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SAP HCM Newsticker Portal: Effiziente Mitarbeiter*innenkommunikation in Zeiten von Covid-19

Bild einer lächelnden Frau, daneben ein Laptop mit der SAP HCM Benutzeroberfläche, im Hintergrund die Fassade eines Gebäudes sowie Bergpanorama

Covid-19 hat in diesen stürmischen Zeiten die Unternehmen in Deutschland weiterhin fest im Griff. Immer noch kommen viele Mitarbeiter*innen nicht mehr in die Firmengebäude, sondern arbeiten in den eigenen vier Wänden im Homeoffice. Mit dem SAP HCM Add-on „Newsticker Portal“ hilft valantic seinen Kunden, Firmeninformationen, Handlungsempfehlungen, Arbeitgeberbestätigungen und vieles mehr effektiv an die eigenen Mitarbeiter*innen zu kommunizieren.

Neben den wirtschaftlichen Herausforderungen für die Unternehmen stehen viele HR-Abteilungen somit auch vor der Aufgabe, die Mitarbeiter*innen nicht im Regen stehen zu lassen, sondern sie zeitnah mit allen wichtigen Informationen zu versorgen. Dabei geht es in erster Linie um Mitarbeiter*innen, die keinen Zugang zum Netzwerk des Unternehmens haben, und somit vom gewohnten Informationsfluss abgeschnitten sind.

Informationen, die normalerweise am „Schwarzen Brett“ oder über andere Kanäle zu den Mitarbeiter*innen gelangen, sind auf einmal vom Homeoffice aus unerreichbar. Diese Mitarbeiter*innen gilt es effektiv und kostengünstig mit den entsprechenden Informationen zu versorgen – eine Aufgabe, die so manchen HR-Abteilung in der aktuellen Situation Kopfschmerzen bereiten dürfte.

Eine adäquate Verteilung an die auf viele Orte verteilten Mitarbeiter*innen erfordert nicht nur eine entsprechende Logistik und Kosten für Druck, Porto und Versand, sondern belastet auch die Angestellten in der Verwaltung, die all das stemmen müssen.

Mitarbeiter*innen informieren mit dem HCM Newsticker Portal

Der Weg aus dem Dilemma: Das HCM Newsticker Portal aus der valantic-Produktfamilie HCM Inside ist ein web-basiertes Add-on für SAP-HCM-Systeme. Damit stellen Unternehmen ihren Mitarbeiter*innen schnell und ohne unnötigen Aufwand und Ballast alle Dokumente und Informationen zur Verfügung, die diese dringend benötigen. Dazu zählen die Arbeitgeberbestätigungen, die etwa notwendig sind, um eine Notbetreuung des Nachwuchses zu beantragen. Aber auch Rundschreiben der Geschäftsleitung, Leitfäden zum Umgang mit Corona oder Informationen aus dem Betriebsrat lassen sich so bequem und praktisch verzögerungsfrei an die Empfänger im Homeoffice ausliefern.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Mitarbeiter*innen können komfortabel auf alle benötigten Informationen, Dokumente und Bescheinigungen zugreifen. Die Sicherheit bleibt dabei nicht auf der Strecke, da alle Zugriffe verschlüsselt erfolgen. Über einen Self-Onboarding-Service registrieren sich die Benutzer selbst. Die Mitarbeiter*innen holen sich somit die notwendigen Dokumente direkt ab und müssen diese nicht mehr in der HR-Abteilung anfordern. So lassen sich für das Unternehmen schnell Kosten einsparen, da der Aufwand für Logistik und die entsprechenden Prozesse sinkt. Die Verträge für das Projekt haben keine Mindestlaufzeit und sind monatlich kündbar. Die Projekteinführung lässt sich mit einer Festpreis-Pauschale durchführen. Detaillierte Informationen zum HCM Newsticker Portal erhalten Sie hier.

Erweiterung mit HCM Payslip

Das Bessere ist bekanntlich der Feind des Guten. So lässt sich auch die eben beschriebene Vorgehensweise noch verbessern und erweitern. SAP Anwenderunternehmen können das HCM Newsticker Portal mit dem valantic Produkt HCM Payslip ergänzen. Mit der erweiterten Lösung können Mitarbeiter*innen dann noch einfacher auf die Dokumente zugreifen, die sie benötigen. Das kann per E-Mail erfolgen oder online über das Webportal von HCM Payslip. Neben Corona-relevanten Dokumenten stehen dort auch Lohnsteuerbescheinigungen, Zeitnachweise und andere Dokumente bereit zum Abruf.

Selbstverständlich steht dabei die Sicherheit an erster Stelle. So erfolgt der Zugriff auf Dokumente verschlüsselt mit dem hohen Sicherheitsstandard AES 256. Verschlüsselt sind dabei die PDF-Dokumente selbst oder die entsprechenden ZIP-Dateien. Damit schützen Anwender ihre sensiblen Daten vor den unbefugten Blicken anderer. Auch die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) findet dabei natürlich Beachtung. Kurz gesagt: Die Mitarbeiter*innen in den HR-Abteilungen können aufatmen, da sie der digitale Dokumentenversand mit HCM Payslip spürbar entlastet.

Geringere Kosten und weniger Aufwand

Gegenüber einem Versand wichtiger Dokumente per Post an die Mitarbeiter*innen im Homeoffice bietet HCM Payslip zahlreiche Vorteile. Die Kosten sind geringer und es verursacht deutlich weniger Aufwand. Zudem lässt sich das Ganze leicht mit Archiv-Sytemen wie e-Akte oder Enterprise-Content-Managment-Systemen (ECM) verbinden. Die bestehenden Daten in den vorhandenen SAP-HCM-Systemen lassen sich zudem weiterhin nutzen.

Über einen Self-Onboarding-Service können sich die Mitarbeiter*innen selbstständig registrieren, ohne dass die HR-Abteilung in diesen Prozess eingebunden sein muss. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgt dabei für eine hohe Datensicherheit. Der Zugriff auf das Portal ist jederzeit auch über mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets möglich. Die Bedienoberfläche passt sich automatisch dem Endgerät an.

Die Mitarbeiter*innen im Homeoffice haben so wieder uneingeschränkt Zugang zu allen wichtigen Dokumenten und Informationen. Somit sind die Unternehmen gut aufgestellt und bestens auf die Zeit vorbereitet, wenn sich der Sturm wieder legt und die Mitarbeiter*innen aus dem Homeoffice zurückströmen.

Bild einer Zeitschrift, valantic Maßnahmenpaket zum HCM Newsticker-Portal für die Interne Kommunikation

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