valantic Business Analytics GmbH Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über den Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“).

1. Verantwortlich für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung nach den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:
valantic Business Analytics GmbH
Beim Strohhause 17
D- 20097 Hamburg

2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

Matthias Rosa (RMPrivacy GmbH)
Am Winterhafen 78
D-55131 Mainz
E-Mail: datenschutz@ba.valantic.com

3. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Im Rahmen unseres Geschäftsbetriebs verarbeiten wir Daten. Dies umfasst auch die Offenlegung durch Übermittlung an Dritte und ggf. in sogenannte Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union („EU“) und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“). Soweit wir Daten außerhalb der EU oder des EWR übermitteln, haben wir dies nachfolgend entsprechend gekennzeichnet.

4. Datenverarbeitungen

Die im Einzelnen betroffenen Daten, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und ggf. die Übermittlungen in Drittstaaten sind in der nachfolgenden Aufstellung aufgeführt:

a) Kontaktaufnahme
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, verarbeiten wir zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Anfrage folgende Daten von Ihnen: Name, Kontaktdaten – sofern von Ihnen angegeben – und Ihre Nachricht. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist unsere Pflicht zur Vertragserfüllung und/oder zur Erfüllung unserer vorvertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO und/oder unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Abwicklung Ihrer Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

b) Kontaktaufnahme bei Bewerbungen
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um uns Ihre Bewerbung als Mitarbeiter:in z. B. per E-Mail oder über ein Kontaktformular zu übersenden, werden die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Einsatzort etc.), Ihre Nachricht sowie die übermittelten Bewerbungsunterlagen ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Bewerbungsanfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist vorrangig § 26 BDSG. Demnach ist die Verarbeitung von Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung notwendig sein, kann eine Datenverarbeitung zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO erfolgen, nämlich zur Geltendmachung und/oder Abwehr von Ansprüchen.

c) Datenverarbeitung bei Workshops und Webinaren -Go 2 Webinar
Für die Anmeldung und Durchführung unserer Webinare nutzen wir den Dienst Go 2 Webinar, der LogMeIn Ireland Limited The Reflector 10 Hanover Quay Dublin 2, D02R573 Ireland („LogMeIn“).
Bei Ihrer Anmeldung bzw. bei der Durchführung des Webinars verarbeitet LogMeIn in unserem Auftrag verschiedene Daten von Ihnen. Dies betrifft:

  • Daten, die Sie im Rahmen der Anmeldung für unsere Veranstaltung angeben (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Fragen zum Thema),
  • Servicedaten, die von Ihnen oder anderen bei der Teilnahme an einem Webinar freiwillig angegeben wurden (z.B. Informationen zum Teilnehmer, Kontaktdaten, Terminpläne etc.),
  • Vom Dienst passiv protokollierte Daten (Dauer der Sitzung, Nutzung von Webcams, Verbindungsdaten)
  • Nutzungs- und Protokolldaten zur Nutzung des Dienstes (Informationen zum verwendeten Gerät, IP-Adresse, Standortinformationen, Spracheinstellungen, verwendetes Betriebssystem, eindeutige Gerätekennung, Diagnosedaten)

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei LogMeIn finden Sie unter: https://www.logmeininc.com/de/legal.
Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrages nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

Für Datenübermittlungen in die USA besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. LogMeIn stellt ein angemessenes Datenschutzniveau über die EU-Standardvertragsklauseln sicher. Eine Kopie der Vertragsklauseln stellen wir auf Anfrage zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich dafür an datenschutz@ba.valantic.com.

d) Vertragsabwicklung und Datenverwaltung im Rahmen der Leistungserbringung
Im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen sowie zur Anbahnung und Abwicklung des bestehenden Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und uns verarbeiten wir verschiedene Daten. Haben Sie uns mit der Erbringung einer Leistung beauftragt, verarbeiten wir Ihre Daten (sofern angegeben: Name, Kontaktdaten, Anschrift) und sämtliche Informationen, die im Rahmen der Auftragserfüllung notwendig sind, ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses. Hierzu gehören insbesondere unsere angemessene Beratung und Unterstützung, die Korrespondenz mit Ihnen, die Rechnungsstellung, Erfüllung unserer buchhalterischen und steuerrechtlichen Pflichten. Die Verarbeitung der Daten erfolgt entsprechend auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO sowie zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO. Ist dies zur Abwicklung des Auftrags notwendig, werden Ihre Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehören insbesondere die Weitergabe an Aufsichtsbehörden zum Zweck der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Wir treffen hierbei sämtliche geeigneten Maßnahmen, um nur insoweit personenbezogene Daten zu übermitteln, wie dies für den zugrundeliegenden Zweck notwendig ist.

e) YouTube-Kanal
Nachfolgend informieren wir die Datenverarbeitung zu unserem YouTube-Kanal.

Welche Daten verarbeiten wir zu welchem Zweck?
YouTube ist ein Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Im Rahmen unseres YouTube-Channels werden unmittelbar keine personenbezogenen Daten von uns verarbeitet. Sofern Sie jedoch bei YouTube selbst als angemeldeter Nutzer Daten eingegebenen, etwa Ihren Nutzernamen sowie die unter Ihrem eigenen Account veröffentlichten Inhalte, so werden diese von uns verarbeitet, wenn wir Ihre Kommentare teilen, auf Ihre Kommentare antworten, oder einen Post verfassen, der auf Ihr Profil verweist. In diesem Falle werden die von Ihnen bei YouTube eingegebenen Daten, insbesondere Ihr (Nutzer-) Name und die unter Ihrem Account veröffentlichten Inhalte, insofern verarbeitet, als diese in unser Angebot einbezogen und unseren Fans zugänglich gemacht werden. Für alle weiteren Datenverarbeitungen im Rahmen der Nutzung des Dienstes YouTube und dessen Funktionalitäten ist die Google Ireland Limited Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir haben keinen Einfluss auf Art und Umfang der durch Google im Rahmen des YouTube-Dienstes verarbeiteten Daten, die Art der Verarbeitung, die Nutzung der Daten oder die Weitergabe dieser Daten an Dritte.

Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch uns erfolgt aufgrund unserer berechtigten Interessen an einem effektiven Austausch mit den Nutzern von YouTube, den Besuchern unseres Profils sowie im Zusammenhang mit der Kommunikation mit den Nutzern auf unseren Social-Media-Profilen einschließlich unserer Unternehmensdarstellung gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

Weitergabe von Daten und Datenübermittlung in die USA
Möglicherweise werden beim Besuch unseres YouTube-Kanals erfasste Daten an die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 mit Sitz in den USA weitergeleitet und dort verarbeitet. Für Datenübermittlungen in die USA besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Google stellt ein angemessenes Datenschutzniveau über die EU-Standardvertragsklauseln sicher. Eine Kopie der entsprechenden EU-Standardvertragsklausel wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt. Bitte wenden Sie sich dafür an datenschutz@ba.valantic.com. Zudem könne Sie die aktualisierten Nutzungsbedingungen und vertraglichen Schutzmaßnahmen hier abrufen: https://business.safety.google/gdpr/ Bitte beachten Sie ergänzend die Hinweise zur Verwendung von Daten von Google im Google-Partner-Netzwerk unter: http://www.google.com/intl/de/policies/privacy/partners/ Eine Datenweitergabe an Dritte durch uns findet im Rahmen des Betriebs unseres Unternehmensprofils im Übrigen nicht statt.

5. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist oder eine von Ihnen erteilte Einwilligung von Ihnen widerrufen wurde. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu beachten sind, kann die Speicherdauer zu bestimmten Daten ungeachtet der Verarbeitungszwecke bis zu 10 Jahre betragen.

6. Gemeinsame Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemeinsam mit der valantic Business Analytics Swiss AG, Hagenholzstrasse 83a. 8050 Zürich, Schweiz („vBA Schweiz“) zum Zweck einer effektiven internen Verwaltung der personenbezogenen Daten und der Konzernsysteme.
Gemeinsam verarbeiten hier die Daten in Systemen, die von uns mit der vBA SCHWEIZ gemeinsam betrieben werden. Dies betriff den Betrieb des Videokonferenzsystems Microsoft Office 365 TEAMS, was von uns und der vBA SCHWEIZ zur Kommunikation über das Internet genutzt wird. Rechtsgrundlage der gemeinsamen Datenverarbeitung ist gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO unser überwiegendes berechtigtes Interesse an einer effektiven Verwaltung und IT-Infrastruktur. Für die Prozesse, die der gemeinsamen Datenverarbeitung unterliegen, sind wir mit der vBA SCHWEIZ gemeinsam verantwortlich nach Art. 26 DSGVO. Entsprechend haben wir in einem Vertrag die internen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten verbindlich festgelegt. Die Informationspflichten der DSGVO wird das jeweilige Unternehmen erfüllen, mit dem Sie zuerst in Kontakt stehen. Für die Erfüllung der Betroffenenrechte haben wir eine gemeinsame Stelle eingerichtet: Wenden Sie sich bitte an datenschutz@ba.valantic.com.

Sie können sich mit Anfragen oder zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte jedoch auch jederzeit an uns unter den in Ziffer 1 stehenden Kontaktdaten wenden. Wir leiten Ihre Anfrage dann zur Bearbeitung intern weiter. Für eine Datenübermittlung in die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Die konkreten Prozesse, die unter die gemeinsame Verarbeitung fallen, sind nachfolgend entsprechend gekennzeichnet.

a) Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams
Im Rahmen unserer Online- Meetings unter Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

  • Kommunikationsdaten (z.B. ihre Emailadresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben)
  • Personenstammdaten (sofern Sie diese angeben)
  • Logfiles, Protokolldaten
  • Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.)
  • Profildaten (z. B. ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben)

Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Dateien, die Benutzer in Chats freigeben, werden im OneDrive for Business-Konto des Benutzers gespeichert, der die Datei freigegeben hat. Die Dateien, die Teammitglieder in einem Kanal freigeben, werden auf der SharePoint-Website des Teams gespeichert.

b) Der Dienst Microsoft Teams
Microsoft Teams ist ein Produkt aus der Produktreihe Microsoft Office 365. Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Ihnen eine Teilnahme über Video und Audio an unseren Besprechungen und Onlineveranstaltungen anbieten. Die Microsoft Teams-Onlineveranstaltungen und -besprechungen werden von uns nicht aufgezeichnet, es sei denn, wir haben vorab ihre Einwilligung eingeholt.
Welche Personen Ihre Audio- und Videoeingaben sehen können, ist von den von uns verwendeten Teams-Modus abhängig:

Liveereignisse:
Bei Liveereignissen werden von uns keine Toneingaben oder Videoaufnahmen von Teilnehmern zugelassen, um die Anonymität zu wahren.

Team Meetings:
Bei Team Meetings können alle Teilnehmer Ihren Audio- und Videoeingaben selbst einstellen. Eine unautorisierte Verarbeitung durch andere Teilnehmer, bspw. durch eine Aufzeichnung der Besprechung, kann von uns nicht endgültig ausgeschlossen oder verhindert werden.

Microsoft Office365 ist eine Software der Firma
Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park Leopardstown
Dublin 18
D18 P521
Irland

Die Datenverarbeitung mit Office 365 erfolgt in unserem Auftrag auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union in Irland und den Niederlanden.

c) Drittlandübermittlung
Zum Zweck der Fernwartung kann Microsoft einen Remote-Zugriff beantragen. Dieser Zugriff wird von uns im Einzelfall geprüft und genehmigt, sofern dies notwendig zur Ausführung von Supportleistungen durch Microsoft (bspw. zur Fehlerbehebung) ist. In diesem Fall kann ein solcher Zugriff auch von verbundenen Unternehmen von Microsoft von außerhalb der Europäischen Union aus erfolgen. Ausschließlich für diesen Fall des Zugriffs von außerhalb der Europäischen Union im von uns genehmigten Einzelfall haben wir Standardvertragsklauseln mit Microsoft abgeschlossen. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln von Microsoft finden Sie in den Microsoft Nutzungsbedingungen für Onlinedienste („MicrosoftOnlineServicesTerms“), deren aktuellen Stand Sie in Ihrer Sprache unter folgendem Link abrufen können: https://www.microsoftvolumelicensing.com/DocumentSearch.aspx?Mode=3&DocumentTypeId=31.

d) Eigene Datenverarbeitung durch Microsoft
Microsoft behält sich gemäß seiner Datenschutzerklärung vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen durch Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung von Microsoft einzusehen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

e) Zwecke und Rechtsgrundlage
Die Datenverarbeitungen unter Ziffer 6 b) führen wir aufgrund eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO durch.
Zwecke und berechtigte Interessen dieser Datenverarbeitung (Live-Events) sind: Durchführung des jeweiligen Webinars, was durch uns mithilfe von Live-Events durchgeführt wird. Zwecke und berechtigte Interessen dieser Datenverarbeitung (Teams-Meetings) sind: Bereitstellung von Kommunikationsmöglichkeiten mit unseren Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten über das Internet sowie zur internen Abstimmung.

f) Dauer der Datenspeicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden bei der Nutzung von Micorsoft Teams spätestens nach 180 Tagen gelöscht.

7. Ihre Betroffenenrechte

a) Auskunft
Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.

b) Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Widerspruch
Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden oder sollten diese unrichtig geworden sein, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltenden Recht möglich ist). Gleiches gilt, sofern wir Daten künftig nur noch einschränkend verarbeiten sollen. Ein Widerspruchsrecht steht Ihnen auch in Fällen zu, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund der Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegt, oder unseres berechtigten Interesses erfolgt sowie darauf gestützten Profilings. Ebenso steht Ihnen im Fall der Datenverarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung ein solches Widerspruchsrecht zu.

c) Widerrufsrecht bei Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
Erteilte Einwilligungen können Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

d) Datenübertragbarkeit
Erfolgt eine Datenverarbeitung auf Grund eines Vertrages, vorvertraglicher Verhandlungen, einer Einwilligung oder mithilfe automatisierter Verfahren, so steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Auf Antrag stellen wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit, so dass Sie die Daten auf Wunsch einem anderen Verantwortlichen übermitteln können.

e) Einschränkung der Verarbeitung
Daten, bei denen wir nicht in der Lage sind, die betroffene Person zu identifizieren, bspw. wenn diese zu Analysezwecken anonymisiert wurden, sind nicht von den vorstehenden Rechten umfasst. Auskunft, Löschung, Sperrung, Korrektur oder Übertragung an ein anderes Unternehmen sind in Bezug auf diese Daten ggf. möglich, wenn Sie uns zusätzliche Informationen, die uns eine Identifizierung erlauben, bereitstellen.

f) Ausübung Ihrer Betroffenenrechte und Beschwerderecht
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung, Widerspruch oder Löschung von Daten oder dem Wunsch der Übertragung der Daten an ein anderes Unternehmen, wenden Sie sich bitte an datenschutz@ba.valantic.com.
Sie haben zudem die Möglichkeit, sich wegen Ihrer Betroffenenrechte bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.