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Bild von einem Mann, daneben ein Smartphone mit QR-Code und ein Laptop; SAP Dokumentenmanagement valantic

SAP Dokumentenmanagement

Digital, revisionssicher, jederzeit

Ein Dokumenten-Managementsystem (DMS) verwaltet mithilfe einer Datenbank alle Typen von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Dokumentenentstehung, Ablage und Nutzung bis hin zur strukturierten Vernichtung. Mit cuSmarText ist dies dank zahlreicher komfortabler Funktionen ohne großen Aufwand und ohne lange Einarbeitungszeit möglich. Das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText spart viel Zeit und steigert die Transparenz und Effizienz jedes Unternehmens.

Inhalt

Table of contents

Die Highlights von cuSmarText

  • Aufruf der elektronischen Akte aus beliebigen Funktionen des SAP-Systems heraus
  • DSGVO-konform
  • 100% Integration in MS Office und SharePoint
  • SAP ERP- und S/4HANA-fähig
  • Strukturierte Ablage mit Drag & Drop-Funktion; individuelle Anpassung der Ordnerstruktur
  • Automatisierte Integration von Ausgaben aus dem SAP-System als PDF in die elektronische Akte
  • Übernahme von E-Mails im Original inkl. Anhängen aus MS Outlook und IBM Notes
  • Volltextsuche auch von gescannten Dokumenten
  • Integrierte Scan Funktion mit OCR-Texterkennung
  • Automatisierte Dokumenten- und E-Mail-Erstellung: Textbibliothek, regelbasierte Generierung mit Nutzung von SAP-Daten
  • Wiedervorlage mit E-Mail-Benachrichtigung
  • Aufgaben managen und verteilen für Freigabe- und Genehmigungsprozesse von Vorgängen und Dokumenten
  • Direkt in der E-Mail-Anwendung Einsicht und Zugriff auf Inhalte aus dem SAP-System
  • Revisionssichere Archivierung über ArchiveLink und optional cuSmarText Server
  • Neben Deutsch und Englisch (Standard) in vielen weiteren Sprachen verfügbar
  • barrierefrei

100-prozentige Integration von Microsoft- und IBM-Notes-Anwendungen

Dank der vollständigen Integration in Microsoft-Systeme ergänzen sich das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText und die Microsoft-Produkte perfekt. So können Dokumente und Informationen direkt aus MS-Office-Anwendungen heraus in der Akte abgelegt werden. Ebenso lassen sich sämtliche E-Mails aus MS Outlook und IBM Notes mit nur einem Klick inklusive aller Anhänge und Formatierungen in die Akte importieren, aber auch aus der Akte über die E-Mail-Anwendung versenden.

Das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText durchsucht Inhalte aus dem SAP-System direkt aus der E-Mail-Anwendung. Ein Springen zwischen den Anwendungen ist nicht mehr nötig. Die Ergebnisliste mit Vorschau der Hauptinformationen – vergleichbar mit einer Google-Suche – wird direkt in Outlook oder IBM Notes angezeigt. Der Sprung in die zugehörigen Stammdaten oder Objekte im SAP-System ist mit einem Klick getan.

Dokumente und E-Mails automatisiert erstellen

Schnell und einfach funktioniert die automatische Dokumentengenerierung mit dem cuDocument Builder. Auch Sachbearbeiter ohne juristische Kenntnisse erstellen damit Standarddokumente, aber auch Bescheinigungen, Zeugnisse und Verträge im MS-Office- oder PDF-Format.

Dabei werden Platzhalter manuell oder automatisiert gefüllt, wenn die Information bereits im SAP-System vorhanden ist. Auch die Generierung von gestalteten E-Mails ist möglich. Der cuDocument Builder minimiert somit Fehler und spart deutlich Arbeitszeit.

Infografik: SAP Dokumentenmanagement von Circle Unlimited – a valantic company

Prozesszusammenhänge auf einen Blick

Das besondere Highlight der elektronischen Akte liegt in der Fähigkeit, dass sich Teilakten automatisiert und passend zu dem jeweiligen Vorgang als prozessorientierte Akte zusammenfügen. Es wird automatisiert eine zusammenhängende Sicht auf alle zu einem komplexen Geschäftsprozess gehörenden Dokumente erzeugt. Prozesszusammenhänge lassen sich so einfach erkennen.

DSGVO-Konformität

Durch das detaillierte Zugriffs- und Berechtigungssystem von cuSmarText arbeiten Mitarbeiter*innen garantiert DSGVO-konform. Rechte für Sichten und Zugriffe werden differenziert nach Unternehmensbereichen vergeben und es werden nur die Daten vorgehalten, die zwingend erforderlich sind.

Bei Erreichen der Datenhaltungsfrist löscht das System die betreffenden personenbezogenen Dokumente und Datensätze regelbasiert entweder halbautomatisiert nach Prüfung durch den berechtigten Mitarbeiter oder komplett eigenständig.

Technische Aspekte & Zertifikate

Das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText ist in zwei Varianten, für SAP ERP und SAP S/4HANA, erhältlich. Ganz gleich mit welchem System Ihr Unternehmen vorzugsweise arbeitet, cuSmarText integriert sich nahtlos. Dafür bürgen die Zertifikate „SAP Certified – Powered by SAP NetWeaver“ sowie „SAP Certified – Integration with SAP S/4HANA“.

Ihr Ansprechpartner

Portrait von Stefan Heins, Geschäftsführer der Circle Unlimited - a valantic company

Stefan Heins

Geschäftsführer
Circle Unlimited – a valantic company