Schnell, sicher, transparent

Digitale Unterschrift
mit Signatursoftware
in SAP

Dreiklang: drei Kreise mit Bildern von lächelndem Geschäftsmann mit Tablet in der Hand, digitaler Unterschrift | Digitale Unterschrift in SAP

Unterschriften sind heutzutage häufig noch mit viel Papier und langwierigen Signaturprozessen verbunden. Verträge werden erst aufwändig ausgedruckt, verschickt, unterzeichnet und dann abgelegt bzw. gescannt. Diese aufwendigen Prozesse finden mit der digitalen Unterschrift ein Ende. Alle Schritte werden digital erledigt – ganz ohne Medienbrüche, Briefversand oder lange Wartezeiten.

Mockup zum Whitepaper Vertragsmanagement mit cuContract
Whitepaper: Vertragsmanagement Software cuContract

Das SAP Vertragsmanagementsystem cuContract managt alle Vertragsarten während des gesamten Lebenszyklus revisionssicher und setzt dabei auch auf die digitale Unterschrift.

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Inhalt

Digitale Unterschrift erstellen - transparent & compliant

Die elektronische Signatur bietet einen großen Vorteil gegenüber der traditionellen Unterschrift auf Papier. Dabei stehen unterschiedliche Technologien zur Verfügung. Die Unterschrift wird entweder webbasiert über Zertifikate direkt online erstellt oder über Signaturpads oder Tablets ins digitale Dokument eingebracht.

Auch wenn digitale Unterschriften nicht mehr per Hand auf Papier geschrieben werden, garantieren sie ein Höchstmaß an Sicherheit. Europaweite Gesetzgebungen (§2 Nr. 1 und 2 des Signaturgesetzt, eIDAS) stellen strenge Ansprüche an Authentizität und Sicherheit der elektronischen Signaturen.

In Kombination mit der SAP-integrierten Vertragsmanagement Software cuContract ist die digitale Unterschrift der Schlüssel zu einem volldigitalisierten Prozess – von Vertragserstellung über Signatur bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

Signatursoftware im Überblick

  • Vollautomatisierter digitaler Prozess – von Dokumentenerstellung über elektronische Unterschrift bis hin zur revisionssicheren Ablage und Archivierung
  • Einhaltung lokaler und branchenspezifischer Standards (inkl. eIDAS).
  • Alle Signaturtypen (inkl. fortgeschrittene und qualifizierte digitale Signaturen)
  • Online und offline möglich
  • Einfache Unterschrift per Signaturpad, Tablet, Fingerabdruck oder komplett online
  • Vielfältige Anwendungsbereiche (Vertrieb, Personalabteilung, Rechtsbereich, Außendienst u.v.m.)
  • Vollständig in SAP integriert

Die wichtigsten Funktionen - Digitale Unterschrift erstellen

Traditionell wird ein Dokument oder ein Vertrag handschriftlich unterzeichnet. Dazu wird das digital erstellte Dokument ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und abgelegt. Der digitale Prozess wird somit für die Einholung der Unterschrift vollständig unterbrochen. Dies bedeutet einen Extra-Aufwand, kostet Zeit und damit Geld. Die digitale Signatur gewinnt daher immer mehr an Bedeutung. Denn nur so kann der Geschäftsprozess signifikant beschleunigt und die Ablage vereinfacht werden.

Unterschriftenprozess auf Papier

Unterschriftenprozess auf Papier

digitale Unterschrift mit Signatursoftware

Digitaler Unterschriftenprozess mit Signatursoftware

Digitale Unterschrift - Software mit zertifizierter Technologie

Mit einer Signaturlösung in Verbindung mit einer Vertrags- oder Dokumentenmanagement Software werden Dokumente gemäß Signaturgesetz mit einer elektronischen Unterschrift versehen. Je nach Anwendungsgebiet und Anforderungen stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen kann die digitale Unterschrift per elektronischem Fingerprint erfolgen, mit dem Nachrichten verschlüsselt übertragen und sicher wieder entschlüsselt werden können. Zudem ist digitales Signieren über eine Online-Plattform möglich. Hier wird über ein speziell abgesichertes Verfahren eine eindeutige Signatur hinterlegt. Sehr etabliert ist zudem das Verfahren der biometrischen, handschriftlichen Unterschrift per Signaturpad oder Tablet. Anhand der biometrischen Parameter, die der Unterzeichner beim Leisten der Unterschrift abgibt, wird er gleichzeitig authentifiziert. Eine Fälschung der Unterschrift wird so sofort erkannt.

Mockup zum Whitepaper Dokumentenmanagement mit cuSmarText
Whitepaper: SAP Dokumentenmanagement Software cuSmarText

Die SAP Dokumentenmanagementsoftware (DMS) cuSmarText managt sämtliche Dokumente revisionssicher während des gesamten Lebenszyklus und nutzt dabei auch die digitale Unterschrift.

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3 Gründe für den Einsatz von cuContract und cuSmarText mit Signaturfunktion

1. Effizient

valantic bietet den Gesamtprozess aus einer Hand: Software für das Vertragsmanagement oder Dokumentenmanagement mit automatisierter Erstellung von Schriftverkehr, Formularen und Verträgen befüllt mit SAP-Daten, einschließlich deren Gestaltung mit vordefinierten Text- und Layout-Bausteinen, Unterschriftsmöglichkeit und entsprechender Ablageprozesse.

2. Sicher

Die elektronische Signatur bietet den Vorteil, dass sie einfach einzuführen ist und nicht verloren werden kann. Durch die individuellen biometrischen Parameter der elektronischen Unterschrift sind Weitergabe oder Fälschung ausgeschlossen. Darüber hinaus ist die digitale Unterschrift vielseitig einsetzbar. Für jedes Szenario wird das dafür erforderliche Sicherheitsniveau erfüllt – von einfacher bis qualifizierter Signatur.

3. Schnell

Die digitale Unterschrift kann synchron (miteinander) oder asynchron (nacheinander) erfolgen.

Bei dem synchronen Verfahren befinden sich die Vertragspartner gemeinsam an einem Ort. Ein typisches Beispiel hierfür ist der mobile Vertrieb im Handel oder Service, der mit Signaturpad oder entsprechendem Mobile Device ausgestattet ist. Das Geschäft kann so ggf. unmittelbar ausgehandelt, die Konditionen im Vertragsdokument im Vertragsmanagement festgehalten und direkt mit der elektronischen Unterschrift abgeschlossen werden.

Beim asynchronen Verfahren befinden sich die Vertragspartner an unterschiedlichen Orten, ggf. sogar in unterschiedlichen Zeitzonen, sodass die Unterschrift einer Vereinbarung in der Regel nacheinander erfolgt. Bis beide Seiten die Vereinbarung unterschrieben haben, kann viel Zeit vergehen. Mit der digitalen Signatur, die direkt am Arbeitsplatz erfolgen kann, liegen die Vorteile auf der Hand. Das Geschäft kann gegenüber der traditionellen Unterschriftenvariante sehr zeitnah abgeschlossen werden. Dazu müssen sich die Vertragsparteien nicht einmal mit treffen.

Anwendungsbereiche der
digitalen Unterschrift

Mockup zum Whitepaper Vertragsmanagement mit cuContract
Whitepaper: Vertragsmanagement Software cuContract

Das SAP Vertragsmanagementsystem cuContract managt alle Vertragsarten während des gesamten Lebenszyklus revisionssicher und setzt dabei auch auf die digitale Unterschrift.

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Ihr Kontakt zu Fragen rund um die digitale Unterschrift in SAP

Portrait von Stefan Heins, Geschäftsführer der valantic Enterprise Solutions GmbH

Stefan Heins

Geschäftsführer
valantic Enterprise Solutions GmbH