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Bild zweier Erntefahrzeuge bei Nacht im Einsatz, valantic Case Study Claas Mailmigration Notes Exchange

Mailmigration von IBM Notes zu MS Exchange bei CLAAS

Neue Infrastruktur und sanfte Migration im laufenden Betrieb

Ziel des Projekts war die unternehmensweite Umstellung der E-Mail-Infrastruktur auf Microsoft Exchange 2013. Dazu haben wir im ersten Schritt eine komplett neue Zielinfrastruktur geplant, installiert und in Betrieb genommen. Zur abschließenden Migration standen ca 9.000 Seats

Die Ergebnisse auf einen Blick

Aufbau einer maßgeschneiderten E-Mailinfrastruktur auf Basis von Microsoft Exchange 2013
Migration von 9.000 Seats von Lotus Notes Domino 8.5 nach Microsoft Exchange
Das Delta­migrations­konzept erlaubte eine reibungs­lose und sanfte Migration im laufenden Betrieb
Die Gesamtkosten konnten durch Remote-Arbeiten während der Hauptmigration reduziert werden.
Das Projekt verlief termintreu dank einer präzisen Projektplanung.

Über CLAAS

CLAAS ist einer der weltweit führenden Hersteller von Landmaschinen. Das Unternehmen mit Hauptsitz im westfälischen Harsewinkel ist europäischer Marktführer bei Mähdreschern. Die Weltmarktführerschaft besitzt CLAAS mit seiner zweiten großen Produktgruppe, den selbstfahrenden Feldhäckslern. Das CLAAS Produktprogramm umfasst auch Traktoren, Rund- und Quaderballenpressen, Futtererntemaschinen, Teleskoplader und die EASY Produkte, in denen CLAAS seine Elektronikkompetenz bündelt. CLAAS produziert an vier deutschen und acht internationalen Standorten, beschäftigt rund 11.500 Mitarbeiter weltweit und erzielte im Geschäftsjahr 2015 einen Umsatz von 3,8 Milliarden Euro.

Projektziel & Aufgaben

Ziel des Projekts war die unternehmensweite Umstellung der E-Mail-Infrastruktur auf Microsoft Exchange 2013. Dazu mussten wir im ersten Schritt eine komplett neue Zielinfrastruktur planen, installieren und in Betrieb nehmen. Zur abschließenden Migration standen ca 9.000 Seats.

CLAAS ist ein internationales Unternehmen mit 11.500 Mitarbeitern an 30 Produktions- und Vertriebsstandorten in 17 Ländern. Die neue Exchange-Infrastruktur wird – wie die abgelöste Domino-Infrastruktur – zentral am Hauptsitz in Harsewinkel verwaltet und bereitgestellt. Von der Umstellung waren somit alle Mitarbeiter an allen weltweit verteilten Standorten betroffen. Eine solch komplexe Migration wird sanft im laufenden Betrieb vorgenommen. Die Organisation war dabei eine der größten Herausforderungen im Projekt.

Die neue Exchange-Infrastruktur ist zukunftssicher und wachstumsorientiert dimensioniert und wird auch mit 15.000 Benutzern noch reibungslos funktionieren.

Was waren die Gründe für die Mailmigration?

Die strategische Entscheidung zu Gunsten Microsoft wurde bereits vor Längerem getroffen. Da CLAAS eine Few-Vendor-Strategie fährt, kommen zunehmend mehr Produkte von Microsoft zum Einsatz. Das macht sich auch positiv bei Einsparungen im Lizenzbereich bemerkbar. Die Umstellung der Mailinfrastruktur war daher eine logische Konsequenz.

Unter welchen Umständen kam das Projekt zustande?

Zunächst gab es eine Ausschreibung im eingeschränkten Bieterkreis. CLAAS hat uns eingeladen an dieser Ausschreibung teilzunehmen, da wir im Vorfeld bereits eine softwaregestützte Analyse der bestehenden Notes-Infrastruktur (Link zu c.-samm) durchgeführt haben. In diesem Zusammenhang haben wir den Investitionswert der geschäftskritischen Notes-Applikationen ermittelt. Diese Analyse diente als Grundlage für die weitere Migrationsplanung. Ein Teil dieser Migrationsplanung ist die Migration der E-Mail-Infrastruktur, die wir für CLAAS durchführen durften.

Stufe 1: Das Vorprojekt

Kein Migrationsprojekt ist wie das andere. Im Vorfeld einer Migration gibt es viele Fragen zu klären, damit alle Beteiligten eine einheitliche Vorstellung vom Projektziel haben. Um das zu erreichen, setzten wir ein Vorprojekt auf. Dieses bestand aus einer Reihe von Workshops und Planungsrunden. Gemeinsam haben wir folgende Punkte erarbeitet:

  1. Wie sehen die Rahmenbedingungen aus
  2. Welche Erwartungshaltung haben Fachabteilungen und IT-Koordinatoren
  3. Wie soll die Zielinfrastruktur aufgebaut sein – besonders in Hinblick auf:
    – Storage
    – Mobile Anbindung
    – Hochverfügbarkeit
    – Ausfallsicherheit
    – Performance
    – Lasttests

Mit diesen Ergebnissen konnten wir einen detaillierten Meilensteinplan erstellen. Dieser diente als Grundlage für das gesamte Projekt. Technische Planungen dokumentierten wir ebenfalls, um die Ausrichtung der gewünschten Infrastruktur besser abschätzen zu können.

Im Anschluss an das Vorprojekt erfolgte die Gesamtprojektbeauftragung und das eigentliche Hauptprojekt konnte starten.

Stufe 2: Das Hauptprojekt

Die eigentliche Hauptmigration war bestimmt durch viele wiederkehrende Routinen, wenn auch mit hohem Komplexitätsgrad. Bei der Umsetzung konnten wir auf unsere jahrelange Erfahrung in diesem Bereich zurückgreifen. Als technische Migrationswerkzeuge setzten wir Software von Dell und unsere eigenen Steuerungs- und Organisationstools, die wir zu diesem Zweck entwickelt haben, ein.

Eines der Kernelemente unserer Projekte ist das Betriebshandbuch. Es besteht aus der Projektdokumentation, den Spezifikationen der Infrastruktur und definiert die Verantwortlichkeiten. Das Betriebshandbuch wächst mit dem Projekt und wird sukzessive gefüllt. So kann dort nachgelesen werden,

  • wie die Infrastruktur zu warten ist.
  • was zu tun ist, wenn es einen Betriebsausfall gibt.
  • wie und wo mobile Endgeräte angelegt werden.
  • wie CLAAS-spezifische Systemkonfigurationen aussehen.
  • wie neue Adressbücher hinzugefügt werden.
  • und, und, und…

Auch nach Projektabschluss wird das Betriebshandbuch durch CLAAS weitergeführt. Das Dokument bildet den Grundstein für eine nachvollziehbare, wartebare Infrastruktur mit allen Peripherie-Komponenten.

Über die Zusammenarbeit im Projekt

CLAAS ist ein internationales Unternehmen mit Niederlassungen in 17 Ländern. Planung und Koordination haben daher viel Raum eingenommen. In diesen Phasen des Projekts galt es, die Zuarbeit der Fachabteilungen zu definiert und zusammenzufügen.

CLAAS war dabei eine große Hilfe. Wir hatten bei CLAAS einen dedizierten, festen Projektleiter. Er war für uns die Brücke ins Unternehmen und konnte uns immer an den richtigen fachlichen Ansprechpartner verweisen.

Dank der umfangreichen Planung, bei der allen betroffenen Standorte und Fachabteilungen beteiligt waren, konnten wir einen ausführlichen und detaillierten Projekt- und Meilensteinplan erstellen. Von diesem Plan mussten wir während der Projektdurchführung kaum abweichen – jedoch war dabei manchmal eine gute Portion Spontanität gefragt.

Die Kombination aus der Organisationsstärke von CLAAS und unserer Flexibilität haben das Projekt zum Fliegen gebracht. Beide Teams haben produktiv und harmonisch zusammengearbeitet.

Stolpersteine

Eigentlich sollten innerhalb der Pilotphase alle Stolpersteine beseitig werden, doch die Anbindung der mobilen Endgeräte hat uns bis kurz vor Abschluss der Pilotphase Sorgen bereitet. Hier waren die technischen Parameter einfach noch nicht sauber. Es sah kurz so aus, als ob wir die Pilotphase verlängern müssten, was bedeutet hätte, dass wir mit allen Niederlassungen und IT-Fachabteilungen eine neue Abstimmungsrunde hätten einläuten müssen. Dieser organisatorische Aufwand hätte einen – womöglich mehrwöchigen – Aufschub bedeutet. Das war keine Option! So haben wir alle Kräfte unternehmensübergreifend gebündelt und konnten so kurzfristig die Lösung finden.

Fast in letzter Sekunde haben wir die nötigen Anpassungen und Tests vornehmen können und so fristgerecht die Pilotphase abgeschlossen und die letzte Phase – die Hauptmigration – angestoßen.

Fazit

Im Laufe des Projekts wurde uns mal wieder klar, wie wichtig es ist, alle Beteiligten frühzeitig zu motivieren und aufzufordern, alle technischen und fachlichen Belange sorgfältig zu dokumentieren.

Für die Zukunft nehmen wir ein weiteres Stückchen Erfahrung mit. Jedes Projekt ist eine Lektion auf dem Weg zur perfekten Projektorganisation und zur Optimierung unserer Migrations-Methodik.

Eingesetzte Technologien

c.-MigrationPlaner | Dell Migrator for Notes to Exchange | Dell Coexistence Manager for Notes | Microsoft SQL-Server 2012 Standard

Ihr Ansprechpartner

Bild von Philipp Königs, Geschäftsführer von valantic IBS

Philipp Königs

Geschäftsführer valantic IBS