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Internationaler Biotech-Leader optimiert die Vertriebsplanung

Der stark dezentralisierte und optimierungsbedürftige Planungsprozess im Vertrieb – ohne Kollaborationsfunktionen – führte bei diesem internationalen Biotech-Leader zu hohem manuellem Aufwand im Planungsprozess und zu Medienbrüchen und Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung. Erschwert wurde dies durch die Unzulänglichkeiten in der Funktionalität von Excel. Jetzt verfügt das Unternehmen über kollaborative Planungsprozesse mit Workflow, die zu einer Vereinfachung im Tender Management und in der Sales- und Volumenplanung führen. Anaplan legte hier das Fundament für eine Top-Performance in der Vertriebsplanung des Biotech-Leaders. Insgesamt konnten im Planungsprozess durch die Einführung von Anaplan 30% des ursprünglichen Aufwands eingespart werden. Die Vertriebseffizenz stieg signifikant an.

30% weniger Planungsaufwand, damit signifikant höhere Vertriebseffizienz

Die Rede ist von einem führenden internationalen Biotechnologie-Unternehmen, das aus der Schweiz heraus die Märkte in Europa, dem Nahen Osten und Afrika (EMEA) bedient. Als forschendes Unternehmen setzt der Leader auf innovative Wissenschaft und entwickelt Therapien, die das Leben von Menschen verbessern. Der Schwerpunkt des Angebotes liegt auf Biologicals im Bereich Onkologie, Kardiologie und Nephrologie, zunehmend aber auch auf Biosimilars, also biotechnologisch erzeugte Nachahmer-Produkte nach Ablauf des Patentschutzes.

In diesem Bereich ist eine innovative Plattform für Planung und Simulation unerlässlich für den betriebswirtschaftlichen Erfolg. Denn erst die präzise und umfassende Sales Planung sorgt für einen erfolgreichen Vertrieb, der zum richtigen Zeitpunkt stets die besten Angebote machen kann.

So wichtig die Berücksichtigung regionaler Besonderheiten ist, sie erhöht die Planungskomplexität enorm. Denn nicht alle Pläne sind gleich strukturiert: Sie unterscheiden sich hinsichtlich der Zeiten, der Granularität und auch bei mancher länderspezifischen Kennzahl. Hinzu kommt der Austausch der Planungssheets per E-Mail, der in Verzögerungen, Inkonsistenzen und manchmal auch Datenverlust resultiert. „Faktisch führte diese regionale Vielfalt nicht zu einer einzigen konsolidierten Planung, sondern zu vielen Einzelplanungen“, erklärt Marc Philipp die Ausgangssituation des Anaplan-Projektes und fährt fort: „Der Zentrale in der Schweiz ging es darum, weiter den regionalen Erfordernissen gerecht zu werden, aber gleichzeitig die intransparente dezentrale Planungsorganisation hinter sich zu lassen. So dezentral wie nötig, so zentral wie möglich – das war die Devise für das Anaplan-Projekt.“

Genau das bietet das vom Projekt-Team umgesetzte Anaplan-Modell für Tender Management. In allen Zielmärkten erfasst der Vertrieb jetzt Ausschreibungen und Angebote. Der Genehmigungsworkflow beschleunigt die Angebotserstellung, Preis-
vorschläge werden automatisiert geroutet und dann genehmigt oder abgelehnt. Der Planungsworkflow erleichtert aber auch die Kommunikation zwischen den verschiedenen Rollen und Ebenen; er sorgt für Transparenz und macht nachvollziehbar, was sonst im E-Mail-Verkehr verschwinden würde. Nach Abschluss des Tenders werden die Ergebnisse – Sieger, Verlierer, Informationen über Mitbietende, Preisspannen und vieles mehr – erfasst und zentral bereitgestellt.

Analytics und Reports stehen bereit, um diese Daten bei der nächsten Ausschreibung für ein noch besseres Angebot nutzen zu können. Die zentrale Verfügbarkeit der Ausschreibungen, Gebote und Resultate der Ausschreibungen ermöglicht es der Zentrale, durch Reports und Analytics die Situation und Entwicklung zu beobachten. Zu dieser – intern „Competitive Intelligence“ genannten – Funktion gehört etwa die Analyse der Preisentwicklung auf dem Markt oder der Anteil von gewonnenen Ausschreibungen. Das ist die Grundlage für Umsatzsteigerungen dank bester Angebote und eine willkommene Unterstützung für die Teams in den einzelnen Ländern.

Versionierungen von Planung, zentrale Datenhaltung und Workflows machen Zusammenhänge sichtbar und ganz neue Arbeitsweisen möglich. Das Top-Management in der schweizerischen Zentrale ist begeistert. Wettbewerbsentscheidende Planungsdaten und Information liegen heute länderübergreifend und integriert auf Knopfdruck vor. Die Szenario-Simulation sichert zudem eine optimale Entscheidungsgrundlage.

Marc Philipp schätzt, dass sich allein die Arbeitszeit für die Informationsbeschaffung dank Anaplan um satte 30% reduziert hat und gibt zu Protokoll: „Der qualitative Sprung durch Anaplan und die erreichte Vorhersagegenauigkeit sind ein Quantensprung für unseren Biotech-Leader und praktisch nicht zu beziffern. Der unternehmerische Durchblick bei Tendern und der unternehmerische Weitblick stärken die Wettbewerbsposition sehr deutlich.“

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Marc Philipp Geschäftsführer valantic Business Analytics Swiss

Marc Philipp

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