Back to top

Robotic Process Automation: Weichenstellung für eine erfolgreiche Automatisierung von Unternehmensprozessen

Bild einer Frau, die vor einem Laptop sitzt und Kaffee trinkt, einem Handy, Euro-Geldscheinen sowie die Skyline einer Stadt im Hintergrund, valantic, Robotic Process Automation (RPA)

RPA – eine Chance, IT-Prozesse minimalinvasiv zu automatisieren

RPA bezeichnet die Integration von Software-Robotern (Bots) in die bestehende IT-Landschaft und ermöglicht die Automatisierung von sich wiederholenden, regelbasierten Prozessen. Die Software-Bots simulieren menschliche Interaktionen mit Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen und arbeiten funktions- und anwendungsübergreifend. RPA wird auch als die zweite von vier Stufen der Automatisierung von IT-Prozessen betrachtet. Für einen effektiven Ablauf müssen zugrunde liegende Daten vollkommen strukturiert sein, damit eine regelbasierte Automatisierung erfolgreich sein kann.

Abbildung 1 stellt einen vollautomatisierten Prozess mittels RPA dar. End-to-end Prozesse können komplett automatisiert werden und erfordern lediglich das Eingreifen von Mitarbeitern, wenn Eskalationen notwendig sind. Die Software-Bots können z. B. so konzipiert werden, dass eingegangene E-Mails den automatisierten Prozess „triggern“ und dieser anwendungsübergreifend vollautomatisch durchläuft.

Grafik: Vollautomatisierter Prozess mittels RPA Software
Abbildung 1: Vollautomatisierter Prozess mittels RPA-Software (eigene Darstellung)

Für die erfolgreiche Anwendung von RPA-Software sind voll strukturierte Daten und regelbasierte Prozesse notwendig. Hieraus ergeben sich typische Anwendungsfälle. Als besonders geeignet werden Prozesse betrachtet, die u. a. folgende Merkmale aufweisen:

  • Bearbeitung von sich wiederholenden Aufgaben
  • Verarbeitung einfacher Regeln
  • hohes Datenvolumen
  • Prozessabstimmung
  • Datenvalidierung

Um Prozesse zu identifizieren, die sich für eine Automatisierung eignen, ist es sinnvoll, diese anhand von sogenannten Qualifiern zu analysieren.

Zum einen geht es um die „Nature of work“. Auf welchen Regeln basiert der Prozess? Kann der Prozess durch eine Reihe von abhängigen Schritten (ja/nein) beschrieben werden? Gibt es die Möglichkeit, alle Ergebnisse im Voraus abzubilden? Für eine erfolgreiche Automatisierung ist es wichtig, dass die Prozesse regelbasiert ablaufen.

Des Weiteren schaut man sich die „Stability“ eines Prozesses an. Sind die Prozessschritte im Laufe der Zeit stabil? Ist mit Änderungen im Prozessablauf zu rechnen? Wie stark hat sich der Prozess in den letzten Jahren verändert? Wie hat sich die Systemlandschaft verändert? Eine hohe Stabilität gewähreistet eine höhere Erfolgsquote bei der Automatisierung. Zuletzt analysiert man den „Data type“. Was für ein Format haben die Ein- und Ausgabedaten? Liegen die Daten in Text-, Zahlen- oder Bildformat vor? Ist es erforderlich, Bilder während des Prozesses zu interpretieren? Der Digitalisierungsgrad der Daten bestimmt hierbei, wie gut sich ein Prozess für eine Automatisierung eignet. Eine numerische Datengrundlage vereinfacht die Automatisierung eines Prozesses, wohingegen man für Text- oder Bildformate weitere Features wie OCR (Optical Character Recognition) benötigt. In Abbildung 2 ist eine kurze Zusammenfassung der Eigenschaften und Einsatzmöglichkeiten von RPA zu finden.

Grafik: Überblick über die Eigenschaften und Einsatzmöglichkeiten von RPA
Abbildung 2: Überblick über die Eigenschaften und Einsatzmöglichkeiten von RPA (eigene Darstellung)

RPA im SAP Umfeld

Viele Unternehmen befinden sich derzeit bereits in einer Transformationsphase, in der die bestehende Prozess- und IT-Landschaft hinterfragt und neugestaltet wird. Im SAP Umfeld gibt es beispielsweise immer mehr Überlegungen zur Einführung von S/4HANA „auf der grünen Wiese“, also Projekte, bei denen bestehende Strukturen und Prozesse intensiv auf vorhandene Ineffizienzen und Optimierungspotenziale untersucht werden. Dies ist bereits ein wesentlicher Bestandteil der Potenzialanalyse für die Automatisierung.

Der Leitgedanke muss hier sein: „Automatisierung folgt der Standardisierung“. Es lohnt sich daher gerade für diese Unternehmen, das Thema RPA in aktuelle Projekte und Überlegungen zur Restrukturierung der bestehenden Prozess- und IT-Landschaft einzubeziehen. In Abbildung 3 wird aufgezeigt, dass sich nach Fertigstellung der Standardisierung der Finance-Prozesse ein guter Zeitpunkt anbietet, einzelne Prozesse mittels RPA zu automatisieren. Mit dem Ausrollen des neuen S/4HANA Templates können so gleichsam Prozesse automatisiert werden.

Grafik: Prozessautomatisierung und Standardisierung sind der "Enabler" für effiziente Automatisierung
Abbildung 3: Prozessharmonisierung und Standardisierung sind der „Enabler“ für effiziente Automatisierung (eigene Darstellung)

Der Einsatz von RPA bietet Unternehmen vielfältige Benefits

Die Automatisierung von IT-Prozessen kann viele Vorteile für die Effizienz und Effektivität eines Unternehmens bringen. Vereinfacht betrachtet können diese Vorteile in die folgenden vier Kategorien unterteilt werden:

  • Zeitersparnis & Geschwindigkeit
  • Effizienzsteigerung & Qualität
  • Kostenersparnis
  • Reduzierung des Humanfaktors

Durch die Automatisierung werden die Durchlaufzeiten in den Prozessen stark verkürzt. Je größer das Volumen der automatisierten Vorgänge, desto höher ist die Zeitersparnis. So können zeitaufwendige Routineaufgaben künftig übernommen werden und Mitarbeiter können sich um andere, bestenfalls komplexere Aufgaben kümmern.

Die nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft gewährleistet Sicherheit und Konsistenz in den Prozessen. Sind Prozesse einmal konzipiert, laufen sie in gleichbleibender Qualität durch.

Die Kostenersparnis kann (unterschiedlich) hoch sein. Hierbei geht man allgemein – je nach RPA-Modell – von einem durchschnittliche ROI von < 1 Jahr aus.

Die Reduzierung des Humanfaktors ist ebenfalls ein nicht zu vernachlässigender Vorteil. Software-Bots arbeiten 24/7 und sind unabhängig von Arbeits-, Urlaubs- und sonstigen Fehlzeiten. Neben längeren Arbeitszeiten ist die Fehleranfälligkeit automatisierter Prozesse ebenfalls wesentlich geringer (bei gut automatisierten Prozessen gen null). Durch den Menschen als Mitarbeiter verursachte Flüchtigkeitsfehler und die dadurch für die Korrektur zusätzlich anfallende Arbeitszeit werden so verhindert.

RPA Anwendungsbereiche in Finance

Prozessbereiche mit Automatisierungspotenzial gibt es in allen wesentlichen Finanzfunktionen, z. B. in den Bereichen Order-to-Cash, Intercompany Reconciliation oder Financial Reporting. Automatisierung ist individuell skalierbar und führt zu unterschiedlichem Optimierungspotenzial in den Prozessen einer Finanzorganisation, um schneller, besser, günstiger oder weniger abhängig von Personal zu werden. Mit der valantic „Heat-Map“, dargestellt in Abbildung 4, identifizieren wir Ihre individuellen Automatisierungspotenziale in Finance-Prozessen. Beispielhaft kann man die Zahlungseingangsverarbeitung im Order-to-cash Prozess betrachten. Mittels RPA ist eine vollautomatisierte Zuordnung und Buchung von Zahlungseingängen möglich. Die Bearbeitung von Zahlungseingängen erfordert einen hohen Aufwand und kann zu Personalengpässen und Fehlerkosten​ führen. Bei der eingeführten End-to-end Lösung werden regelbasierte Geschäftsprozesse applikationsübergreifend – vom Sammeln​ der Aufgaben bis hin zur Aufgabenverteilung und Abarbeitung – automatisiert​. Die „Bots“ arbeiten in derselben SAP Inbox wie die Mitarbeiter des Kunden und bearbeiten alle individuellen Zahlungseingänge​. Nach dem Matching wichtiger Parameter wie Verwendungszweck und Kundendaten werden die Zahlungseingänge automatisch in SAP verbucht​. Hierdurch kann eine Reduktion von Fehlbuchungen und daraus resultierenden Fehlerkosten erreicht werden. Gleichzeitig werden alle Sicherheitsanforderungen eingehalten. Zusätzlich kann es eine Entlastung für die Mitarbeiter von monotonen und repetitiven Arbeitsvorgängen sein. Der Schulungsaufwand ist hierbei sehr gering, da lediglich die Bedienung einer Applikation notwendig ist.

Grafik: valantic Heat Map
Abbildung 4: valantic Heat-Map (eigene Darstellung)

Kosten einer RPA-Implementierung

Es gibt drei übergreifende Bereiche, in denen Kosten bei einer Implementierung von RPA-Software anfallen: die Prozessidentifikation und das Mapping, die Anschaffungskosten sowie die Personalkosten. Bei dem Punkt Prozessidentifikation und Mapping müssen die Kosten für die Bewertung und Selektion eines oder mehrerer Geschäftsprozesse zur Automatisierung berücksichtigt werden. Die Anschaffungskosten beinhalten die Implementierungskosten, die Lizenzierung und das Training. Die Personalkosten beinhalten alle Kosten im Zusammenhang mit der Neustrukturierung und Einstellung aufgrund des Automatisierungsprojekts. Es ist nicht ganz trivial, einen ROI für ein Automatisierungsprojekt zu prognostizieren, da dieser von vielen Variablen, wie z. B. der Größe und dem Sektor eines Unternehmens, abhängt. Im Durchschnitt lässt sich jedoch festhalten, dass der ROI weniger als ein Jahr beträgt.

Die valantic Implementierungsmethode folgt einem konsequenten vierstufigen Ansatz

Natürlich ist es wichtig, die identifizierten Effizienzpotenziale schnell zu heben und Quick-Wins zu realisieren. Um möglichst rasch konkrete Erfolge zu erzielen, besteht der valantic Implementierungsansatz aus den folgenden vier Phasen:

  1. Potenzialanalyse
  2. Softwareauswahl
  3. Prozessgestaltung und Konzeption
  4. Automatisierung

Jede der vier Phasen ist inhaltlich klar abgegrenzt und führt zu klar definierten Ergebnissen, die wir in professionell aufbereiteter Form zur Verfügung stellen. Jede Phase kann auch einzeln in Auftrag gegeben werden, so dass eine volle Kostentransparenz gewährleistet ist und der Kunde jederzeit entscheiden kann, ob er den Automatisierungsweg mit uns fortsetzen möchte. Abbildung 5 gibt einen detaillierten Überblick über den valantic Implementierungsansatz.

Ein Alleinstellungsmerkmal des valantic Ansatzes stellt hierbei die Phase 1 dar. Durch detaillierte Bewertung von Qualifiern und Benefits je Geschäftsprozess (bis Level 5) erstellen wir mit Hilfe unserer selbst entwickelten Process Heat-Map eine ganz konkrete Priorisierung der zu automatisierenden Prozesse. Hierbei wird detailliert auf die jeweiligen Bedürfnisse jedes Kunden individuell eingegangen und ein generischer Ansatz explizit vermieden.

Bei der Erstellung einer bewerteten Short List aus den relevanten RPA-Produkten auf Basis der Prozess-Auswahl können wir auf eine umfangreiche Datenbank zurückgreifen, in der wir alle am Markt befindlich Tools analysiert und bewertet haben. Das weitere, umfassende Angebot umspannt neben der Konzeptions- und Implementierungsphase das gesamte Testmanagement, Anwenderschulungen und Post-Go-Live Support.

Grafik: Vierstufiger Implementierungsansatz von valantic
Abbildung 5: Vierstufiger Implementierungsansatz von valantic (eigene Darstellung)

Robotic Process Automation bietet Unternehmen eine große Chance, repetitive, zeitaufwendige Prozesse zu automatisieren, ohne große Eingriffe in die vorhandene IT-Landschaft vornehmen zu müssen. Die Anwendungsfälle sind hierbei vielfältig und die Vorteile evident. Neben Zeit- und Kosteneinsparungen können Mitarbeiter ebenfalls von monotonen Arbeitsprozessen befreit werden und sich anderen Aktivitäten im Unternehmen widmen. RPA hat viele Use Cases in der Finanzfunktion, und valantic hilft Ihnen, diese zu identifizieren und zu automatisieren. Hierbei verfolgen wir konsequent einen viertstufigen Implementierungsansatz, der von der Potenzialanalyse bis hin zum Post-Go-Live Support reicht. Unsere Expertise an der Schnittstelle von Finance, IT und Automatisierung garantiert einen erfolgreichen Eintritt ins Zeitalter der Automatisierung.

Bild einer Zeitschrift, valantic Maßnahmenpaket zur Entwicklung von Robotic Process Automation Prozessen in SAP ERP-Systemen

Maßnahmenpaket zur Steigerung Ihrer unternehmerischen Resilienz in Zeiten der Coronakrise

Durch die Pandemie sehen sich viele Firmen vor veränderte Abläufe und Prozesse gestellt: valantic hilft Unternehmen, ihre ERP-Prozesse durch den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) Werkzeugen zu automatisieren und dadurch schneller zu reagieren.

Mehr erfahren!

Nichts verpassen.
Blogartikel abonnieren.

Kommentare
Verfassen