Digital, revisionssicher, jederzeit

SAP Dokumentenmanagement Software

Whitepaper zum SAP Dokumentenmanagement

Bild von einem Mann, daneben ein Smartphone mit QR-Code und ein Laptop; SAP Services Dokumentenmanagement valantic

Ein Dokumenten-Managementsystem (DMS Software) oder auch elektronische Ablage Software verwaltet mithilfe einer Datenbank alle Typen von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Dokumentenentstehung, Ablage und Nutzung bis hin zur strukturierten Vernichtung. Mit cuSmarText ist dies dank zahlreicher komfortabler Funktionen ohne großen Aufwand und ohne lange Einarbeitungszeit möglich. Das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText spart viel Zeit und steigert die Transparenz und Effizienz jedes Unternehmens.

Mockup zum Whitepaper Dokumentenmanagement mit cuSmarText

Whitepaper: SAP Dokumentenmanagement Software cuSmarText

Die in SAP-Systeme integrierte Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) cuSmarText managt sämtliche Dokumente und alle zugehörigen Informationen revisionssicher während des gesamten Lebenszyklus.

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Inhalt

Die Highlights der DMS Software cuSmarText
Funktionen der Dokumentenmanagement Software
Dokumente einfach digital managen
Fristen, Termine und Genehmigungen sicher einhalten
100-prozentige Integration von Microsoft- und IBM-Notes-Anwendungen
Mit DMS Software Dokumente und E-Mails automatisiert erstellen

Dank DMS System Prozesszusammenhänge auf einen Blick
DSGVO-Konformität mit Dokumentenverwaltung in SAP
Spezielle Anwendungsgebiete
Technische Aspekte und Zertifikate der DMS Software
Projektplan bei Einführung von cuSmarText
Ihr Ansprechpartner zum SAP Dokumentenmanagement

Die Highlights der DMS Software cuSmarText

Aufruf der elektronischen Akte aus beliebigen Funktionen des SAP-Systems heraus
DSGVO-konform
100% Integration in MS Office und SharePoint
SAP ERP- und S/4HANA-fähig
Strukturierte Ablage mit Drag & Drop-Funktion; individuelle Anpassung der Ordnerstruktur
Automatisierte Integration von Ausgaben aus dem SAP-System als PDF in die elektronische Akte
Übernahme von E-Mails im Original inkl. Anhängen aus MS Outlook und IBM Notes
Volltextsuche auch von gescannten Dokumenten
Integrierte Scan Funktion mit OCR-Texterkennung
Automatisierte Dokumenten- und E-Mail-Erstellung: Textbibliothek, regelbasierte Generierung mit Nutzung von SAP-Daten
Wiedervorlage mit E-Mail-Benachrichtigung
Aufgaben managen und verteilen für Freigabe- und Genehmigungsprozesse von Vorgängen und Dokumenten
Direkt in der E-Mail-Anwendung Einsicht und Zugriff auf Inhalte aus dem SAP-System
Revisionssichere Archivierung über ArchiveLink und optional cuSmarText Server
Neben Deutsch und Englisch (Standard) in vielen weiteren Sprachen verfügbar
barrierefrei

Wichtige Funktionen der Dokumentenmanagement Software cuSmarText

Dokumente einfach digital managen

Das SAP Dokumentenmanagement cuSmarText kann aus jeder Funktion im SAP-System heraus aufgerufen und an jeder beliebigen Stelle angebunden werden. Zur revisionssicheren Dokumentenarchivierung stehen Unternehmensmitarbeiter*innen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung. Sie scannen Unterlagen bequem über die integrierte Scan-Funktion ‚on the fly‘, das heißt ohne vorherige Software-Installation, ein oder legen die Dokumente per Drag & Drop-Funktion in der elektronischen Akte ab.

Mit nur wenigen Klicks ist auch die Barcode-Erstellung zur Zuordnung von Dokumenten zu einem Vorgang oder der Deckblattdruck mit Barcode für den zentralen Dokumenten-Scan ausgeführt.

Per Volltextsuche im DMS System lassen sich alle abgelegten Dokumente, auch eingescannte, leicht und schnell auffinden.

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Manuel Henkes

SAP Consultant HR/FI/CO bei Chocoladefabriken Lindt & Sprüngli GmbH

„Wir hatten cuSmarText bereits im Qualitätsmanagement im Einsatz. Die digitale Personalakte bietet viele Möglichkeiten. Sie ist zunächst voll SAP-integriert, es kann von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig auf eine Akte zugegriffen werden und der Zeitaufwand beim Suchen nach Akten entfällt. Toll ist auch das Feature, dass dank cuConnect Dokumente in Windows direkt an die Personalakte verschickt werden können.“

Fristen, Termine und Genehmigungen sicher einhalten

Aufgaben, Genehmigungen und Freigaben, Termine und Fristen werden von cuSmarText automatisch überwacht. Das Dokumenten-Managementsystem informiert verantwortliche Mitarbeiter*innen rechtzeitig per E-Mail. Folgeverarbeitungen wie die automatische Gebührenstellung werden auf Wunsch automatisiert angestoßen.

Mit dem Aufgabenmanagement, das auch eine Eskalationsfunktion enthält, erstellen verantwortliche Mitarbeiter*innen leicht Ad-hoc- und Mehr-Schritt-Aufgaben zu Mandanten, Verträgen, Vorgängen und Umläufen. Alle Beteiligten erhalten automatisiert eine E-Mail mit Terminierung plus einer Erinnerung. Ist ein Verantwortlicher für die Freigabe abwesend, wird die Freigabeaufforderung automatisch an den Nächsten weitergeleitet.

Der Aufgabenersteller und Projektverantwortliche kann zu jeder Zeit den aktuellen Aufgabenstatus einsehen.

100-prozentige Integration von Microsoft- und IBM-Notes-Anwendungen

Dank der vollständigen Integration in Microsoft-Systeme ergänzen sich das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText und die Microsoft-Produkte perfekt. So können Dokumente und Informationen direkt aus MS-Office-Anwendungen heraus in der Akte abgelegt werden. Ebenso lassen sich sämtliche E-Mails aus MS Outlook und IBM Notes mit nur einem Klick inklusive aller Anhänge und Formatierungen in die Akte importieren, aber auch aus der Akte über die E-Mail-Anwendung versenden.

Das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText durchsucht Inhalte aus dem SAP-System direkt aus der E-Mail-Anwendung. Ein Springen zwischen den Anwendungen ist nicht mehr nötig. Die Ergebnisliste mit Vorschau der Hauptinformationen – vergleichbar mit einer Google-Suche – wird direkt in Outlook oder IBM Notes angezeigt. Der Sprung in die zugehörigen Stammdaten oder Objekte im SAP-System ist mit einem Klick getan.

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Mit DMS Software Dokumente und E-Mails automatisiert erstellen

Schnell und einfach funktioniert die automatische Dokumentengenerierung mit dem cuDocument Builder. Auch Sachbearbeiter ohne juristische Kenntnisse erstellen damit Standarddokumente, aber auch Bescheinigungen, Zeugnisse und Verträge im MS-Office- oder PDF-Format.

Dabei werden Platzhalter manuell oder automatisiert gefüllt, wenn die Information bereits im SAP-System vorhanden ist. Auch die Generierung von gestalteten E-Mails ist möglich. Der cuDocument Builder minimiert somit Fehler und spart deutlich Arbeitszeit.

Infografik: SAP Dokumentenmanagement von Circle Unlimited – a valantic company

Dank DMS SAP System - Prozesszusammenhänge auf einen Blick

Das besondere Highlight der elektronischen Akte liegt in der Fähigkeit, dass sich Teilakten automatisiert und passend zu dem jeweiligen Vorgang als prozessorientierte Akte zusammenfügen. Es wird automatisiert eine zusammenhängende Sicht auf alle zu einem komplexen Geschäftsprozess gehörenden Dokumente erzeugt. Prozesszusammenhänge lassen sich so einfach erkennen.

DSGVO-Konformität mit Dokumentenverwaltung in SAP

Durch das detaillierte Zugriffs- und Berechtigungssystem von cuSmarText arbeiten Mitarbeiter*innen garantiert DSGVO-konform. Rechte für Sichten und Zugriffe werden differenziert nach Unternehmensbereichen vergeben und es werden nur die Daten vorgehalten, die zwingend erforderlich sind.

Bei Erreichen der Datenhaltungsfrist löscht das System die betreffenden personenbezogenen Dokumente und Datensätze regelbasiert entweder halbautomatisiert nach Prüfung durch den berechtigten Mitarbeitenden oder komplett eigenständig.

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Spezielle Anwendungsgebiete

Das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText ist fachbereichsübergreifend überall dort einsetzbar, wo mit Dokumenten gearbeitet wird. Für Fachbereiche wie Personal, Recht, Einkauf, Vertrieb oder Patentmanagement bietet die Lösung anforderungsspezifische Best-Practices-Konzepte.

cuSmarText lässt sich auch optimal als Datenschutzmanagementsystem einsetzen. Hierzu offeriert die Lösung neben Vorgangsakten, Checklisten und einer automatisierten Korrespondenz eine zuverlässige Abwicklung von Betroffenen-Anfragen.

Technische Aspekte & Zertifikate der DMS Software

Das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText ist in zwei Varianten, für SAP ERP und SAP S/4HANA, erhältlich. Ganz gleich mit welchem System Ihr Unternehmen vorzugsweise arbeitet, cuSmarText integriert sich nahtlos. Dafür bürgen die Zertifikate „SAP Certified – Powered by SAP NetWeaver“ sowie „SAP Certified – Integration with SAP S/4HANA“.

SAP Dokumentenmanagement Software cuSmarText

Viele Unternehmen erstellen zeitaufwendig jeden Monat bestimmte Auswertungen. Warum dies nicht dem Dokumentenmanagement-System überlassen?

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Projektplan bei Einführung von cuSmarText

Die Implementierung der Dokumentenmanagement Software cuSmarText folgt klar definierten und auf den Kunden zugeschnittenen Projektschritten.

In einem ersten Kickoff mit valantic Experten wird das Projekt gemeinsam mit dem Team strukturiert. Im Anschluss erfolgen Installation und Einrichtung der Standardsoftware. In Workshops werden die individuellen Bedarfe der Nutzer erarbeitet und in einer Konzeption beschrieben, darauf folgt das individuelle Customizing durch valantic. Key User werden geschult und in alle Funktionen der Software eingeführt, noch vor dem Going Live des Dokumentenmanagements.

Selbstverständlich stehen unsere Experten weiterhin im Support für Rückfragen zur Verfügung und können auch Anpassungen und Erweiterungen vornehmen, wenn sich die Bedarfe der User verändern.

Roadmap mit Schritten des valantic Projektplans

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Ihr Ansprechpartner zu SAP Dokumentenmanagement

Stefan Heins

Geschäftsführer
valantic Enterprise Solutions GmbH

+49 40 53798610