Wat iedereen moet weten over SAP: een inleidende gids

SAP is de grootste softwareproducent van Duitsland en een van ’s werelds toonaangevende leveranciers van oplossingen voor bedrijfsprocesbeheer. Maar hoe is SAP zo succesvol geworden? En welke voordelen biedt SAP-software? Lees er meer over in dit woordenboekartikel.

SAP-softwareproducten zijn internationaal toonaangevende oplossingen voor het beheer van bedrijfsprocessen en het efficiënt beheren van informatie binnen bedrijven. Ze worden ontwikkeld door SAP AG, een wereldwijd opererend softwarebedrijf met hoofdkantoor in Walldorf, Duitsland. De naam SAP staat voor “System Analysis and Program Development”. Sinds de oprichting in de jaren 70 heeft SAP AG een wereldwijde standaard gezet voor ERP-software (Enterprise Resource Planning). In 2015 werd de volgende generatie van het systeem, SAP S/4HANA, geïntroduceerd. Deze is gebaseerd op krachtige in-memory-technologie, waardoor enorme hoeveelheden gegevens in realtime kunnen worden verwerkt.

SAP AG werd in 1972 opgericht door voormalige IBM-medewerkers Dietmar Hopp, Hasso Plattner, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira en Hans-Werner Hector. Hun doel was om standaardsoftware voor bedrijven te ontwikkelen die alle operationele processen zou integreren en realtime gegevensverwerking mogelijk zou maken. In de jaren zeventig betekende „in realtime“ – in tegenstelling tot vandaag – dat gegevens direct op de computerterminal werden verwerkt, in plaats van via de traditioneel omslachtige werkprocessen waarbij meerdere dragers werden gebruikt. Om dit in de productnaam tot uiting te brengen, begonnen de eerste bedrijfsoplossingen van SAP met een „R“, wat stond voor „realtime“.

In het begin van de jaren zeventig ontwikkelde het bedrijf onder de productnaam SAP R/1 programma’s voor financiële boekhouding, auditing en materiaalbeheer, en in 1979 lanceerde het de tweede generatie software, SAP/R2. SAP R/2 heeft een tweelaagse architectuur waarin de afzonderlijke softwarecomponenten zijn gescheiden in twee lagen: de presentatielaag en de database- en logische laag.

De derde generatie, SAP R/3, werd ontwikkeld als platformonafhankelijke client-server-software die bestaat uit drie lagen, die elk op een eigen server draaien: de presentatielaag, de applicatielaag en de gegevensopslaglaag.  Sinds 2010 biedt SAP de in-memory-database SAP HANA aan, die grotendeels werd aangestuurd door SAP-oprichter Hasso Plattner en werd ontwikkeld aan het Hasso Plattner Instituut voor Digitale Techniek in Potsdam, dat hij in 1998 oprichtte. Met SAP HANA kunnen gegevens binnen enkele seconden worden verwerkt in plaats van dagen of weken. Dit is een mijlpaal voor datagestuurde bedrijven en voor het nemen van snelle, succesvolle zakelijke beslissingen. In 2015 introduceerde SAP zijn nieuwste generatie bedrijfssoftware, die volledig op SAP HANA draait en ook als cloudoplossing beschikbaar is: SAP S/4HANA.

Volgens eigen cijfers heeft SAP inmiddels meer dan 269 miljoen cloudgebruikers en biedt het meer dan 100 oplossingen, waaronder branchespecifieke oplossingen voor alle bedrijfssectoren. Wereldwijd maken meer dan 400.000 bedrijven gebruik van SAP-software.

SAP-software helpt bij het beheren van bedrijfsprocessen binnen organisaties, het effectief verwerken van gegevens en het vergemakkelijken van de informatiestroom tussen afdelingen. De software bestrijkt alle kerngebieden van een bedrijf – van inkoop, marketing en verkoop tot productie, financiën en personeelszaken – en helpt bij het beheren en optimaliseren van de gehele waardeketen.

Dit wordt mogelijk gemaakt door gecentraliseerd gegevensbeheer, dat een eenduidig overzicht biedt van alle bedrijfsinformatie. Medewerkers in de bedrijfsafdelingen hebben in realtime eenvoudig toegang tot alle gegevens die relevant zijn voor hun taken. Dit voorkomt of elimineert grotendeels informatiesilo’s, waarbij het ene deel van het bedrijf niet op de hoogte is van wat het andere deel doet. Hierdoor kunnen workflows worden versneld, kunnen de operationele efficiëntie en productiviteit worden verhoogd en kunnen – dankzij snelle reactietijden en op maat gemaakte oplossingen – de klantervaring en klantenservice worden verbeterd. SAP-software wordt gebruikt door vele internationale concerns en grote ondernemingen, maar ook door talrijke middelgrote en kleinere bedrijven.

Het werken met SAP-software vereist specifieke kennis en ervaring. SAP en zijn partners bieden daarom gebruikerstrainingen en bijscholingen aan die zijn afgestemd op specifieke taken, rollen en functies binnen het bedrijf. Daarnaast zijn er SAP-certificeringen beschikbaar, die aantonen dat gebruikers of ontwikkelaars een gekwalificeerde opleiding hebben gevolgd en over de bijbehorende technische expertise beschikken.

Het SAP Business Technology Platform (SAP BTP) is het Platform-as-a-Service (PaaS) van SAP en combineert integratie, applicatieontwikkeling, automatisering, kunstmatige intelligentie, data en analytics in één geïntegreerde omgeving. Het biedt de juiste diensten, tools en kant-en-klare bedrijfsinhoud voor alle taken op het gebied van digitale transformatie. Hierdoor kunnen bedrijven snel nieuwe bedrijfsscenario’s en bedrijfsmodellen implementeren. Met SAP BTP beschikken ontwikkelteams over alles wat ze nodig hebben om bedrijfskritische processen snel te koppelen, uit te breiden en te verbeteren. Zakelijke gebruikers kunnen taken automatiseren, snelle, flexibele workflows creëren en gepersonaliseerde gebruikersinterfaces ontwerpen – met behulp van low-code-benaderingen en -oplossingen. Toegang tot bedrijfsgerelateerde informatie uit SAP- en systemen van derden vereenvoudigt de organisatieoverschrijdende samenwerking bij planning, applicatie-integratie en de uitwisseling van inzichten.

SAP HANA is de naam van de door SAP ontwikkelde in-memory-database waarop het SAP S/4HANA ERP-platform is gebaseerd. De afkorting HANA staat voor High-Performance Analytic Appliance. SAP HANA slaat gegevens op in het hoofdgeheugen in plaats van op een harde schijf. De toegang tot gegevens in het RAM-geheugen van een computer verloopt ongelooflijk snel en duurt doorgaans slechts enkele nanoseconden. Ter vergelijking: het ophalen van gegevens en records die op harde schijven zijn opgeslagen, duurt doorgaans enkele milliseconden. Random Access Memory (RAM) verwerkt en analyseert gegevens ongeveer een miljoen keer sneller dan conventionele opslag op harde schijven.

Bovendien maakt een in-memory-database de parallelle uitvoering van geavanceerde analyses en snelle transactieverwerking op één enkel systeem mogelijk. Hierdoor kunnen bedrijven enorme hoeveelheden gegevens – in de orde van gigabytes en terabytes – vrijwel in realtime verwerken, gegevens onmiddellijk evalueren en op gegevens gebaseerde acties ondernemen.

SAP HANA is zowel een databaseserver die door applicaties opgevraagde gegevens opslaat en ophaalt, als een applicatieserver die bedrijven ondersteunt bij het ontwikkelen van intelligente, analytisch gestuurde applicaties. Daarnaast biedt SAP HANA geavanceerde zoek-, analyse- en gegevensintegratiemogelijkheden voor zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens. Deze mogelijkheden zijn beschikbaar in zowel de cloud- als de on-premises-versie. Door verschillende functies voor gegevensbeheer te combineren en onmiddellijke toegang te bieden tot alle soorten gegevens in één centraal systeem, vereenvoudigt SAP HANA de IT-activiteiten, helpt het bedrijven bij het nemen van innovatieve, datagestuurde beslissingen en faciliteert het de digitale transformatie van hun bedrijf.

Het belangrijkste softwareproduct is SAP ERP (Enterprise Resource Planning), dat wordt gebruikt om personeel, activa, middelen, kapitaal en materialen te plannen en te beheren in overeenstemming met de bedrijfsdoelstellingen en op basis van de werkelijke behoeften. SAP CRM (Customer Relationship Management) is een op zichzelf staand pakket voor klantenservice dat, net als de oplossingen voor supply chain management SAP SCM (Supply Chain Management) en SAP PLM (Product Lifecycle Management), het kernsysteem in alle sectoren aanvult. Brancheoplossingen, ook wel Industry Solutions genoemd, bieden extra functionaliteit die het kern-ERP-systeem uitbreidt via aanvullende modules.

In de afgelopen jaren en decennia heeft SAP zijn portfolio van oplossingen uitgebreid en verbeterd door middel van strategische overnames. Het is natuurlijk moeilijk om een keuze te maken uit het ruime aanbod. Tot de bekendste behoren de SuccessFactors-oplossing voor personeelsbeheer – die de de facto standaard in HR is geworden –, de Concur-oplossing voor reiskostenverrekening en de Signavio Business Process Management Suite, waarmee bedrijven hun proceslandschappen in kaart kunnen brengen, documenteren, optimaliseren en herontwerpen.

Dankzij de ruime ervaring die zij via projecten hebben opgedaan en hun diepgaande branchekennis fungeren SAP-consultingpartners als waardevolle adviseurs voor bedrijven tijdens de implementatie van SAP-oplossingen. Dit begint al tijdens de projectvoorbereiding met de keuze van de juiste strategie, de passende aanpak en de beste oplossingen voor optimale end-to-end-processen. Tijdens de projectimplementatie zorgen SAP-adviesbureaus vervolgens voor de nodige extra middelen en expertise. Adviesbureaus ondersteunen of beheren ook vaak over het hoofd geziene aspecten, zoals verandermanagement, die cruciaal kunnen zijn voor een succesvolle projectimplementatie. Dit komt doordat een nieuwe softwareoplossing niet alleen het IT-landschap verandert, maar in de regel ook werkprocessen wijzigt, wat gevolgen heeft voor rollen en functies.

SAP genereert inkomsten door gebruiksrechten voor zijn softwareoplossingen aan zakelijke klanten te verkopen. Het cloudleveringsmodel wordt in dit verband steeds belangrijker. SAP stapt daarom steeds meer af van traditionele softwarelicenties en hanteert voor zijn oplossingen een abonnementsmodel, waarbij de prijs wordt bepaald op basis van het aantal gebruikers, de benodigde oplossingsmodules en de rollen en rechten die gebruikers nodig hebben om hun taken binnen het bedrijf uit te voeren. Het is raadzaam om vooraf een grondige beoordeling uit te voeren om de valkuilen van overlicentiëring en onderlicentiëring te vermijden. In het geval van overlicentiëring betalen bedrijven voor functies die gebruikers niet eens nodig hebben, waardoor ze letterlijk geld over de balk gooien. Bij te weinig licenties maken gebruikers gebruik van SAP-functies waarvoor ze niet hebben betaald, wat – in het ergste geval – kan leiden tot aanzienlijke contractuele boetes.

De SAP-licentiehandleiding telt enkele honderden pagina’s. Over het algemeen wordt aanbevolen om de hulp van een licentieconsultant in te schakelen.

SAP-consultants zijn zeer gewilde specialisten die hun kennis hebben opgedaan door praktijkervaring en bijscholing en deze kunnen aantonen met relevante certificeringen. SAP zal in 2027 de actieve ondersteuning voor zijn verouderde ERP-product, SAP ECC, stopzetten. Tegen die tijd moeten klantbedrijven zijn gemigreerd naar het nieuwe SAP S/4HANA-platform of zelf ondersteuning kunnen bieden met interne specialisten.

Daarom speelt, naast advies op het gebied van implementatie en optimalisatie, migratieadvies een belangrijke rol in SAP-consultancy. Afhankelijk van het bedrijf, de branche en de leeftijd van het gebruikte SAP-systeem kan een greenfield-migratie, een brownfield-aanpak of een uitgebreide brownfield-migratiemethodiek voordeliger blijken te zijn.

Bij een greenfield-aanpak wordt het SAP-systeem volledig opnieuw opgebouwd en wordt deze aanbevolen voor oudere SAP-installaties die niet langer voldoende aan de huidige bedrijfsbehoeften kunnen voldoen. Het gehele systeem wordt niet alleen gemigreerd naar SAP S/4HANA, maar ook grondig geoptimaliseerd. In dit proces worden alle bedrijfsprocessen opnieuw geëvalueerd en vervolgens zo nauw mogelijk volgens de standaard geïmplementeerd op basis van best practices.

De brownfield-aanpak beperkt zich in eerste instantie tot een technische migratie; optimalisatieprojecten worden daarna aangepakt. Met de ‘Extended Brownfield’-migratiemethodiek van valantic worden al vóór en tijdens de systeemconversie zinvolle optimalisatie- en standaardisatiemaatregelen geïdentificeerd; deze kunnen vervolgens stapsgewijs worden ontworpen, gepland en geïmplementeerd in het tempo dat de klant zelf bepaalt.