Wie aus altmodischen IBM Notes-Applikationen moderne Web-Anwendungen mit hohem „Joy-of-Use“-Faktor wurden
Durch die Anbindung ihrer COSMOS-Anwendungen an ein benutzerfreundliches Web-Interface konnte die Volksbank Mittelhessen die Akzeptanz bei ihren Mitarbeitern kurzfristig steigern. Durch die konzeptionelle Trennung von User Interface, Anwendungslogik und Datenschicht ist gleichzeitig der Weg geebnet, um mittel- bis langfristig das gesamte COSMOS-System abzulösen. So hat die Volksbank Mittelhessen Zeit gewonnen, den Ausstieg aus COSMOS nachhaltig und umsichtig zu planen.
Im Herzen Hessens zuhause, zählt die Volksbank Mittelhessen mit einer Bilanzsumme von 6,5 Mrd. Euro zu den größten Kreditgenossenschaften Deutschlands. Die Genossenschaftsbank mit 1.400 Mitarbeitern wurde 1858 gegründet. Als drittgrößte Volksbank Deutschlands fördert die Bank jährlich zahlreiche gemeinnützige Vereine und Initiativen in der Region. Daraus ergibt sich ein nachhaltig erfolgreiches Geschäftsmodell, das gesellschaftliche und wirtschaftliche Verantwortung auf einzigartige Weise miteinander verbindet. Selbsterklärtes Ziel ist nicht die Gewinnmaximierung, sondern die wirtschaftliche Förderung der Mitglieder. So ist die Volksbank Mittelhessen seit Jahren der wichtigste Finanzierungspartner des heimischen Mittelstands und leistet gerne ihren Beitrag für die Zukunft ihrer Region und der Menschen, die dort leben und arbeiten.
Die Volksbank Mittelhessen eG betreibt – wie viele Unternehmen der genossenschaftlichen FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken – als Workflow-System für ihre spezifischen Geschäftsprozesse das Produkt COSMOS, welches auf Basis von IBM Lotus Domino läuft.
Das COSMOS-Framework wird von der Volksbank Mittelhessen in über 250 Instanzen eingesetzt. Es ist die Basis für ein großes Bündel an Funktionen und Portalen, ermöglicht die schnelle und zuverlässige Bearbeitung interner Prozesse und erlaubt, auf einfache Weise komplexe Workflow-Anwendungen umzusetzen.
Die Akzeptanz der Benutzer sinkt jedoch zunehmend, was zu mangelhafter Datenerfassung und Kommunikationslücken führt. Die Gründe hierzu liegen in der zunehmend schlechter werdenden User Experience. Wesentliche Elemente des Systems lassen sich nur über den IBM Notes-Client bedienen. In Filialen, die nur über eine schwache Netzanbindung an die Zentrale verfügen, kann es bei der Arbeit mit COSMOS zu langen Antwortzeiten kommen. Informationsarchitektur, Benutzeroberflächen, Performance und Bedienkomfort wurden im Laufe der Jahre nicht überarbeitet und machen nach heutigem Stand der Technik einen veralteten Eindruck. In Zeiten, in denen die Benutzer Komfort und Bedienbarkeit moderner Web-Portale und Smartphone-Apps gewohnt sind, kann ein System wie COSMOS nicht mehr mithalten.
Um die Akzeptanz der COSMOS-Anwendungen wieder herzustellen und effizientes und erfolgreiches Zusammenarbeiten zu ermöglichen, hatte die Volksbank Mittelhessen den Wunsch, modernere Möglichkeiten der Zusammenarbeit in das Framework einzubeziehen. Wesentliche Stoßrichtungen dabei waren: Mobilität, Benutzerfreundlichkeit und Geräteunabhängigkeit (PC, Tablet, Smartphone).
Der Hersteller der Lösung COSMOS hat die Weiterentwicklung dieser Plattform jedoch weitgehend eingestellt. Wichtige Modernisierungen werden daher nicht mehr erbracht, gleichzeitig ist der Code des COSMOS-Frameworks nicht offen. Kurz zusammengefasst: COSMOS ist ein unverzichtbares Werkzeug – jedoch schwer in die Jahre gekommen. Die Weiterentwicklung seitens des Herstellers wurde eingestellt. Eine Ablösung ist jedoch extrem zeitaufwändig und kurz- bis mittelfristig nahezu unmöglich. Die Benutzung hingegen mehr und mehr unproduktiv.
Gefangen in dieser Zwickmühle hat sich die Volksbank Mittelhessen an uns gewendet. Unsere Aufgabe war es, eine Lösung für dieses Dilemma zu finden.
Um herauszufinden, welches Vorgehen für die Volksbank Mittelhessen das Beste ist, haben wir in mehreren Iterationen konzeptionelle Ansätze diskutiert. Auf Basis der oben beschriebenen Grundlagen haben wir gemeinsam verschiedene Szenarien einer Ablösung oder Überarbeitung von COSMOS evaluiert. Die gewünschte Lösung sollte:
Das Ergebnis ist die schrittweise Modernisierung der Applikationslandschaft und eine sukzessive Ablösung von COSMOS. Dazu trennten wir das User Interface von der Anwendungslogik und der Datenschicht. In Zukunft können wir so nach dem Architekturmuster „Model – View – Controller“ agieren.
Darüber hinaus entwickelten wir ein Web-Portal, welches zunächst ausschließlich aus dem IBM Notes-Client heraus bedient wird. Alle Verknüpfungen auf Anwendungen, Personen und Dokumente, wie z.B. das Info-Center, werden innerhalb der Portalseite als Web-Link dargestellt – wobei die Daten allesamt aus den verschiedenen COSMOS-Datenbanken per Web-Service gesammelt und aufbereitet werden.
Auf diese Weise hat die Volksbank Mittelhessen die Möglichkeit, die derzeit unter COSMOS betriebenen Prozesse erstmal weiterzuverwenden und zu einem späteren Zeitpunkt durch ein neues Modul auf einer anderen Plattform (z. B. eine SharePoint-Dokumentenablage) zu ersetzen. Die Mitarbeiter bedienen die COSMOS-Systeme nun über eine moderne, benutzerfreundliche und einladende Benutzeroberfläche, die endlich wieder zu positiven Benutzererlebnissen führt.
Bei der Auswahl der eingesetzten Technologien berücksichtigten wir die folgenden Anforderungen:
Für die Kommunikation mit dem COSMOS-System und anderen Notes-Datenbanken fiel die Wahl auf JSON-WebServices. JSON erfüllt alle diese Kriterien.
Die über JSON ausgelesenen Daten werden mit AngularJS, DoJo und JQuery aufbereitet und mittels CSS-Technologien dargestellt. Das Responsive Design ermöglicht eine benutzerfreundliche Anzeige unabhängig von der Display-Größe. Die neuen Anwendungen können dadurch gleichermaßen komfortabel auf Smartphones oder Tablet-PCs verwendet werden.
Das neue Portal kann über den im IBM Notes-Client eingebundenen Browser, den Internet Explorer oder Mozilla Firefox bedient werden.
Dieser Ansatz trennt die in COSMOS enthaltenen Daten und Funktionen in die Schichten „Datenspeicherung“, „Datenverarbeitung“ und „Darstellung“ und erfüllt daher alle wesentlichen Elemente einer modernen Web-Anwendung.
Durch die erfolgreiche Umsetzung der gemeinsam erarbeiteten Vorgaben und gesetzten Ziele konnte die Volksbank durch ein modernes Web-Interface die Akzeptanz ihrer COSMOS-Anwendungen umgehend steigern. Gleichzeitig ist der Weg geebnet, um mittel- bis langfristig das gesamte COSMOS-System abzulösen. Das unmittelbare Problem konnte unkompliziert, schnell und kostengünstig gelöst werden. So hat die Volksbank Mittelhessen Zeit gewonnen, den Ausstieg aus COSMOS nachhaltig und umsichtig zu planen.
