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Das Titelbild der Case Study von Ostbelgien zum Thema Business Analytics zeigt eine Familie im Dreiklang mit dem Ostbelgien-Logo, zwei arbeitenden Menschen und einem Diagramm.

Finanz-Monitor schafft maximale Transparenz bei dem Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens

Ministerium legt mit Unterstützung von valantic Haushaltszahlen durch Online-Tool offen

Das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger zu gewinnen ist eines der Hauptanliegen von Regierungen. Und eine Regierung, die nichts zu verbergen hat, kann sämtliche Finanzinformationen und -entscheidungen veröffentlichen, um dieses Ziel zu erreichen. So lauteten vermutlich die Gedanken von Oliver Paasch, Ministerpräsident der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens, dessen Vision es ist, durch die Offenlegung der aktuellen Haushaltszahlen, maximale Transparenz zu schaffen. Dafür kam eine Business-Intelligence-Lösung zum Einsatz, die die Basis für den sogenannten Finanz-Monitor darstellt.

  1. Herausforderung

    Das Ministerium hat klare Anforderungen an den Finanz-Monitor gestellt: intuitiv bedienbar, interaktiv, visuell ansprechend, responsiv, performant – und stets verfügbare, aktuelle Zahlen. Durch das Online-Tool sollten die aktuellen Haushaltszahlen – Einnahmen, Ausgaben, Verbindlichkeiten etc. – jederzeit und weltweit einsehbar sein. Damit wollte die Regierung der Deutschsprachigen Gemeinschaft maximale Transparenz für die Bürger schaffen.

  2. Beratungsansatz

    „Wir haben mit der neusten BI-Version von Cognos Analytics gearbeitet, um eine moderne Oberfläche und die aktuellsten Funktionen integrieren zu können“, sagt Jennifer Kell, verantwortliche Projektleiterin und Consultant bei valantic.

    valantic entwickelte bereits den Vorreiter des Finanz-Monitors und nahm diesen als Basis, baute ein zweites Data Warehouse, zapfte die vorhandene Datenbank an und vereinfachte die Datenstruktur, um sie für die neue Plattform nutzen zu können.

  3. Kundennutzen

    Im Parlament genießt das neue Tool große Zustimmung. Die Mitglieder des Ministeriums profitieren vom schnellen Zugriff und der einfachen Bedienbarkeit des Finanz-Monitors. Außerdem erleichtert er die Arbeit in den Gemeinden, die direkt nachsehen können, mit welchen Zuschüssen sie rechnen dürfen. Die nächsten Schritte in Sachen Finanz-Monitor sind gemeinsam mit valantic bereits geplant: Detailliertere Inhalte, noch bessere Performance und die Erweiterung des responsive Webdesigns stehen auf der Agenda, um die Erfolgsgeschichte des Finanz-Monitors weiterzuschreiben.

Ein modernes Instrument zur Vertrauensbildung

Wo fließt das Steuergeld hin? Wie hoch ist der aktuelle Schuldenstand? Welche Projekte werden durch welchen Haushaltsposten finanziert? Und kommt es am Ende den Bürgerinnen und Bürgern wieder zugute? In Ostbelgien können sich die Menschen diese Fragen seit Sommer 2018 mit nur wenigen Klicks beantworten: Seitdem ist der sogenannte Finanz-Monitor live, dessen Zweck es ist, jederzeit und weltweit einen Echtzeit-Einblick in die Finanzlage der Gemeinschaft zu geben. Die zahlreichen Vertrauenskrisen der letzten Jahre, wie zum Beispiel die Finanzkrise, haben die Vertrauenskultur in Europa maßgeblich geprägt und beschädigt – mit dem Finanz-Monitor stellt das Ministerium ein modernes Instrument bereit, um dieses Vertrauen wiederherzustellen bzw. zu sichern. Eingebunden in das Bürgerinformationsportal ostbelgienlive.be hat jeder schnell und einfach Zugriff auf die aktuellen Einnahmen, Ausgaben, Verbindlichkeiten, Schulden- und Kontostände, geplanten und getätigten Investitionen sowie Infrastrukturpläne.

„Der Ministerpräsident wollte den Bürgerinnen und Bürgern einen detaillierten Einblick in das Handeln und Tun des Ministeriums geben. Durch den Finanz-Monitor erfolgt das in bis dato nie da gewesener Tiefe“, sagt René Miribung, Referent für Finanzen und Haushalt im Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft. So sehen die Bürgerinnen und Bürgern zum Beispiel, wie viel in die Themen Gesundheit und Soziales investiert wird und wie viel sie von den verfügbaren Mitteln wieder zurückbekommen. „Hier möchte die Regierung keine Fragen mehr offenlassen“, ergänzt René Miribung. Aber auch internen Wünschen aus dem Parlament wollte man mit dem Finanz-Monitor nachkommen, denn die täglichen Recherchen zu aktuellen Haushaltszahlen verschlangen sehr viele Ressourcen. Der Finanz-Monitor sollte die Arbeit der Regierungsmitglieder erleichtern und neue Freiräume schaffen.

Das Ministerium schrieb den Auftrag zum Finanz-Monitor 2017 europaweit aus und erhielt einige Bewerbungen. Auch valantic nahm an der Ausschreibung teil und wusste, dass man von Neuem überzeugen musste. „Wir sollten einen neuen Vorschlag machen, aber das Rad natürlich nicht ganz neu erfinden“, sagt Jennifer Kell, verantwortliche Projektleiterin und Consultant bei valantic. „Cognos BI ist seit Jahren schon das fest verankerte Reporting-Tool im Ministerium, und das von uns entwickelte Dashboard stellte automatisch die Basis für das neue Online-Tool dar – alles andere wäre doppelter Aufwand gewesen“, erklärt sie und fügt hinzu: „Uns war von vornherein klar, dass wir das bestehende System nutzen möchten. Doch wir mussten natürlich jetzt einige Schritte weiterdenken.“ Wie sollte so ein Finanz-Monitor am besten aussehen? Wie können wir die Finanzen ansprechend darstellen? Mit welchen Farben und welchem Design? Um sich diese Fragen zu beantworten, holte valantic Kolleginnen und Kollegen aus Marketing, Vertrieb und Consulting ins Boot, um einen zeitgemäßen Entwurf machen zu können. Anschließend schickte valantic einen initialen Designvorschlag des Dashboards an den Ministerpräsidenten – und erhielt den Zuschlag. „Wir kannten valantic schon durch die langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit. Das hieß natürlich auch, dass valantic unsere internen Prozesse kannte, was in einem Ministerium noch einmal eine größere Rolle spielt als in einem Unternehmen“, erläutert René Miribung. Er ergänzt: „Uns hat das Konzept von valantic überzeugt, aber auch, dass sie durch entsprechende Vorprojekte fundiertes Know-how zur Lösung mitbringen und sich schon als zuverlässiger und motivierter Partner erwiesen haben.“

Um den Finanz-Monitor ins Leben zu rufen, kamen viele verschiedene Abteilungen valantics und des Ministeriums zusammen: das Projektteam von valantic, dessen IT-Abteilung sowie auf Seiten des Ministeriums der Fachbereich Finanzen und Haushalt, die IT-Abteilung und der Kommunikationsdienst sowie die Pressestelle des Kabinetts des Ministerpräsidenten. Die Aufgaben valantics umfassten die Projektkoordination, die technische Umsetzung, Design, Aufbau und Konfiguration des Systems sowie die Kommunikation und Koordination der unterschiedlichen Fachabteilungen. Der Fachbereich Finanzen und Haushalt des Ministeriums lieferte die notwendigen Informationen sowie Grafiken und Corporate-Design-Vorschläge. Alles in allem beanspruchte das Projekt bei valantic 60 Personentage in einem Zeitraum von ungefähr einem halben Jahr bis zum Go-Live im Juli 2018.

Hinter den Kulissen spielen hier im Ministerium verschiedene Systeme zusammen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter pflegen tagtäglich ihre Zahlen in eine ERP-Unternehmenssoftware ein. Über Nacht läuft dann ein automatisierter ETL-Prozess, durch den diese Daten in ein sogenanntes Dashboard einfließen, über das die Grafiken und Berichte in den Finanz-Monitor integriert werden.“ Jennifer Kell betont den Sicherheitsaspekt bei diesem Vorgang: „Es darf keine Möglichkeit geben, die Leitung zwischen dem alten und dem neuen System zu unterbrechen. Das erforderte die Integration von zusätzlichen Sicherheitsmechanismen – auch um zu vermeiden, dass Unbefugte auf Cognos BI zugreifen können.“

Trotz allem wurden alle Möglichkeiten der Offenlegung ausgeschöpft, indem beispielsweise Reisekosten, Spesen und dergleichen zumindest als Kategorie erkennbar gemacht wurden, damit man deren Höhe einsehen kann. Eine weitere Herausforderung war die Integration in das Bürgerinformationsportal ostbelgienlive.be. Dafür arbeitete valantic eng mit dem Website-Provider zusammen. „Derzeit läuft die Einbindung des Finanz-Monitors in das Portal via iFrame, jedoch suchen wir bereits nach einer Alternative, da sich die Darstellung in manchen Browsern als schwierig erweist“, erklärt Jennifer Kell mit dem vom Ministerium gewünschten Ziel vor Augen, dass der Finanz-Monitor responsiv und somit optimiert für jede Auflösung und jeden Browser zugänglich ist.

Bild von Martin W. Vierrath, Senior Sales Manager bei valantic

Martin W. Vierrath

Senior Sales Manager
valantic Business Analytics