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Controlling muss den Wechsel auf
SAP S/4HANA aktiv mitgestalten

Bild von Uli Müller, Geschäftsführer bei Linkit Consulting - a valantic company, im Hintergrund ein Gebäude, ein Bild von Post-Its sowie eines Laptopsbildschirmes

Interview mit Uli Müller, Geschäftsführer LINKIT Consulting – a valantic company, zu Controlling-Fragestellungen in Verbindung mit SAP S/4HANA

Die Umstellung auf SAP S/4HANA ist für viele Unternehmen eine historische Chance, sowohl Prozesse als auch das Organisations- und Datenmodell des SAP Systems neu zu denken. In diesem Zusammenhang spielt das Controlling eine zentrale Rolle, da hier fundamentale Entscheidungen für die Unternehmenssteuerung getroffen werden. Es gilt zu Beginn des Projektes mit dem richtigen Grad an Harmonisierung und Standardisierung die Grundpfeiler für die nächsten Jahre zu setzen. Uli Müller, Geschäftsführer bei LINKIT Consulting – a valantic company, berichtet aus eigener Beratungspraxis, welche maßgebenden Parameter dies sind und welche grundlegenden Entscheidungen den Erfolg einer S/4 Umstellung beeinflussen.

Uli, bitte schildere vor dem Hintergrund Deiner langjährigen Erfahrung in den Bereichen Unternehmenssteuerung und Controlling zunächst einmal die aktuelle Controlling-Situation vieler Organisationen.

Controlling als Querschnittsfunktion ist natürlich an den vorhandenen Logistikprozessen ausgerichtet und muss hier entsprechend optimal unterstützen. Die Kernprozesse des Controlling selbst liegen in dem Record-to-Report Prozess (R2R), und hier sind viele Unternehmen heute nicht optimal aufgestellt. Das liegt zum einen an technischen Limitierungen, aber auch an fehlender Standardisierung und Harmonisierung von Unternehmensstrukturen. Viele Unternehmen – insbesondere stark expandierende – haben in der Vergangenheit versäumt, diese Themen bei Zukäufen in ausreichendem Maße im Blick zu behalten.

Auf diese Weise sind Systemlandschaften entstanden, die in einem Steuerungsmodell nur noch mit manuellem Aufwand und Kompromissen darzustellen sind. So hat man es im Reporting häufig mit Datenmodellen zu tun, die nur sehr schlecht vorhandene Konzernanforderungen abbilden und in der Konsequenz zu intransparenten Datenmodellen mit vielen Mappingtabellen führen. 

Welche konkreten Vorteile für das Controlling bringt nun vor dem Hintergrund der von dir geschilderten Problemstellung ein Update auf S/4HANA mit sich – auch im Vergleich zu SAP ERP ECC?

Mit der radikalen Neuausrichtung des Datenmodells in S/4HANA erledigen sich viele Probleme der Vergangenheit im Controlling von selbst. Allein die Integration der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung in das Universal Journal beschleunigt den Berichts- und Abschlussprozess enorm. Aber auch die operative Unternehmensplanung kann in den neuen Datenmodellen effizienter abgebildet werden. Die Integration der verschiedenen Berichts- und Planungsdimensionen in ein Datenmodell ist hier der ausschlaggebende Effizienzhebel. Mit einer entsprechend guten Datenmodellierung werden auf Einzelpostenebene sämtliche Berichtsanforderungen hinsichtlich externer als auch Management-Perspektive erfüllt. Moderne Berichtsoberflächen mit entsprechenden Navigationsmöglichkeiten sind insbesondere für Controller ein weiterer wichtiger Aspekt. 

Auch in den Themenbereichen der internationalen Konzernsteuerung hat sich mit S/4HANA vieles im Controlling getan – Limitierungen bezüglich paralleler Bewertungen gehören der Vergangenheit an. Genau wie in der externen Rechnungslegung ist es nun auch im Controlling möglich, mehrere parallele Werte zu führen.

Was sind typische Inhalte eines derartigen S/4HANA Projekts im Controlling, wie ihr sie in der Division SAP Services durchführt?

Wie zuvor schon erwähnt, sind Controlling-Prozesse häufig durch fehlende Harmonisierung und Standardisierung aus der Vergangenheit limitiert. Somit liegt eine wesentliche Aufgabe zu Beginn eines Projektes darin, die Grundparameter so zu definieren und die Organisationsstrukturen so auszurichten, dass das Controlling die für die Unternehmenssteuerung relevanten Kennzahlen generieren kann. Ein gutes Beispiel dafür ist eine Kostenrechnung, die aufgrund einer 1:1 Beziehung zwischen Kostenrechnungskreis und Buchungskreise nicht für eine konzernweite Transparenz in der Kalkulation genutzt werden kann. Gerade heutzutage, wo das Thema „Internationale Supply Chain“ in vielen Konzernen eine große Rolle spielt, muss es möglich sein, die Kosten über die legalrechtlichen Grenzen hinaus im Blick zu haben und dies in Form einer Konzernkalkulation abzubilden.

Mit einer Harmonisierung der Controlling-Strukturen können außerdem komplexe Berichtsprozesse deutlich vereinfacht werden, da bestimmte Datentransformationen nicht mehr erforderlich sind. Insofern gilt es, in den Projekten natürlich auch immer die komplette Systemlandschaft zu berücksichtigen.  

Wie lauten abschließend deine konkreten Empfehlungen in Hinblick auf die Optimierung von Controlling-Prozessen mit SAP S/4HANA?

Unabhängig von den spezifischen Fragestellungen im Controlling sollte man sich vor Beginn eines SAP S/4HANA Projekts die Frage nach dem Zielbild stellen und vor allem die aktuell vorhandenen „Pain Points“ herausarbeiten. Dabei sollte man sich nicht auf den digitalen Kern von S/4HANA beschränken, sondern vielmehr im Sinne von End-to-End Prozessen die komplette Systemlandschaft betrachten.

Im Bereich Controlling geht es dabei in den meisten Fällen um vorhandene Lösungen im Bereich Steuerung/Reporting oder Planung.

Für den Bereich der Unternehmenssteuerung sollte man sich die Frage stellen, ob die aktuelle Systemlandschaft die notwendigen steuerungsrelevanten Kennzahlen generiert oder ob es vielleicht auch Berichte und Kennzahlen gibt, die für eine Entscheidungsfindung nicht relevant sind. Die Kernfrage lautet hier: Was sind die relevanten Berichtsdimensionen, und wie bringe ich diese am besten in einem Datenmodell unter?

Oftmals lohnt es sich auch, vorhandene Planungsprozesse zu hinterfragen und hinsichtlich Modernisierungsmöglichkeiten zu überprüfen. Häufig ist die Planung durch sehr viele manuelle Schritte geprägt, und an vielen Stellen fehlt es an einer echten Datenintegration mit den Logistikprozessen. Viele Unternehmen wünschen sich eine integrierte Planung mit Simulationsmöglichkeiten.

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