cadeia de valor.

Isto é possível graças à gestão centralizada de dados, que proporciona uma visão unificada de toda a informação da empresa. Os colaboradores dos departamentos operacionais podem aceder facilmente, em tempo real, a todos os dados relevantes para as suas tarefas. Isto evita ou elimina, em grande medida, os silos de informação, em que uma parte da empresa desconhece o que outra está a fazer. Consequentemente, os fluxos de trabalho podem ser acelerados, a eficiência operacional e a produtividade podem ser aumentadas e — através de tempos de resposta rápidos e soluções personalizadas — a experiência do cliente e o serviço ao cliente podem ser melhorados. O software SAP é utilizado por muitas empresas globais e grandes organizações, bem como por inúmeras empresas de média e pequena dimensão.

Trabalhar com o software SAP requer conhecimentos e experiência específicos. Por isso, a SAP e os seus parceiros oferecem formação para utilizadores e formação contínua adaptadas a tarefas, funções e cargos específicos dentro da empresa. Estão também disponíveis certificações SAP, que servem como prova de que os utilizadores ou programadores receberam formação qualificada e possuem os conhecimentos técnicos correspondentes.

A SAP Business Technology Platform (SAP BTP) é a Plataforma como Serviço (PaaS) da SAP e combina integração, desenvolvimento de aplicações, automatização, inteligência artificial, dados e análise num ambiente unificado. Fornece os serviços, as ferramentas e o conteúdo empresarial pré-construído adequados para todas as tarefas de transformação digital. Isto permite que as empresas implementem rapidamente novos cenários e modelos de negócio. Com a SAP BTP, as equipas de desenvolvimento têm tudo o que precisam para ligar, alargar e melhorar rapidamente processos críticos para o negócio. Os utilizadores empresariais podem automatizar tarefas, criar fluxos de trabalho rápidos e flexíveis e conceber interfaces de utilizador personalizadas — utilizando abordagens e soluções «low-code». O acesso a informações relacionadas com o contexto empresarial, provenientes de sistemas SAP e de terceiros, simplifica a colaboração interorganizacional no planeamento, na integração de aplicações e na partilha de insights.

SAP HANA é o nome da base de dados em memória desenvolvida pela SAP, na qual se baseia a plataforma ERP SAP S/4HANA. A sigla HANA significa High-Performance Analytic Appliance. O SAP HANA armazena dados na memória principal, em vez de num disco rígido. O acesso aos dados na RAM de um computador é incrivelmente rápido e demora, normalmente, da ordem dos nanossegundos. Em comparação, o acesso a dados e registos armazenados em discos rígidos demora, normalmente, alguns milissegundos. A Memória de Acesso Aleatório (RAM) processa e analisa dados cerca de um milhão de vezes mais rapidamente do que o armazenamento convencional em disco rígido.

Além disso, uma base de dados na memória permite a execução paralela de análises avançadas e o processamento de transações a alta velocidade num único sistema. Isto permite às empresas processar quantidades massivas de dados — na ordem dos gigabytes e terabytes — quase em tempo real, avaliar os dados imediatamente e tomar medidas baseadas nos dados.

O SAP HANA é simultaneamente um servidor de base de dados que armazena e recupera dados solicitados pelas aplicações e um servidor de aplicações que apoia as empresas no desenvolvimento de aplicações inteligentes e orientadas para a análise. Além disso, o SAP HANA oferece capacidades avançadas de pesquisa, análise e integração de dados, tanto para dados estruturados como não estruturados. Estas capacidades estão disponíveis tanto na versão na nuvem como na versão no local. Ao combinar várias funções de gestão de dados e proporcionar acesso imediato a todos os tipos de dados num sistema central, o SAP HANA simplifica as operações de TI, ajuda as empresas a tomar decisões inovadoras e orientadas por dados e facilita a transformação digital dos seus negócios.

O produto de software principal é o SAP ERP (Enterprise Resource Planning), que é utilizado para planear e gerir o pessoal, os ativos, os recursos, o capital e os materiais, em consonância com os objetivos da empresa e com base nas necessidades reais. O SAP CRM (Customer Relationship Management) é um pacote autónomo para o serviço ao cliente que, tal como as soluções de gestão da cadeia de abastecimento SAP SCM (Supply Chain Management) e SAP PLM (Product Lifecycle Management), complementa o sistema principal em todos os setores. As soluções setoriais, também conhecidas como Industry Solutions, oferecem funcionalidades adicionais que ampliam o sistema ERP principal através de módulos suplementares.

Ao longo dos últimos anos e décadas, a SAP expandiu e aperfeiçoou o seu portfólio de soluções através de aquisições estratégicas. Naturalmente, é difícil restringir a seleção. Entre as mais conhecidas encontram-se a solução de gestão de recursos humanos SuccessFactors — que se tornou o padrão de facto em RH —, a solução de relatórios de despesas de viagem Concur e a Signavio Business Process Management Suite, que permite às empresas mapear, documentar, otimizar e redesenhar os seus ambientes de processos.

Graças à vasta experiência que adquiriram através de projetos e ao seu profundo conhecimento do setor, os parceiros de consultoria SAP atuam como valiosos conselheiros para as empresas durante a implementação de soluções SAP. Este processo tem início na fase de preparação do projeto, com a seleção da estratégia certa, da abordagem adequada e das melhores soluções para otimizar os processos de ponta a ponta. Durante a implementação do projeto, as empresas de consultoria SAP fornecem então os recursos e os conhecimentos especializados adicionais necessários. As empresas de consultoria também apoiam ou gerem áreas frequentemente negligenciadas, como a gestão da mudança, que pode ser fundamental para o sucesso da implementação do projeto. Isto porque uma nova solução de software não só altera o panorama dos sistemas de TI, como também, regra geral, altera os processos de trabalho, afetando papéis e funções.

A SAP gera receitas através da venda de direitos de utilização das suas soluções de software a clientes empresariais. O modelo de prestação de serviços na nuvem está a tornar-se cada vez mais importante neste contexto. Por conseguinte, a SAP está a afastar-se progressivamente do licenciamento tradicional de software e a definir os preços das suas soluções numa base de subscrição, com base no número de utilizadores, nos módulos da solução necessários e nas funções e permissões de que os utilizadores necessitam para desempenhar as suas tarefas na empresa. É aconselhável realizar uma avaliação exaustiva antecipadamente para evitar as armadilhas do excesso ou da insuficiência de licenças. No caso do excesso de licenças, as empresas pagam por funcionalidades de que os utilizadores nem sequer necessitam, desperdiçando assim, literalmente, dinheiro. No caso do sublicenciamento, os utilizadores utilizam funções da SAP pelas quais não pagaram, o que — na pior das hipóteses — pode resultar em penalizações contratuais substanciais.

O manual de licenciamento da SAP tem várias centenas de páginas. Recomenda-se, geralmente, recorrer à assistência de um consultor de licenciamento.

Os consultores SAP são especialistas muito procurados que adquiriram os seus conhecimentos através da experiência prática e da formação contínua e que podem comprová-los com certificações relevantes. A SAP irá descontinuar o suporte ativo ao seu produto ERP antigo, o SAP ECC, em 2027. Até lá, as empresas clientes terão de ter migrado para a nova plataforma SAP S/4HANA ou de ter garantido o suporte com especialistas internos.

Consequentemente, para além da consultoria de implementação e otimização, a consultoria de migração desempenha um papel fundamental na consultoria SAP. Dependendo da empresa, do setor e da idade do sistema SAP em uso, uma migração «greenfield», uma abordagem «brownfield» ou uma metodologia de migração «brownfield» alargada podem revelar-se mais vantajosas.

Uma abordagem «greenfield» reconstrói o sistema SAP a partir do zero e é recomendada para instalações SAP mais antigas que já não conseguem satisfazer adequadamente os requisitos empresariais atuais. Todo o sistema não só é migrado para o SAP S/4HANA como também é otimizado de raiz. Neste processo, todos os processos empresariais são reavaliados e, em seguida, implementados da forma mais fiel possível ao padrão, com base nas melhores práticas.

A abordagem «brownfield» limita-se inicialmente a uma migração técnica; os projetos de otimização são abordados posteriormente. Com a metodologia de migração «Extended Brownfield» da valantic, são identificadas medidas significativas de otimização e normalização ainda antes e durante a conversão do sistema; estas podem então ser sucessivamente concebidas, planeadas e implementadas ao ritmo do próprio cliente.