Highlight
Samen succesvol – met sterke partners.
Samen met onze partners creëren we innovatieve oplossingen en echte impact voor uw digitale toekomst.
Onze Partners
Procesmanager in de publieke sector
Hoe Process Manager contractbeheer bij Port of Antwerp-Bruges transformeert
Port of Antwerp-Bruges beheert zijn concessieovereenkomsten voortaan in één centraal CLM-platform, gebouwd met valantic Process Manager. Het platform is gekoppeld aan bestaande toepassingen zoals Jira en e-signing, genereert documenten automatisch en brengt de juiste mensen op het juiste moment op de hoogte. Het resultaat: alle contractinformatie op één plek, minder manueel werk en een eenvoudigere, efficiëntere opvolging van elk dossier.
De uitdaging
Door complexere regelgeving, de havenfusie van 2022 en processtappen die in aparte tools gedigitaliseerd waren, vroeg het beheer van concessieovereenkomsten steeds meer manueel werk en tijd.
De aanpak
Na een grondige business- en functionele analyse met de betrokken afdelingen bouwde valantic met Process Manager een CLM-platform op maat, gekoppeld aan Jira en e-signing, met automatische documentgeneratie en notificaties.
De resultaten
Alle contractinformatie staat nu op één plek en dossiers worden eenvoudiger en efficiënter opgevolgd, met minder manueel werk.
Over het bedrijf: Port of Antwerp-Bruges
Port of Antwerp-Bruges bestaat uit twee complementaire havengebieden: Antwerpen aan beide oevers van de Schelde en Zeebrugge aan de Noordzee. Het is de op één na grootste haven van Europa. Met verbindingen naar meer dan 800 bestemmingen verbindt de haven het Europese continent met de rest van de wereld. Port of Antwerp-Bruges genereert 72.600 directe banen en maar liefst 20 miljard euro aan toegevoegde waarde.
Naarmate het aantal contracten en de complexiteit ervan toenamen, groeide ook de behoefte aan een centrale, structurele aanpak.
De uitdaging
Het beheer van concessieovereenkomsten is de voorbije jaren sterk geëvolueerd. Nieuwe en complexere regelgeving, onder meer rond bodemproblematiek, maakt dossiers omvangrijker en vraagt meer opvolging. Ook de fusie tussen de havens van Zeebrugge en Antwerpen in 2022 bracht nieuwe uitdagingen met zich mee. Tegelijk werden verschillende papieren processtappen gedigitaliseerd, maar vaak in afzonderlijke tools. Dat leidde tot extra manueel werk, verspreide informatie en uiteenlopende werkwijzen naargelang de toepassing.
Hoe bouw je één centraal platform dat een veelheid aan complexe processen bundelt, zonder dat dit ten koste gaat van consistentie en controleerbaarheid?
Adviesaanpak
valantic startte, zoals in elk traject, met het business- en functionele traject: samen met de verschillende afdelingen van Port of Antwerp-Bruges werden alle vereisten scherp in kaart gebracht en gedefinieerd. Pas op basis van dat gedeelde beeld werd de implementatie vormgegeven.
Voor de uitvoering zette valantic de Process Manager in; het platform waarmee bedrijfsprocessen visueel worden ontworpen in BPMN en rechtstreeks worden omgezet in uitvoerbare workflows. Voor Port of Antwerp-Bruges resulteerde dat in een op maat geconfigureerde CLM-applicatie die naadloos aansluit op de interne toepassingen die de haven vandaag al gebruikt. Zo is er een directe koppeling met Jira en worden documenten automatisch doorgestuurd naar een applicatie voor elektronische ondertekening. Documenten worden bovendien automatisch gegenereerd en dynamisch ingevuld met de beschikbare dossiergegevens. Automatische documentgeneratie, gestuurde ondertekeningsflows zijn overigens geen CLM-specifieke functies, maar generieke mogelijkheden van de Process Manager die evengoed voor andere goedkeurings- en documentprocessen kunnen worden ingezet.
Ook de interne communicatie verloopt vlot: via de processen in valantics Process Manager worden op de juiste momenten de juiste personen op de hoogte gebracht; via e-mail, Teams-notificaties en/of taken binnen de applicatie zelf.
Astrid Denecker
Medewerker concessies — Haven van Antwerpen-Brugge
”Process manager begeleidt mij vlot door alle stappen van het dossier. Dit zorgt voor een hoge efficiëntie en bovendien vind ik ook makkelijk alle info terug die ik nodig heb om het proces af te werken.“
Resultaten en voordelen
Gecentraliseerd databeheer, zonder duplicaten over verschillende platformen; alle contractinformatie is voortaan op één plek terug te vinden.
Waterdichte processen en procedures zorgen voor een vlotte, gestructureerde opvolging van elk dossier, met behoud van de bestaande consistentie en kwaliteit.
Contractbeheer is gedigitaliseerd en geautomatiseerd, met een efficiënt samenwerkingsplatform dat handhaving en rapportering structureel vereenvoudigt.
Voor een publieke organisatie als Port of Antwerp-Bruges maakt dit de traceerbaarheid van elk contract eenvoudiger en efficiënter, waardoor transparantie en controleerbaarheid ook op lange termijn gewaarborgd blijven.
Deze aanpak illustreert een bredere logica: hetzelfde platform dat vandaag complexe contractdossiers bij Port of Antwerp-Bruges orkestreert, zet valantic bij andere klanten in voor uiteenlopende regel- en goedkeuringsgedreven processen: van vergunnings- en subsidiedossiers bij lokale besturen tot sales- en service-workflows binnen Dynamics 365. Contractbeheer is bij Port of Antwerp-Bruges het startpunt; de Process Manager zelf is niet tot die ene toepassing beperkt
Geef uw contractbeheer een nieuwe impuls — neem vandaag nog contact op met onze experts
Kim Asselman
Sales Director
valantic Division Customer Experience