Lo que todo el mundo debería saber sobre SAP: una guía introductoria

SAP es el mayor fabricante de software de Alemania y uno de los principales proveedores mundiales de soluciones de gestión de procesos empresariales. Pero, ¿cómo ha logrado SAP alcanzar tanto éxito? ¿Y qué ventajas ofrece el software de SAP? Descúbrelo en esta entrada del glosario.

Los productos de software de SAP son soluciones líderes a nivel internacional para la gestión de procesos empresariales y la administración eficiente de la información dentro de las empresas. Son desarrollados por SAP AG, una empresa de software global con sede en Walldorf, Alemania. El nombre SAP son las siglas de «System Analysis and Program Development» (Análisis de Sistemas y Desarrollo de Programas). Desde su fundación en la década de 1970, SAP AG ha establecido un estándar mundial para el software ERP (planificación de recursos empresariales). En 2015 se presentó la nueva generación del sistema, SAP S/4HANA. Se basa en una tecnología en memoria de alto rendimiento, lo que permite el procesamiento en tiempo real de enormes cantidades de datos.

SAP AG fue fundada en 1972 por los antiguos empleados de IBM Dietmar Hopp, Hasso Plattner, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira y Hans-Werner Hector. Su objetivo era desarrollar software estándar para empresas que integrara todos los procesos operativos y permitiera el procesamiento de datos en tiempo real. En la década de 1970, «en tiempo real» significaba —a diferencia de hoy en día— procesar los datos directamente en la terminal informática, en lugar de utilizar los flujos de trabajo tradicionalmente engorrosos que implicaban múltiples soportes. Para reflejar esto en el nombre del producto, las primeras soluciones empresariales de SAP comenzaban con una «R», que significaba «en tiempo real».

A principios de la década de 1970, la empresa desarrolló programas de contabilidad financiera, auditoría y gestión de materiales bajo el nombre de producto SAP R/1 y lanzó la segunda generación de software, SAP/R2, en 1979. SAP R/2 presenta una arquitectura de dos niveles en la que los componentes de software individuales se separan en dos capas: la capa de presentación y la capa de base de datos y lógica.

La tercera generación, SAP R/3, se desarrolló como un software cliente-servidor multiplataforma compuesto por tres capas, cada una de las cuales se ejecuta en su propio servidor: la capa de presentación, la capa de aplicación y la capa de almacenamiento de datos.  Desde 2010, SAP ofrece la base de datos en memoria SAP HANA, impulsada en gran medida por el fundador de SAP, Hasso Plattner, y desarrollada en el Instituto Hasso Plattner de Ingeniería Digital de Potsdam, que él mismo fundó en 1998. Con SAP HANA, los datos pueden procesarse en segundos en lugar de días o semanas. Esto supone un hito para las empresas basadas en datos y para la toma de decisiones empresariales rápidas y acertadas. En 2015, SAP presentó su última generación de software empresarial, que se ejecuta íntegramente en SAP HANA y también está disponible como solución en la nube: SAP S/4HANA.

Según sus propias cifras, SAP cuenta actualmente con más de 269 millones de usuarios en la nube y ofrece más de 100 soluciones, incluidas soluciones específicas para todos los sectores empresariales. Más de 400 000 empresas de todo el mundo utilizan el software de SAP.

El software de SAP ayuda a gestionar los procesos empresariales dentro de las empresas, a procesar datos de forma eficaz y a facilitar el flujo de información entre departamentos. El software abarca todas las áreas fundamentales de una empresa —desde las compras, el marketing y las ventas hasta la producción, las finanzas y los recursos humanos— y ayuda a gestionar y optimizar toda la cadena de valor.

Esto es posible gracias a la gestión centralizada de datos, que ofrece una visión unificada de toda la información de la empresa. Los empleados de los departamentos operativos pueden acceder fácilmente y en tiempo real a todos los datos relevantes para sus tareas. Esto evita o elimina en gran medida los «silos de información», en los que una parte de la empresa desconoce lo que está haciendo otra. Como resultado, se pueden acelerar los flujos de trabajo, aumentar la eficiencia operativa y la productividad y, gracias a unos tiempos de respuesta rápidos y a soluciones personalizadas, mejorar la experiencia del cliente y el servicio al cliente. El software de SAP es utilizado por numerosas corporaciones globales y grandes empresas, así como por muchas empresas medianas y pequeñas.

El uso del software SAP requiere conocimientos y experiencia específicos. Por ello, SAP y sus socios ofrecen formación para usuarios y formación continua adaptadas a tareas, puestos y funciones concretas dentro de la empresa. También se ofrecen certificaciones SAP, que sirven como prueba de que los usuarios o desarrolladores han recibido una formación cualificada y poseen los conocimientos técnicos correspondientes.

La SAP Business Technology Platform (SAP BTP) es la plataforma como servicio (PaaS) de SAP y combina integración, desarrollo de aplicaciones, automatización, inteligencia artificial, datos y análisis en un entorno unificado. Proporciona los servicios, las herramientas y el contenido empresarial preconfigurado adecuados para todas las tareas de transformación digital. Esto permite a las empresas implementar rápidamente nuevos escenarios y modelos de negocio. Con SAP BTP, los equipos de desarrollo disponen de todo lo necesario para conectar, ampliar y mejorar rápidamente los procesos críticos para el negocio. Los usuarios empresariales pueden automatizar tareas, crear flujos de trabajo rápidos y flexibles, y diseñar interfaces de usuario personalizadas, utilizando enfoques y soluciones de bajo código. El acceso a información relacionada con el contexto empresarial procedente de sistemas de SAP y de terceros simplifica la colaboración interorganizacional en la planificación, la integración de aplicaciones y el intercambio de conocimientos.

SAP HANA es el nombre de la base de datos en memoria desarrollada por SAP, en la que se basa la plataforma ERP SAP S/4HANA. El acrónimo HANA significa «High-Performance Analytic Appliance» (dispositivo analítico de alto rendimiento). SAP HANA almacena los datos en la memoria principal en lugar de en un disco duro. El acceso a los datos de la memoria RAM de un ordenador es increíblemente rápido y suele durar del orden de nanosegundos. En comparación, acceder a los datos y registros almacenados en discos duros suele tardar unos pocos milisegundos. La memoria de acceso aleatorio (RAM) procesa y analiza los datos aproximadamente un millón de veces más rápido que el almacenamiento convencional en disco duro.

Además, una base de datos en memoria permite la ejecución paralela de análisis avanzados y el procesamiento de transacciones a alta velocidad en un único sistema. Esto permite a las empresas procesar cantidades masivas de datos —del orden de gigabytes y terabytes— casi en tiempo real, evaluar los datos de forma inmediata y tomar medidas basadas en ellos.

SAP HANA es tanto un servidor de bases de datos que almacena y recupera los datos solicitados por las aplicaciones como un servidor de aplicaciones que ayuda a las empresas a desarrollar aplicaciones inteligentes basadas en el análisis. Además, SAP HANA ofrece capacidades avanzadas de búsqueda, análisis e integración de datos, tanto para datos estructurados como no estructurados. Estas capacidades están disponibles tanto en la versión en la nube como en la versión local. Al combinar diversas funciones de gestión de datos y proporcionar acceso inmediato a todo tipo de datos en un sistema central, SAP HANA simplifica las operaciones de TI, ayuda a las empresas a tomar decisiones innovadoras basadas en datos y facilita la transformación digital de su negocio.

El producto de software principal es SAP ERP (Enterprise Resource Planning), que se utiliza para planificar y gestionar el personal, los activos, los recursos, el capital y los materiales de acuerdo con los objetivos corporativos y en función de las necesidades reales. SAP CRM (Customer Relationship Management) es un paquete independiente para la gestión de la relación con el cliente que, al igual que las soluciones de gestión de la cadena de suministro SAP SCM (Supply Chain Management) y SAP PLM (Product Lifecycle Management), complementa el sistema central en todos los sectores. Las soluciones sectoriales, también conocidas como «Industry Solutions», ofrecen funcionalidades adicionales que amplían el sistema ERP central mediante módulos complementarios.

A lo largo de los últimos años y décadas, SAP ha ampliado y mejorado su cartera de soluciones mediante adquisiciones estratégicas. Naturalmente, resulta difícil reducir la selección. Entre las más conocidas se encuentran la solución de gestión de recursos humanos SuccessFactors —que se ha convertido en el estándar de facto en RR. HH.—, la solución de gestión de gastos de viaje Concur y la suite Signavio Business Process Management, que permite a las empresas mapear, documentar, optimizar y rediseñar sus entornos de procesos.

Gracias a la amplia experiencia que han adquirido a través de los proyectos y a su profundo conocimiento del sector, los socios consultores de SAP actúan como valiosos asesores para las empresas durante la implementación de soluciones SAP. Esto comienza durante la preparación del proyecto, con la selección de la estrategia adecuada, el enfoque apropiado y las mejores soluciones para lograr procesos óptimos de principio a fin. Durante la implementación del proyecto, las empresas de consultoría de SAP aportan los recursos y los conocimientos especializados adicionales necesarios. Las empresas de consultoría también prestan apoyo o se encargan de gestionar áreas que a menudo se pasan por alto, como la gestión del cambio, que puede resultar fundamental para el éxito de la implementación del proyecto. Esto se debe a que una nueva solución de software no solo modifica el entorno de los sistemas informáticos, sino que, por regla general, también altera los procesos de trabajo, lo que afecta a los roles y las funciones.

SAP genera ingresos mediante la venta de derechos de uso de sus soluciones de software a clientes corporativos. El modelo de prestación de servicios en la nube está cobrando cada vez más importancia en este contexto. Por lo tanto, SAP se está alejando progresivamente de las licencias de software tradicionales y está fijando el precio de sus soluciones mediante un modelo de suscripción basado en el número de usuarios, los módulos de la solución necesarios y las funciones y permisos que los usuarios necesitan para desempeñar sus tareas dentro de la empresa. Es recomendable realizar una evaluación exhaustiva con antelación para evitar los riesgos que entrañan el exceso o la falta de licencias. En el caso del exceso de licencias, las empresas pagan por funciones que los usuarios ni siquiera necesitan, lo que supone, literalmente, tirar el dinero por la ventana. En el caso de las licencias insuficientes, los usuarios utilizan funciones de SAP por las que no han pagado, lo que, en el peor de los casos, puede acarrear importantes sanciones contractuales.

El manual de licencias de SAP tiene varios cientos de páginas. Por lo general, se recomienda contar con la ayuda de un consultor especializado en licencias.

Los consultores de SAP son especialistas muy solicitados que han adquirido sus conocimientos a través de la experiencia práctica y la formación continua, y que pueden acreditarlo con las certificaciones pertinentes. SAP dejará de ofrecer soporte activo para su producto ERP heredado, SAP ECC, en 2027. Para entonces, las empresas clientes deberán haber migrado a la nueva plataforma SAP S/4HANA o haber gestionado el soporte con especialistas internos.

Por consiguiente, además de la consultoría de implementación y optimización, la consultoría de migración desempeña un papel fundamental en la consultoría de SAP. Dependiendo de la empresa, el sector y la antigüedad del sistema SAP en uso, puede resultar más ventajoso un enfoque «greenfield», un enfoque «brownfield» o una metodología de migración «brownfield» ampliada.

Un enfoque «greenfield» reconstruye el sistema SAP desde cero y se recomienda para instalaciones SAP más antiguas que ya no pueden satisfacer adecuadamente los requisitos empresariales actuales. El sistema completo no solo se migra a SAP S/4HANA, sino que también se optimiza desde cero. En este proceso, se reevalúan todos los procesos de negocio y, a continuación, se implementan lo más fielmente posible al estándar, basándose en las mejores prácticas.

El enfoque «brownfield» se limita inicialmente a una migración técnica; los proyectos de optimización se abordan posteriormente. Con la metodología de migración «brownfield» ampliada de valantic, se identifican medidas significativas de optimización y estandarización incluso antes y durante la conversión del sistema; estas pueden diseñarse, planificarse e implementarse sucesivamente al ritmo que marque el propio cliente.